國際知名咨詢公司流程優化管理咨詢報告-采購部分(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 。– 確定物料要求： 針對一次招標中的所有物料，應該明確其質量要求、數量規格、交付時間等等。– 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統一格式建立物料檔案。物料檔案中應該包括全面的物料信息和物料的規格說明。– 尋找潛在的供應商： 針對非標準化的儀器儀表、機電設備等應該確定能夠提供產品的潛在廠商，而對于標準的重復性的采購應該從侯選供應商中選擇可能的供應商。– 管理招標過程： 從編制標書到評標、開標是一個非常程序化的過程，可以結合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標公司進行管理。– 與供應商初步協商： 在正式確定供應商以前，應該和供應商進行一定的接觸，確定標書中的一些關鍵要求，并且協商特殊要求的解決方法。– 確定供應商： 經過考察，最終確定供應商。– 簽訂特殊條款： 針對非標準的物料，需要考慮簽訂進度、服務、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據特殊條款產生物料需求。如果是標準化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。– 制定合同： 合同應該采取標準合同， 應該在法律部門的協助下共同制定19合同及 詢 價管理（主要物料）新舊 對 比的老流程 的新流程具有采購招標管理辦法和規定，但是規定和流程缺乏標準化。采用標準的招標流程對化工原材料和技術采購進行集中管理，有利于降低采購成本，增強與供應商的關系。20合同及 詢 價管理（非主要物料） P06021合同及 詢 價管理（非主要物料）流程 說 明輸入流程 P020實施采購戰略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監控管理 M090 生產計劃組織安排輸出流程 P080采購物料和服務 P070采購需求的生成和保存目的 確定用于支持生產用的非主要物料的合同和詢價管理內容說明 建立與供應商的關系，管理供應商的投標過程并且和供應商簽訂合同，確定采購物品的需求。本流程主要適用于那些標準的、常規的、重復性物料的采購活動。參與部門 采購部 生產部主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質量要求、物料的數量規格等信息。應該在法律部門的協助下，制定標準的采購合同供應商詢價單： 供應商詢價單是管理供應商報價的重要文件，其中應該包括詢價和供應商報價的信息，使用這些信息能夠對供應商的反饋進行處理，并基于這些信息與供應商談判，最終簽訂供應合同。22關 鍵 活 動 描述匯總需求： 在采購各種標準化物料的時侯，應該統籌考慮需要采購的物料種類和數量。通過各種途徑把需求進行匯總集中，根據采購策略確定采購的經濟批量和采購的最佳時間。確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數量和種類。制作供應商詢價單： 根據需要采購的物料種類和數量，制作詢價單。與供應商談判： 與供應商商談價格、數量、質量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。簽訂特殊條款： 根據物料的特性和要求，需要簽訂進度協議、服務協議等附加的條款。 的老流程 的新流程可以集中進行標準的、常規物料的采購，確定經濟采購批量和最佳的采購時間。新舊流程對比23采 購 需求的生成和保存（ P070）24采 購 需求 產 生和采 購計 劃（ P070）輸 入流程 M060生 產計 劃制定M090生 產計 劃 組織 安排 P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料） P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料） L020制定物料管理策略 O020獲 取 訂單 流程輸 出流程 P080采 購 物料和服 務 P090采 購 合同的 監 控管理 P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料） P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料）目的 通 過 內部溝通確定采 購 物料的需求內容 說 明 通 過計 算機系 統 （例如 MRP系 統 、 庫 存 補 充系 統 ）或者手工系 統 確定物料的需求并且建立物料需求 書 。本 過 程包括確定采 購 需求 書 中的具體內容。 該 采 購 需求 書 用于指 導以后的采 購 活 動 。參與部 門 采 購 部 、 生 產 部 、 客 戶 服 務 部 、 物流部主要文檔 說 明 采 購審 批申 請 程序： 這 是一個根據公司采 購組織 而制定的采 購 管理程序。通 過這 個程序確定分 級 的 審 批 過 程和 權 限。采 購 申 請書 ： 是 標 準的采 購 申 請 文件，其中包括采 購 物料的品種、 規 格、 質 量、數量、供 應 商等等要素，同 時 采 購 申 請書 中 應該 有相 應 的 審 批控制 環節 （例如各 級領導的 審 核 簽 字）。采 購 需求 書 ： 經過審 批后確定的采 購 需求，可以據此制作采 購訂單 。通知 書 ： 當采 購 申 請 沒有被批準 時 ， 應該 采用 書 面的形式通知有關部 門 ，并且告知原因25采 購 需求及采 購計 劃確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統（例如 MRPII系統）自動生成的，一種是通過手工進行集中。采購申請： 將需要采購的物料進行匯總，并且形成采購申請書。執行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應該具有分級授權管理辦法。根據管理辦法的規定，執行相應的程序進行逐級審批過程。的老流程 的新流程存在二各個車間的二級庫存各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請現在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金對 采 購 需求的 產 生可以通 過這 個程序 標 準化，并且采 購審 批 過 程比 較 明確。新業務流程當中二級庫存取消，由倉儲部門統一集中管理新流程中各個車間根據生產計劃提出用料計劃，由倉儲部門統一平衡庫存，確定采購數量新業務流程不僅采用了 ERP系統的支持提高了效率和準確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金的占用新舊流程對比26采 購 物料（ P080）27采 購 物料流程 說 明輸 入流程 P030采 購 政策管理 P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料） P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料）P070采 購 需求的生成和保存 輸 出流程 P090采 購 合同的 監 控管理 P120 收到原材料P150支付 貨 款目的 用于指 導實際 采 購過 程中的所有相關活 動內容 說 明 手工或者自 動 （通 過計 算機系 統 ） 檢查 采 購訂單 并且 傳 送 給 供 應 商、將采 購 需求 轉化 為 采 購訂單 、確定適合的供 應 商 滿 足采 購 的要求等等。參與部 門 采 購 部 主要文檔 說 明 采 購訂單 ： 用于指 導 和跟蹤供 應 商的 執 行情況。確 認 函： 用于確 認 收到和 處 理 問題 的文件。28流程主要活 動 描述將訂單發送給供應商： 將制作完成的訂單發送給供應商，以備訂單的確認，防止發生誤解和問題。監督訂單執行情況： 在訂單執行過程中，采購人員應該經常和供應商保持聯絡，確認訂單完成的情況，及時解決出現的問題。使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經常發生的采購，可以和供應商一起建立采購信用卡管理制度。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額或者一定時間進行集中支付處理。 的老流程 的新流程采 購訂單 管理不 嚴 格，可能和供 應 商 產 生 誤 解（例如到