excel快捷鍵大全和常用技巧整理(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 據是斜方向顯示的，請問這個效果該如何實現？答：要實現這個效果并不難，因為這是系統自身提供的一種排版模式。只需要找到相應的命令按鈕。方法如下：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，在“命令”選項卡的“類別”列表中選擇“格式”項，在“命令”列表中找到“順時針斜排”和“逆時針斜排”兩個命令按鈕，將它們拖到工具欄的合適位置。這樣只要選擇需要斜排的單元格，然后執行命令按鈕就可以實現數據的斜向排版。8 自動檢測輸入數據的合法性由于特殊需要，我們對單元格的數據輸入要求必須按統一格式來定義。請問可以在用戶輸入數據時自動檢測其一致性嗎？答：只要為需要的單元格或工作表設置數據有效性檢查即可。先選擇需要進行該設置的單元格，然后在“數據”菜單中找到“有效性”命令，單擊執行它。在彈出的對話框中選擇“設置”選項卡。再從“允許”下拉列表框中選擇要設置的類型，如“整數”、“小數”、“日期”等。如果對數據輸入的大小或范圍有要求的話，還可以對“數據”項進行設置。當然還可以在“出錯警告”和“輸入法模式”選項卡中為單元格設置提示的類型和默認的輸入法等。最后單擊“確定”按鈕。這樣設置后，當用戶輸入的數據不符合你的設置要求時，系統會自動彈出一個“輸入值非法”的提示對話框來提醒用戶。9 通過剪貼板為單元格添加數據為什么利用“復制”和“粘貼”命令來為單元格中添加信息時，在菜單中的“粘貼”命令項有時是灰色的，沒辦法操作？請問該怎么辦？答：想通過“粘貼”對單元格內容進行添加數據是無法實現的。但是可以利用“剪貼板”來實現。首先要通過“編輯”菜單中的“Office剪貼板”命令，調出剪貼板查看程序，然后將要添加的數據“復制”到剪貼板上，這時可以在右邊的剪貼板上看到該數據。接著將光標定位到要添加的單元格中，再單擊剪貼板中剛才復制好的數據條目，數據就會自動的添加到單元格中了。10 直接公式輸入法在輸入公式或函數時，每次都要在前面帶個“＝”號，實在麻煩。請問可以直接輸入公式嗎？答：當然可以，只要稍微設置一下就可以實現了。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項”命令。再在彈出的選項對話框中選擇“123的幫助”選項卡，選擇“轉換Lotus 123公式”復選框。最后單擊“確定”按鈕即完成設置。不過需要注意的是，這樣設置后必須保證輸入的公式全部都是數字，不能包含有引用單元格的其他符號。否則必須加上“＝”號。11 讓文本輸入自動適應單元格長度在Excel單元格中輸入文字時，即使輸入的文字長度超過單元格長度，系統也不會自動換行，而只是顯示為一行。請問可以讓系統自動根據單元格長度來調整文本的行數嗎？答：其實這就是文本的自動換行問題，要實現起來是很容易的。在輸入文本時，當到達單元格最右邊時，同時按下“Alt＋Enter”組合鍵，這樣系統會自動加寬單元格的寬度，而文本也會自動換到下一行。如果覺得每次按組合鍵太麻煩，可以執行如下設置來一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當然也可以按下“Ctrl＋A”組合鍵來選擇）。然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再在彈出的“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項卡，選擇“自動換行”復選框。最后單擊“確定”按鈕即可完成。如果只要實現部分單元格的自動換行，可以先選定這些單元格，再執行上述操作就可以了。12 利用“填充柄”快速輸入相同數據在編輯工作表時，有時整行或整列需要輸入的數據都一樣，很顯然如果一個一個單元格的輸入實在太麻煩了。請問有什么快捷的方法嗎？答：可以利用鼠標拖動“填充柄”來實現快速輸入。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入需要的數據，然后單擊選中該單元格，再移動鼠標指針至該單元格右下角的填充柄處，當指針變為小的黑色“+”字型時，按住左鍵，同時根據需要按行或者列方向拖動鼠標，選中所有要輸入相同數據的行或者列的單元格，最后松開鼠標即可。這樣數據就會自動復制到剛才選中的所有單元格了。不過上述方法只適用于輸入的是文本信息。如果要重復填充時間或日期數據時，使用上述方法填充的將會是一個按升序方式產生的數據序列。這時可以先按住“Ctrl”鍵，然后再拖動填充柄，填充的數據才不會改變。 13 利用組合鍵在單元格中快速定位在修改工作表中的單元格數據時，如果要在單元格中增加數據的話，每次都要先用鼠標定位，然后再用鍵盤輸入，這樣來回地切換很不方便。請問有什么鍵盤組合鍵嗎？答：當然有，可以用鍵盤的方向鍵來選擇單元格，然后按下“F2”鍵。這樣單元格就會自動轉換輸入模式，同時光標也自動定位在該單元格的最后面，直接輸入數據就可以了。14 在信息輸入前就給予提示 希望在用戶為單元格輸入信息時，系統能自動的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可以減少修改所花費的時間。請問該如何實現？答：可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執行“數據”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息”選項卡。接著在“標題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標題和內容即可。15 正確顯示百分數在單元格中輸入一個百分數（如10％）。請問該如何設置才能正確顯示百分數？答：出現這種情況的原因是因為所輸入單元格的數據被強制定義成數值類型了，只要更改其類型為“常規”或“百分數”即可。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對話框中選擇“數字”選項卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。16 巧做設置，使公式更加明了在工作表的公式中，我們經常是通過單元格標號來引用數據的，如 “F2=A2+B2+C2+D2”。這樣很難一下子了解公式具體的內容。有沒有方法用文字來取代單元格的符號，讓公式更直觀些呢？答：這個想法的確很不錯，當然也是可以實現的。可以按下列步驟來操作：例如在一個特定的數據庫工作表中，一般每一列數據都是同一個字段下的。可以先為每一列數據設置好相應字段名（如：語文、數學、外語、總分等）。再單擊“工具”菜單中的“選項”命令，選擇“重新計算”選項卡。在“工作簿選項”區域中選擇“接受公式標志”復選框。最后單擊“確定”按鈕。這樣如果要利用公式計算時，可以直接在公式中輸入字段名稱來表示了，例如：總分=語文＋數學＋外語。17 在連續單元格中自動輸入等比數據序列請問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？答：可以通過填充的方法來實現。具體操作如下：首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值，然后通過拖動操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項下的“序列”命令。在彈出的“序列”對話框中，再選擇“類型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個數字。不一定要是該序列的最后一個值，只要是一個比最后一個數大的數字就可以了。最后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統就自動將序列按照要求填充完畢。18 選擇大范圍的單元格區域由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標拖動操作，總是無法一次性準確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區域。請問有什么別的好方法嗎？答：當然有。可以試試如下操作：首先在“名稱”框（就是公式輸入欄fx左邊的輸入框）中輸入該操作區域的起始單元格名稱代號，然后輸入該操作區域的最后一個單元格名稱代號，中間用“：”冒號分開。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區域就會被快速的選定。19 為修改后的工作表添加批注想在對工作表文檔進行修改的同時，在修改處添加批注，以方便日后查閱。請問該如何操作？答：為修改添加批注是很容易實現的。具體操作如下：首先選擇已經修改過的單元格，然后單擊“插入”菜單中的“插入批注”命令。這時在該單元格旁邊會彈出一個黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會自動顯示系統安裝時使用的用戶名字，當然也可以改為當前使用者的名字。在光標處就可以輸入要添加的批注了。輸入完成后鼠標單擊任意位置，批注文本框就會自動隱藏起來。這時在該單元格的右上角部位會多出一個紅色的小三角形符號，當鼠標移動至該單元格上時，會自動彈出剛才添加的批注內容。同時還可以用鼠標右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過“編輯批注”和“清除批注”命令來進行其他的修改操作。20 隱藏行或列的其他方法請問要實現行或者列的隱藏有什么其他好的方法嗎？答：要實現行或者列的隱藏除了利用“隱藏”命令外，還有以下幾種方法可以實現。其中最簡單的就是直接拖動鼠標來實現。先移動鼠標指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當鼠標指針變成了一個黑色的帶有上下箭頭的“+”字狀時。按下鼠標左鍵，然后拖動鼠標使其不可以見即可。當然也可以通過鍵盤組合鍵來操作完成：按下組合鍵“Ctrl+9”隱藏的是行；按下組合鍵“Ctrl+0”隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時按下“Shift”鍵，即同時按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+0”組合鍵。當然如果要隱藏的行或者列比較多時，用這上述兩種方法還是顯得有點麻煩，這時可以試試利用“Shift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵來隱藏。首先利用“Ctrl”鍵來選擇所有要隱藏的行或者列，然后同時按下“Shift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵，這時會彈出“創建組”對話框，詢問要創建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕完成。這時在工作表中行或者列的序號處會產生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來，同時在末端會有一個“－”符號。單擊該符號，則所選的行或者列就會組成一個組，從而達到隱藏的效果。同時“－”號會變成“+”號。要恢復隱藏，只要再單擊該“+”號即可。或者按下數字“1”或“2”也可以實現。如果要取消分組模式。只需同時按下“Shift+Alt+←（左方向鍵）”組合即可。21 恢復被隱藏的行或列的快捷方式請問除了使用“取消隱藏”命令外，還有什么更快捷的方法來實現找出已經被隱藏的行或列嗎？ 答：要取消隱藏的行其實有更簡單的方法。例如要恢復被隱藏的第2行，可以執行如下操作：首先將鼠標指針移動到第1行和第3行之間的位置，當鼠標的指針變成橫向為“＝”號，縱向為黑色實心雙箭頭的十字形狀時，執行用鼠標左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會顯示出來了。這種方法比用“取消隱藏”命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。22 在常規格式下輸入分數當在工作表的單元格中輸入如“2/6/7”等形式的分數時。系統都會自動將其轉換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設置為“分數”后才可以正確顯示。難道就沒有辦法可以在常規格式下直接輸入分數嗎？答：在“常規”模式實現分數的輸入是可以實現的，而且還是非常簡單的。只要在輸入分數前，先輸入“0＋空格符”。然后再在后面輸入分數即可，如輸入“0□2/3”（□表示空格）即正確顯示為“2/3”。需要注意的是，利用此方法輸入的分數的分母不能超過99，否則輸入結果顯示將被替換為分母小于或等于99的分數。如輸入“2/101”，系統會將其轉換為近似值“1/50”。23 在單元格中自動輸入時間和日期日期和時間的輸入形式太麻煩，而且有時記不清楚。請問有什么方法讓系統自動輸入時間和日期嗎？答：可以執行以下方法來實現：選中需輸入的單元格，直接按下“Ctrl+；”組合鍵可輸入當前日期；如果直接按下“Ctrl+Shift+；”組合鍵即可輸入當前時間；當然也可以在單元格中先輸入其他文字然后再按以上組合鍵，如先輸入“當前時間為：”再按下“Ctrl+ Shift+；”組合鍵，就會在單元格中顯示“當前時間為：16：27”這樣的結果。以上方法美中不足的是輸入的時間和日期是固定不變的。如果希望日期、時間隨當前系統的日期、時間自動更新，則可以利用函數來實現。輸入“=today()”得到當前系統日期的函數，輸入“=now()”得到當前系統時間和日期的函數。24 移動單元格中公式計算的結果一般地，可以通過在單元格中輸入公式自動計算出數據的結果。但是將這個計算結果移動到其他單元格時，結果都變成了“0”，這是怎么回事？該如何解決？答：可以通過以下操作來解決：單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再選擇“重新計算”選項卡。選擇“手動重算”復選框，同時取消選擇“保存前自動重算”復選框，使其無效，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣就可以通過“復制”和“粘貼”命令來正確移動公式計算出的結果了。25 以圖片格式插入Word中的文本內容請問在不用截圖軟件的情況下，可以直接將Word文檔中的某些文本內容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？答：當然可以，可以直接利用系統的內置功能實現文本內容到圖片格式的轉換。具體操作如下：在Word編輯界面，先選定需要插入的文字內容，然后利用“復制”命令將其復制到系統剪貼板中。然后在Excel環境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“Shift”鍵，同時單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。這樣即可將剪貼板中的內容轉換成圖片格式并插入到工作表中。如果選擇的是“粘貼鏈接圖片”命令，則將圖片和工作表建立鏈接關系。26 求和函數的快捷輸入法求和函數“SUM”可能是我們在工作表文檔中使用最多的函數了。請問有什么好辦法來快速輸入嗎？答：其實“SUM”函數不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的“∑”符號按鈕來快速輸入。當然還有更快捷的鍵盤輸入，先選擇單元格，然后按下“Alt+=”組合鍵即可。這樣不但可以快速輸入函數名稱，同時還能智能地確認函數的參數。27 快速創建任意大小的連續數據矩陣要創建一個較大的數據矩陣，且矩陣中的數據是一個有規律的等差序列，請問有什么好的方法來自動實現嗎？答：要創建這樣的有規律的數據矩陣，可以試試以下所述的方法：假設要創建一個MN的矩陣，而且矩陣的第一個單元格是A1。先在A1單元格中輸入矩陣的第一個數據元素，再在A2單元格中輸入下一個數據元素。然后再定位到B1單元格，在其中輸入矩陣的第N＋1個數據元素，在B2單元格中輸入第N＋2個數據元素，這樣也就確定了該矩陣的前兩行和前兩列的四個數據。接下來用鼠標選擇這四個單元格，移動鼠標指針至該單元格的右下角填充柄處，當指針變成一個實心的黑色小十字狀時，按下鼠標左鍵延行方向拖動至矩陣的最后一列。松