某營銷中心駐外辦事處管理體系流程(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 3) 周會a) 每周二晚上利用2小時時間，原則上是由辦事處經理組織，如辦事處經理有事不在，由內務主管主持。統計員對會議內容進行記錄，記入專門的“每周工作會議紀要”。b) 業務經理填寫周計劃表，辦事處經理主持總結一周的業務情況，檢視目標完成，討論需要解決的問題，并安排出下一周的工作要點。c) 預測下周銷售情況，制定周銷售計劃和周訂貨計劃。d) 業務工作討論完畢后，辦事處經理主持學習，由員工輪流交流自己的主題。4) 月會a) 每月26或27日由辦事處經理組織召開月會，全體員工參加。時間為晚上，4個小時左右。b) 會議前，須完成各項上報公司的統計報表以及業務經理下月業務計劃表，各位員工做好自己本月的工作總結。c) 會議主題為：總結一個月來的業務情況；員工工作述職；工作紀律與業績完成情況進行點評；下月工作計劃與目標進行分解；責任落實。d) 會議結束后，辦事處經理完成對各員工的業績考評，填寫《辦事處人員月度考核表》，上報公司銷售計劃部。1 倉庫管理制度1) 基本規范a) 庫管員以發至辦事處貨物的《隨貨同行聯》、《產品進倉單》、《發貨單》b) 作為儲存與出貨的依據，做到先進先出。c) 《產品進倉單》、《發貨單》的數據及時登記入帳，定期或不定期盤點，做到單帳相符，帳實相符。d) 未經庫管員核準的人員不得進入倉庫，搬運完畢后，亦不得在倉庫逗留。e) 每天核對庫存，進行安全庫存儲備，根據安全庫存提出訂貨計劃。f) 做好庫房門禁管理，妥善保管貨物，經常維持清潔、通風，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每半年檢查一次，如發現異常及時處理或更換。倉庫內及周圍嚴禁吸煙，并有明顯標識。g) 庫管員下班離開前，應巡視倉庫電源、水源是否關閉，確保倉庫的安全。2) 庫位規劃與配置依成品入出庫情況、包裝、方式等規劃所需庫位及其面積，以達庫位空間的有效利用。3) 庫位配置原則a) 配合倉庫內設備（例如手推車、消防設施、通風設備、電源等）及所使用的儲運工具規劃運輸通道。b) 依銷售類別（如成品儲存區與退貨區）、產品類別分區存放，收發頻繁的成品配置于進出便捷的庫位。c) 將各項成品依品名、規格、批號劃定庫位，標明于“庫位配置圖”上，并隨時顯示庫存動態。相同規格品名的產品不能放在兩個倉庫內。4) 成品堆放依成品包裝形態及質量要求設定堆放方式及堆積層數，以避免成品受擠壓而影響質量，產品存放高度不能超過2米。5) 庫位標示產品應于每一庫位設置貨卡標示牌，標示其品名、規格、單位包裝量、庫位數量。每次進出貨，及時更改存量，做到卡賬貨相符。依配置情況繪置“庫位標示圖”懸掛于倉庫明顯處。6) 庫位管理庫管員應掌握各庫位、各產品規格的進出動態，依先進先出原則發貨。每種規格原則上應配置兩個以上小庫位，以備輪流交替使用，以達先進先出的要求。7) 不良品管理 對不良品設專區擺放整齊，每箱裝有清單，載明產品數量、名稱、收回原因及經辦人，予以封存，待銷售部或客戶服務部批準后進行處置。1 訂貨與庫存控制管理制度1) 總則a) 省級經理應組織庫管員與統計員有效地進行庫存管理工作。其中省級經理是第一責任人。b) 庫存管理工作的總體目標是：在保證不斷貨的前提下，最大限度地降低庫存，同時保持品種結構的合理，防止滯銷品的積壓。2) 訂貨業務a) 各省要在經理的直接負責下，每月確定一次各品種的訂貨點，當庫存量達到或低于訂貨點時，及時向公司發出要貨訂單。b) 訂貨點的確定，應參照辦事處上月平均日銷量、去年同月平均日銷量，以及貨物從公司到本辦事處的在途時間。c) 每周（每月）省級經理應會同庫管員和統計員提出下周（下月）的要貨意向清單，由統計員于每周五（每月27日）下班前傳至公司銷售管理部。d) 各辦事處的下周（月）要貨意向清單與實際訂貨的符合情況，做為對省級經理考核的參考依據。e) 為控制庫存、加速回款，公司對各辦事處定期核定出一個資金占用限額指標，各辦事處在此限額指標內的訂貨，營銷中心將予以保證。超出該限額指標的訂貨，應經過營銷副總的審批后才予以供貨。f) 各辦事處應保持庫存結構的合理性；為及時調整庫存結構，各辦事處可參照公司關于調換貨的有關規定進行處理。3) 收貨管理a) 倉管員應依據“發貨單隨貨同行聯”清點數量，檢驗合格后，倉管員開立《產品入庫單》一式二聯，在《產品入庫單》上簽字，自留〈進倉單〉存根聯，財務聯交統計員。b) 省級經理應每月25日組織庫存盤點工作，填寫《盤點表》，做到帳實相符。對盤庫過程中出現的差異，進行分析，尋找原因。由統計員于26日前將盤庫結果上報銷售管理部。4) 退換貨管理a) 各辦事處在開發市場和網絡時，可承諾對新經銷商的第一批貨保留在三個月內換貨的權利，但運費須對方承擔。換貨的最終決定權在辦事處經理。b) 客戶因質量原因退貨，由辦事處經理參照公司有關規定作出處理。庫管員應將實退數量填注于《入庫單》上辦理入庫，并由庫管員、統計員入帳。c) 辦事處如因產品質量問題需向公司退貨，須填寫《不良品退貨申請表》，報客戶服務部審批后方可辦理退貨。凡無審批而擅自退貨者，運費由辦事處經理自行承擔。d) 退貨申請表要寫清名稱、數量、退貨原因，隨貨物一同返回公司，銷售管理部及辦事處憑公司物流部的實收數量沖減辦事處庫存。e) 因滯銷而積壓的庫存，需要向銷售管理部申請，批準后，可在規定時間內退回公司物流部，具體可參照不良品的相關規定進行處理。5) 發貨管理a) 接到客戶訂單后，庫管員應填制一式四聯的發貨單，由內務主管（收款或入應收款賬）簽字后交儲運員備貨。b) 倉管員接儲運員的發貨單后，根據發貨單上的品名、規格、數量準確備貨，將備好的貨物放置于備貨區，由儲運員清點，確認“單、實”相符。倉管員與儲運員分別在發貨單上簽字，倉管員留存倉庫聯。c) 儲運員持客戶聯、回單聯送（發）貨，經客戶（托運部）確認后收取貨款，回單聯經收貨單位經手人簽名。（托運部代付款，需簽合作協議）d) 儲運員返回后將貨款、回單聯交內務主管，必須做到一單一清。如送貨過程中發生變化，需如實將情況反饋內務主管和庫管員。e) 內務主管每日工作結束前，應將回單與業務聯進行對賬，做到單單相符；將貨款收入賬、應收款賬與統計員的銷售總帳與應收款賬進行對賬，做到賬賬相符。6) 承運a) 所有物品在包裝、搬運、出貨過程中都要避免撞擊和跌破。b) 用貨車運貨時，須視貨物的輕重進行疊放，應避免貨物被壓損或變形。c) 搬運貨物時，需注意人身安全。如貨物不慎碰撞或掉落，可能會導致質量損傷時，儲運員需及時檢驗，以確保其質量狀況。d) 貨物在托運前要核對品名、規格、數量是否正確。e) 客戶到辦事處提貨，儲運員需負責將客戶的產品送上貨車，并由客戶在《發貨單》上簽字。f) 根據客戶要求送交貨地，儲運員需將產品送到交貨地，協助客戶完成裝運工作，最后由客戶或客戶指定的人在〈發貨單〉上簽字。1 辦事處調貨管理制度1) 調貨種類a) 辦事處不合理庫存較大而造成資金沉淀，影響正常周轉時，辦事處可向銷售管理部申請或由銷售管理部根據庫存情況將該批貨物調往其他辦事處。b) 因市場需要，公司須將辦事處貨物調往其他區域時，辦事處應無條件服從并按規定期限將貨物發出。2) 調貨程序a) 不合理庫存需調出時，應由辦事處以書面形式向銷售管理部提出申請，待批準后方可安排調貨。b) 須將辦事處貨物調往其他區域時，銷售管理部將以書面形式通知辦事處，辦事處應立即按公司調貨單所填品種