某企業文書管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30分鐘內將 文件袋 內文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發人員簽收。 □ 印信 Ⅰ. 印信種類 第二十八條 種類 (一 )公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業務專用之公司印信。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總 經理刻有公司名銜及職別的印信。 ?！?ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (四 )部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業外行文之部門，應于部門章上加注 對內專用 之字樣。 (五 )校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對章 或 騎縫章 附件章 等字樣之印信。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質。 Ⅱ .印信使用 第三十條 監印人員 (一 )各公司公章及董事長職章之監印人員應簽請本企業董事長核定 后任用。 (二 )特定業務專用的圖記及董事長職章、公章、總經理職章之監印人員應簽請各公司總經理核定后任用。 (三 )各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監印人員。 (四 )監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人的任用應依前三款的規定簽準或指派。 第三十一條 印信蓋用 (一 )行文時應依第八條的規定判行送請監印人員依第七條的規定于函件、文稿及底本上用印。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經辦人應填具 蓋用印信申請單 一式二聯，經呈準后憑以申請用印，監印人員除于文件上用印外，還應于 蓋用印信申請 單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯，第二聯退回經辦部門存查。 第三十二條 印色使用 公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。 Ⅲ .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發部門 (一 )公章、董事長及各公司總經理之職章及職銜簽字章均經總管理處董事長核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制發。 (二 )總管理處各部、室、中心的部門章或特定業務之主管職章經各部 (室 )經理 (主任 )核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制發。 (三 )各事業部經理、廠 (處 )長的職銜簽字章、特定業務之主管職章及各部門的部門章經各 公司總經理核定由各公司總經理室為管理部門統一制發。 第三十四條 印信登記 業務主辦部門需用特定印信或業務專用印信向有關主管機構報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續，均由該主辦部門辦理。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發的申請 因業務需要或組織變更，由主辦部門填具 請 (制 )發印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條的規定呈請核定后由管理部門制發。 （二 )印信換發的申請 ，由監印人員填具 請 (換 )發印信申請表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發日期， 送會印信管理部門依本規定第三十三條規定呈請核定后由管理部門換發。 ，由監印人員依本規則第三十六條的規定辦理。 (三 )印信補發的申請 ，監印人員除向該印信登記機構報備并依法公告作廢外，應填具 請 (補 )發印信申請表 一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規則第三十三條規定呈經核定后，由管理部門補發。 ，以資區別。 ，應即交由監 印人員于二日內依本規定第三十六條規定辦理。 (四 )印信增刊的申請 ，但如因業務需要或受地區限制需增刊者，由業務主辦部門依本條第一款規則申請。 。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監印人員填具 繳銷印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規則第三十三條之規定呈經核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (二 )印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監印人員負完全責任。 (二 )印信管理部門應指定專人負責印信之制發、換發、補發、稽查等管理工作，并設立 印信登記表 拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。 (三 )印信不固定換發年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。 (四 )主管、監印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案 件因業務處理需要，原搞須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。 Ⅱ .整理與分類 第三十九條 文件點收 文件結案移送歸檔時，依如下原則點收： (一 )檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。 (二 )文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。 (三 )文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。 (四 )與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。 (五 )有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。 第四十條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： (一 )中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 (二 )右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十一條 檔案分類 () \pnb0 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 () (二 )檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級 細類 。如案件不多，亦可僅使用 部門 及 大類 或 小類 二級。 (三 )同一 小類 (或細類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類 (或細類 )之后增設 卷次 編 號，以便查考。 (四 )每一檔夾封面內頁應設 目次表 ，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個 目次 編號為原則。 (五 )檔號之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經辦部門代號， B 1B 2 為大類號， C 1C 2 為小類號。D 1 為檔卷卷次， E 1E 2 為檔案目次。 第四十二條 檔案名稱及編號 (一 )檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。 (二 )各級分類、卷次及目次的編號， 均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。 (三 )檔案分類各級名稱經確定后，應編制 檔案分類編號表 ，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 (四 )檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。 (五 )檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第四十三條 檔號編定 (一 )案件如系新案，應就 檔案分類編號表 ，查明該案件所屬類別及其 卷次、目次順序編列檔號。 (二 )案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 (三 )檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。 (四 )檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 Ⅲ .歸檔與檔案清理 第四十四條 保存期限 (一 )歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用 見出紙 注明目次號碼，以便翻閱。 (二 )檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查 檔。 第四十五條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理： (一 )永久保存： ； ； ； 股東會紀錄； ； ； 憑證； ； 。 (二 )10 年保存： 、決算書類； ； ； 核定須保存 10 年的文書。 (三 )5 年保存： ； 5 年的文書。 (四 )1 年保存 ：結案后無長期保存必要者。 (五 )規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將 收 (發 )文登記單 第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。 Ⅳ .調卷 第四十七條 調卷程序 (一 )各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具 調卷單 經其部門主管(科長以上 )核準后持向管檔人員調閱。 (二 )管檔人員接到 調卷單 經核查后，取出該項檔案，并于 調卷單 上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。 調卷單 則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 (三 )于檔案室當場借閱者，得免填 調卷單 。 (四 )檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于 調卷單 填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。 調卷單 由管檔人員留存備查。 第四十八條 調卷管理 (一 )調卷單 以一單一案為原 則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 (二 )調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。 (三 )調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。 (四 )調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管