xxxxxx檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目需求調(diào)研報(bào)告(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 溫度（ ℃ ）： 1035 濕度（ %）： 2080 ? 設(shè)備供電及接地要求 ? 服務(wù)器要求 UPS 供電 ? 各工作站，要求電源安全接地 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項(xiàng)目 需求調(diào)研報(bào)告 6 系統(tǒng)軟件配置 序號(hào) 軟件類型 軟件名稱 技術(shù)要求 數(shù)量 用途說明 1 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng) MS Windows 2020 Enterprise server 服務(wù)器高級(jí)版，簡(jiǎn)體中文 1 網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)平臺(tái)。 2 工 作站操作系統(tǒng) Windows XP/windows 7 工作站專業(yè)版，簡(jiǎn)體中文 各工作站的操作系統(tǒng) 3 數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng) ORACLE10G ORACLE 10G Advanced Server標(biāo)準(zhǔn)版， 10并發(fā) 用戶 1 整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)和數(shù)據(jù)管理。 ． 總體功能處理模式 系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能 針對(duì) XXXX檔案業(yè)務(wù) 需求 及管理要求， XXXXXXXX公司 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能： 1) 檔案的收集 部門兼職檔案管理員對(duì)本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行錄入；對(duì)電子文件進(jìn)行掛接；向檔案館移交。 2) 檔案信息的整編和 審核歸檔 檔案信息由 檔案館進(jìn)行審核、整理、歸檔；部門兼職檔案員和檔案館信息可以 交互 （接收、打回）。 3) 館藏檔案的管理 對(duì)館中的檔案進(jìn)行權(quán)限管理、銷毀管理等 。 4) 館藏檔案的利用 對(duì)館藏檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以統(tǒng)計(jì)總量也可以按照檔案類型進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；利用館藏檔案信息進(jìn)行編研；借閱管理。 5) 報(bào)表打印 根據(jù)需要打印各種標(biāo)準(zhǔn)格式的檔案報(bào)表；根據(jù) 檔案館 提供的樣式定制 XXXXX檔案館 年報(bào)；其它各種表格 。 6) 檔案信息的查詢 建立檔案查詢網(wǎng)站，滿足 XXXX 網(wǎng)內(nèi)授權(quán)用戶的檔案信息查詢、檔案原文瀏覽XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項(xiàng)目 需求調(diào)研報(bào)告 7 及檔案原文下載 等需求。 7) 與其它信息系統(tǒng)的接口 將 OA 系統(tǒng)中需要?dú)w檔的信息轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中 。 系統(tǒng)內(nèi)角色的劃分 XXXXXXXXXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 中主要 設(shè)定 以下角色： 名稱 操作模塊 角色解釋 備注 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)維護(hù) 檔案結(jié)構(gòu)管理；角色 (操作類 )和用戶管理；系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)的設(shè)定；報(bào)表樣式修改等； 檔案 管理員 檔案管理 檔案利用 檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)； 檔案權(quán)限 (數(shù)據(jù) )管理 ；檔案銷毀管理；檔案編研；檔案借閱管理；工作量統(tǒng)計(jì)；統(tǒng)計(jì)年報(bào)等； 收集整編 〔接收〕或〔打回〕 部門兼職管理員 提交的檔案信息； 維護(hù)待歸檔的檔案信息；檔案信息的〔 歸檔〕等； 部門兼職檔案管理員 收集整編 檔案信息的錄入、整編；〔移 交〕至 檔案館 進(jìn)行審核等； 查詢?nèi)藛T 檔案查詢 用戶在 設(shè)定的權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行目錄信息查詢、原文瀏覽、原文下載等 操作 ； 數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過程 歸檔前庫(kù)（整編庫(kù)） 歸檔后庫(kù)（檔案庫(kù)） 操作角色 操作 屬性描述 操作角色 操作 數(shù)據(jù)屬性 部門兼職檔案管理員 錄入 〔移交〕 待檔案館〔接收〕 檔案管理員 〔接收〕 〔打回〕 待整編 等待部門兼職檔案管理員處理 〔歸檔 〕 歸檔數(shù)據(jù) XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項(xiàng)目 需求調(diào)研報(bào)告 8 檔案管理員 檔案數(shù)據(jù)維護(hù) 系統(tǒng)管理員 設(shè)定數(shù)據(jù)訪問權(quán)限 具有權(quán)限屬性的數(shù)據(jù) 查詢?nèi)藛T 查詢 訪問權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù) ． 主要業(yè)務(wù)流程 總體流程：檔案員利用本系統(tǒng)進(jìn)行檔案文件的接收、整編、歸檔形成電子檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn) 檔案 的借閱、編研、統(tǒng)計(jì)、工作量統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年報(bào)的信息化管理，同時(shí)滿足公司內(nèi)授權(quán)用戶的檔案查詢、原文利用。 檔案整理流程： ? 整 理： 部門兼職檔案管理員進(jìn)行入 整編庫(kù) 錄入 文件 目錄信息 ， 上傳相應(yīng) 電子 文件， 在系統(tǒng)中將最終確認(rèn)的電子移交清單提交給檔案館，同期將實(shí)物和 打印的移交清單報(bào)送檔案館。 ? 審核 接收 ： 檔案館根據(jù)《移交清單》 核對(duì)檔案記錄信息和實(shí)物是否相符； 相符則 接收 部門兼職檔案管理員 提交的文件， 如有問題則打回給部門兼職檔案管理員，兼職檔案管理員重新整理后再移交；檔案館對(duì)接收到整編庫(kù)中的文件進(jìn)行鑒定、分類、整理、編號(hào)、裝盒；打印盒內(nèi)文件目錄、備考表等報(bào)表； ? 歸 檔：檔案館將檔案歸檔放入庫(kù)房， 檔案整 理完成 。 ? 各類檔案的歸檔 業(yè)務(wù) 流程如下圖所示： 數(shù) 據(jù) 導(dǎo) 入數(shù) 據(jù) 導(dǎo) 入 、 手 工 錄 入歸 檔 入 庫(kù)外 部 系 統(tǒng) 數(shù)據(jù)P 1公 司 內(nèi) 部 各部 門 數(shù) 據(jù)P 2檔 案 整 編 庫(kù)D 1檔 案 庫(kù)D 3檔 案 整 編 庫(kù)D 2數(shù) 據(jù) 移 交 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項(xiàng)目 需求調(diào)研報(bào)告 9 圖表說明： P1 公司內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)（ OA）通過數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入到檔 案管理系統(tǒng)整編庫(kù)中。 P2 公司 內(nèi)部各部門產(chǎn)生的 需要向檔案部門移交的 檔案資料 可以Excel 格式文件的形式向檔案資料部上交， 并 導(dǎo)入到 檔案管理系統(tǒng)中，或者通過賦予兼職檔案員權(quán)限，將需要?dú)w檔文件錄入檔案管理系統(tǒng)。兼職檔案員一般為：公司文書、部門文書、項(xiàng)目主管等。兼職檔案員可在收集整編中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定、整理等工作。 D1 通過 P P2 兩 種方式進(jìn)入 檔案管理系統(tǒng) 的數(shù)據(jù)是 未 整理 檔案數(shù)據(jù) ，先存放到檔案 整編 庫(kù)，在 檔案整編庫(kù) 中， 部門兼職 檔案員 （公司文書、部門文書、項(xiàng)目主管等） 要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理， 判斷其價(jià)值及保管期限， 完 善之后 選擇移交操作 ,數(shù)據(jù)改變狀態(tài)并移交給檔案管理員。 D2 檔案員檢查無誤后進(jìn)行檔號(hào)賦予并 歸入到檔案 庫(kù)中 。 D3 歸檔 庫(kù)中存放的是正式檔案，向用戶提供借閱，瀏覽等服務(wù)。 檔案 利用 業(yè)務(wù)流程： ? 每個(gè)用戶根據(jù)角色劃分，有一個(gè)默認(rèn)權(quán)限，在默認(rèn)權(quán)限允許的范圍內(nèi)可以進(jìn)行網(wǎng)上利用； ? 當(dāng)需要越權(quán)操作時(shí)，需要先進(jìn)行賦權(quán)申請(qǐng)。 ? 權(quán)限申請(qǐng) ： 可分別設(shè)置 實(shí)物 借閱 ，電子原文 瀏覽、打印、下載權(quán)限 申請(qǐng) 。 ? 借閱流程：普通用戶發(fā)起，部門賦權(quán)人審批并填寫審批意見，檔案管理員審批是否存在此申請(qǐng)檔案并填寫審批意見，檔案員有通過、駁回功能。 ? 實(shí)物借閱操作為檔案管理員根據(jù) 借閱人手工填寫的借閱單， 登記 檔案管理系統(tǒng)借閱 信息 。 (說明 :檔案員 將紙質(zhì)借閱 登記借閱 信息錄入檔案系統(tǒng) ) ? 審批通過權(quán)限可賦予 N 天權(quán)限（可定制） ,超過固定期限系統(tǒng)自動(dòng)回收權(quán)限。或權(quán)限通過次數(shù)限制，超過賦權(quán)次數(shù)系統(tǒng)自動(dòng)回收權(quán)限。 ? 借閱審批完成后，可以到檔案資料部門辦理借閱手續(xù)。 XXXXXXXXXX 檔案管理系統(tǒng) 項(xiàng)目 需求調(diào)研報(bào)告 10 檔案 利用 流程圖 ：P 3檔 案 部 門 審 核通 過 檔 案