秘書學基礎知識講義(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 右手，距離受禮者約一步，四指并攏，拇指張開，同受禮者握手，禮畢后松開。距離受禮者太遠太近都是不合適的。握手時必須上下擺動，而不是左右搖動。應該區分不同場合，以及對方年齡、性別、地位等因素正確使用。 （二）拱手禮拱手禮，又叫作揖禮，在我國至少已有2000多年的歷史，是我國傳統的禮節之一，常在人們相見時采用。即兩手握拳，右手抱左手。行禮時，不分尊卑，拱手齊眉，上下加重搖動幾下，重禮可作揖后鞠躬。目前，它主要用于佳節團拜活動、元旦春節等節日的相互祝賀。（三）鞠躬禮鞠躬意思是彎身行禮，是表示對他人敬重的一種禮節。三鞠躬稱為最敬禮。在我國，鞠躬常用于下級對上級、學生對老師、晚輩對長輩，亦常用于服務人員向賓客致意，演員向觀眾掌聲致謝。 （四）擁抱禮擁抱禮是流行于歐美的一種禮節，通常與接吻禮同時進行。擁抱禮行禮方法：兩人相對而立，右臂向上，左臂向下；右手挾對方左后肩，左手挾對方右后腰。握各自方位，雙方頭部及上身均向左相互擁抱，然后再向右擁抱，最后再次向左擁抱，禮畢。 （五）親吻禮① 吻手禮男子同上層社會貴族婦女相見時，如果女方先伸出手作下垂式，男方則可將指尖輕輕提起吻之；但如果女方不伸手表示，則不吻。如女方地位較高，男士要屈一膝作半跪式，再提手吻之。此禮在英法兩國最流行。② 接吻禮多見于西方、東歐、阿拉伯國家，是親人以及親密的朋友間表示親昵、慰問、愛撫的一種禮，通常是在受禮者臉上或額上接一個吻。接吻方式為：父母與子女之間的親臉，親額頭；兄弟姐妹、平輩親友是貼面頰；親人、熟人之間是擁抱，親臉，貼面頰，在公共場合，關系親近的婦女之間是親臉，男女之間是貼面頰，長輩對晚輩一般是親額頭，只有情人或夫妻之間才吻嘴。 （六）合十禮合十禮又稱合掌禮，流行于南亞和東南亞信奉佛教的國家。行禮方法是：兩個手掌在胸前對合，掌尖和鼻尖基本相對，手掌向外傾斜，頭略低，面帶微笑。 三、柬帖的顏色 （一）喜慶活動的柬帖一般采用大紅燙金的顏色。（二）開張、落成揭幕等典禮一般采用粉紅或桔紅色。（三）紀念、聯誼等宜用莊重、樸素色，如藍色、黃色。（四）喪、葬等用白底黑字或月白等素色。 四、發柬方式 （一）專送。是指派人專門將柬帖送到被邀請人手中。這是最鄭重的一種，反映了邀請人的誠意。（二）郵寄。是指柬帖通過郵局發送，這是最通常的做法，特別是規模大、人數多的情況下 只能這樣做。（三）回執。是指邀請人為了要證實究竟有多少來客能出席的一種做法。回執隨同柬帖一起發出，在規定時間內由對方填寫寄回。（四）電話。是指用打電話通知的方式。 五、公務專用信件 公務專用信件實際上也是公文用“函”的一類。只是因為這類信件多數用于團體及個人的商務或其他事務活動，要求不必像公函那樣正規，相反要有一點感情色彩，比較注意禮儀。 （一）公務專用信件格式要求信頭。包括標題和發函字號兩部分。為了醒目和查找方便，公務專用信函需要有標題，標題是在信的最前端，如（關于請求設計XX冰箱商標圖案的函）。稱謂。頂格書寫受信單位或受信人的姓名，如是個人，應在姓名后加職務銜，以示尊重。正文。由前文、主文和末文構成。前文指進入正題前的問候語；主文指信函要敘述的主要事項，分引據和申述兩部分。引據指引事實或法令或成案或來文或某種理論；申述指敘述自己的意見。如“日前接奉貴公司第140號來函……”是引據，“我公司愿意與貴方建立業務關系……”為申述。末文指對主文所敘述內容再加以簡要概括。具名。一般應用單位具名，再蓋公章，如具個人姓名，則簽明具體職務，公章應蓋在發信者中央，私章蓋在姓名最后一字上，公章應用全稱。 （二）公務專用信件書寫禮儀 稱呼。指收函單位或個人。稱呼后習慣用語有：“臺鑒”、“惠鑒”、“雅鑒”、“XXX公司經理先生如面”等。開頭語、慣用語有“悉”、“頃悉”。“值此”、“際此”、“關于”等。正文中提到對方單位應寫“貴公司”、“貴校”。正文語言要求明了、簡潔、準確、合乎規范。最忌語言夸大其事或以偏概全。正文中提到本單位時應用謙稱，應寫“敝公司”、“敝校”等。結尾語、慣用禮貌語，有關申述的有“特此函論”、“見復”、“奉復”；有關祈請的有“敬希諒解”、“希予批準”、“務請回復”等。祝頌辭。主要用于問候、祝愿、贊美之意的，常用的有“臺安”、“臺祺”、“臺綏”、“商安’、“鈞安”等。落款。寫上發函單位全稱或發函者姓名和職銜，寫上詳細擬稿時間。常用語有“謹復”、“謹啟”、“鈞啟”等。 六、目光表情 目光使用的表情有平視、俯視、仰視、斜視、側視。后四種是不太禮貌的。在看人時一般應平視，而且不要長久盯視一個部位。 目光使用的時間和范圍也有一定的意義： 公事凝視——看著對方正三角部位（眼睛底線到前額）。公務、外交人員常用此眼光。顯得嚴肅、認真、專注，可把握講話主動權。社交凝視——看著對方倒三角部位（雙眼上線到嘴）。容易形成社交氣氛。親密凝視——看著對方下三角部位（雙眼到胸部）。一般在親人之間、戀人之間使用。積極側掃視——積極側掃視是平視、伴隨著微笑與略微翹起的眉毛，表示興趣、喜歡、同意。消極側掃視——消極側掃視則是斜下視，伴隨著眉毛下垂、撇嘴的動作，表示輕視、敵意、猜疑、批評等。 七、體姿 體姿指一個人整個身軀的協調姿勢。據人類學家研究，人類大約有一千多種不同姿勢。女性姿勢美體現在姿態端莊而不輕浮，舉止文雅而不粗俗，男性應是穩重而不失灑脫，剛勁而不乏柔和，這是總的原則。 這里主要分析一下立姿、坐姿和走姿。 （一）立姿 良好的立姿，應該是直立、挺胸、收腹、梗頸。從正面看，身體重心線應在兩腿中間向上穿過脊柱及頭部，重點落在兩個前腳掌，兩眼平視，雙臂自然下垂在體前交叉，右手置于左手上。女子站立時，略呈V字型，膝和腳后跟應盡量靠緊。男子站立時，雙腳可微微叉開，但最多與肩同寬。 （二）就座 坐姿要文雅。人座前，要款款走到座位前，轉身后右腳向后撇半步，輕輕地坐下，然后把右腳與左腳并齊。人座后，人體重心要垂直向下，腰部挺起，上身要直，女子入座時，還要用手把裙子后片向前攏一下，顯得境雅。一般情況下，入座后兩膝應并攏或微微分開，但女子雙膝必須靠緊，腳跟也靠緊。 （三）行走 行走從禮儀學的角度來說，應步伐穩健，步履自然，身體重心稍稍向前，要抬起頭，眼睛平視前方，不左顧右盼，不搖頭晃肩，兩手擺動要與步伐大小、節奏相協調。行走時，不要手插在衣袋里，也不要將雙手反背于后，既不協調，也有悖于禮。 站坐位置的空間范圍 一是密切區域（60厘米以內），主要在特別親密的人之間使用；二是個人區域（60—90厘米之間），這是個人交際的距離；三是社交區域（—4米之間），在辦公室或正式談判、會晤等活動時采用；四是公共區域（4米以上），這是在一些大的公共場合，如演講、報告等活動時的距離。當進入一個交際圈時，要注意上下尊微位置的區別，如果面對的是一個長者，就應選擇在他的下座或低一些的位置，座姿盡量收斂。另外，還應注意保持軀干和四肢的正確位置，避免打哈欠、伸懶腰、挖耳朵等不當的體態語。 八、介紹的禮節 介紹的方式。介紹的方式多種多樣。若按社交場合來分，有正式介紹和非正式介紹；按被介紹人的人數來分，有集體介紹和個別介紹；按介紹者來分，有自我介紹和他人介紹；按被介紹對象的性質和介紹所采取的形式來分，有商業性介紹和家庭成員介紹。介紹原則與順序。正式介紹之前，最好先說諸如“請允許我向您介紹……”、“讓我來介紹一下……”、“請允許我自我介紹一下……”之類的禮語。然后如是他人介紹，則按照先將男性介紹給女性，將年輕者介紹給年長者，將職位（級別）低的介紹給職位（級別）高的，將晚到的介紹給早到的順序依次進行。這一介紹順序已為國際所公認，顛倒和錯亂順序的后果是不會令人愉快的。介紹的儀態。當介紹到你的時候或他人自我介紹后，你應該有所表示，或微笑，或點頭，或握手。如果你正坐著，應該起立（除婦女與年長者外）。但有所不便時，只要點頭微笑或稍起欠欠身表示禮貌就可以了。 九、饋贈的禮節 在人際交往中，為了對公眾表示祝賀、慰向和感謝，往往需要贈送一些禮物。送禮是國內外通行的禮儀活動形式之一，也是向對方表示心意的物質表現。 （一）饋贈的基本原則和要求 要明確贈禮的性質要摸清贈禮對象的身分、性格、愛好和習慣及文化修養等要掌握好贈禮的時間要選擇贈禮的適當場合（二）饋贈禁忌和注意點 當你選擇好滿意的禮品后要精心包裝，再選一條緞帶或其他材料作點綴。即使是貴重的禮品，也別忘了撕掉寫有價格的標簽。送禮要大方，不可偷偷摸摸地將禮品放在什么角落或不顯眼的地方。這是一種有失體面和不禮貌的行為。送禮時，不要反復說過分謙虛的話和過多介紹禮品性能或暗示禮品的貴重，這會讓人感到俗氣。在涉外交往中，贈送鮮花是可以的，但要了解鮮花的象征意義，表達相應的花語，否則會弄巧成拙。如德國人忌將紅玫瑰花送給女主人，因為玫瑰是專門送給情人的。在巴西、法國禁忌送菊花，在日本不要送荷花等。 十、應注意不同國家的風俗習慣 由于各國習俗不同，送禮在國際交往中成了一種復雜的禮儀。美國派克公司曾做過一次專門調查，其調查結果顯示：送禮只有先熟悉對方的習俗和禁忌，入鄉隨俗，才能盡如人意。 （一）日本 在日本人看來，互贈禮品是增進友誼的一種重要方法。日本人把交換禮品與社會交往緊密聯系在一起，這是世界上任何國家所無法相比的。日本人送禮的主要用意包括：償還別人的人情；團體之間相互送禮或團體代表以個人名義送禮，這樣個人之間不會由于工作關系而擔負送禮的義務了；有求于別人而送禮，這在某種程度上是一種賄賂行為；真正由于感情的驅使進行個人之間的往來。 日本人的送禮習俗 （l）業務交往中，第一次見面就送禮的現象較為普遍。（2）為能先向對方送禮而感到高興。（3）向日本人還禮時，不要比其送的禮重，否則對方會認為你有意使他欠你的人情。 （4）日本人講究還禮，但所還禮品的價值一般只需對方送禮的一半即可，日本人不愿意接受對方的贈禮時，就加倍還禮。（5）日本人一般不當著客人面打開禮物的包裝，這和中國人一樣。（6）重視禮品包裝。在日本，禮品包裝是一門精巧的藝術。 （7）如果你送的禮品是含金的，那么含金量一定要高；日本人更喜歡白色的貴重金屬品。 日本人的送禮禁忌 （1）日本人通常喜歡1，3，5，7，9等奇數，視其為吉利，這正好與中國人習俗相反。尤其在探望病人時不要送雙數的東西，更不能是4的倍數。（2）探望病人時，贈送鮮花需了解病人對花是否有所顧忌，比如有人討厭山茶花，因為它容易落頭；還有人忌諱帶花盆一起送的花，因為“根系土中”與“臥床不起”諧音。所以送花時應有所選擇。（3）不要把印有你自己公司名字的東西送給日本人。（4）不要用顏色鮮亮的包裝紙。鮮紅顏色不適合用于包裝禮品，黑白顏色則代表喪事。 （二）美國 美國人的饋贈習俗（l）不太注重禮物輕重。到美國人家里做客，假如你想帶禮物，可以帶盒鮮花或剛摘下來的一束鮮花。如果你知道主人會飲酒的話，也可以帶上一瓶酒。最使男女主人高興的禮物莫過于用你的母語或英語，向他們祝酒并表示感謝。這種禮物在當地超級市場買不到的，聽了你的祝酒辭，他們會像喝了香檳酒那樣高興。（2）禮尚往來不受時間的限制。在美國，最普遍的送禮形式是請客人吃頓飯、喝杯酒，或到別墅去共度周末。這并不意味著你必須做出報答，你只要表示感謝或當美國人到你的國家訪問時，招待他就可以了。（3）一般追求新奇。你如果打算為美國人送禮，最好挑選一些具有濃厚鄉土氣息和別致精美的工藝品。 美國人的饋贈禁忌 （l）不要送不值錢的項鏈之類的飾品。送此類東西對方會認為你看不起他。（2）不要送帶有公司標記的便宜東西，他們會認為此類東西是在為公司做廣告。（3）如果你是男性，就不要給美國婦女送香水、衣服和化妝品。 （三）歐洲國家 歐洲國家少有送禮的習慣。有關代表團來華訪問，一般也不送禮。歐洲人即使送禮也比較重視格調。 歐洲人的送禮習俗 （1）接待重要的代表團，通常是主人將一把金鑰匙送給客人，并說：“友誼之門隨時為您打開，暢通無阻。”（2）應邀到歐洲人家里吃飯，通常送給女主人的禮物是一束鮮花，提前送去比隨身攜帶更好。如果這樣，別的客人沒帶禮物也不會感到不好意思。（3）送的禮物不可太貴重。在英國，送禮重了，難免有賄賂之嫌。德國對禮品有明文規定，價格超過30馬克的就要納稅。（4）在歐洲，人們送禮時習慣用一層漂亮的禮品紙包起來，并在禮品上系一條彩帶。德國人對禮品的包裝特別講究。（5）法國人喜歡有美感和能體現文化修養的禮品，如唱片、藝術畫冊等。最受他們歡迎的是書，特別是新出版的傳記、歷史、評論、政府首腦和政治家的回憶錄等。 （6）英國人喜歡高級巧克力、名酒和鮮花。英國人常用請客人吃飯、飲酒或晚上看戲、看芭蕾舞作為送禮的形式。 歐洲人的饋贈禁忌 （1）所送花的數目不能是“13”，也不能是雙數；在講法語的地區不要送菊花，菊花只在舉行葬禮時才用；對于德國人、法國人、瑞士人，只有情人之間才能送紅玫瑰。（2）在業務交往中，不要第一次見面就送人禮物，否則會被認為是愚蠢的舉動。（3）如果彼此只是工作關系，送男女用的香水都不合適，因為那會顯得關系太親近了。（4）對飾有客人所屬公司標記的禮品，主人大都不欣賞。（5）德國人包裝禮品時不用白色、黑色或棕色的紙。 （四）阿拉伯國家 阿拉伯人的送禮習俗（l）喜歡中國禮品。阿拉伯人對中國禮品有如獲至寶之感，對阿拉伯人而言，一件唐三彩的駱駝是拿得出手的。當然，一幅花卉或山水畫也是極為珍貴的禮品。此外，還可以送給他們古色古香的瓷瓶、織錦或香木扇。（2）喜歡美國和德國的產品。可以送藝術品、書、唱片和音樂磁帶等表示有文化修養的禮品；對辦公用品，如筆架、計算器之類的東西，阿拉伯人也歡迎。（3）阿拉伯商人一般都是贈送貴重禮物，同時也希望收到同樣貴重的回禮，他們認為禮尚往來是有關尊嚴的問題，不讓他們表示大方是不恭，也會影響雙方的關系。阿拉伯人的饋贈禁忌 （1）第一次和阿拉伯人見面時不要送禮，避免行賄之嫌。（2）阿拉伯人不愿讓女子的形象在廳堂高懸，因此，不能送古代仕女畫。（3）不要送不值錢的東西。（4）絕對不能給阿拉伯人的妻子送禮。（5）不要在只有一人在場的情況下送禮。（6）不要送帶有動物形象的東西。在阿拉伯人看來，動物形象會帶來厄運。 （五）拉丁美洲國家 外國人在拉美國家辦事要靠“拉關系的人”，這些人會幫助你按照當地人的習慣和條件辦事。 拉美人的送禮習俗 （1）送重禮是拉美人社交饋贈的重要特征。（2）重視見面禮。到拉美人家里做