時間管理技術與技巧(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 間管理是在幫助你 組 織 時間，而不是加重你的 負 擔。你 可 能 需 要 結 合 兩 種 風 格 的管理方 法 ，以便 創造 出自己的時間管理 體系 。（ 1）時間箱將你平時醒著的時間分解為 3~5個小時的整塊時間，如上午、下午和晚上。在每一個時間箱中，你可以確定一個明確的職責。時間箱基本上調整了那些需要大塊時間的重大項目。例如：– 上午 8~9點– 上午 9~10點 在圖書館進行學期論文研究– 上午 10~11點– 中午 11~12點 午飯 /運動– 下午 1~2點– 下午 2~3點 論文的文學加工– 下午 3~4點（ 2）時間地圖時間地圖和時間箱的要領很類似，但是在這一策略中，每天的時間被分解為非常小的塊，通常是一刻鐘或半小時為分割特定的工作都可以分配成這樣的特定時間段：– 上午 9： 00 ——與老板會面，接受報告的檢查。– 上午 9： 15 ——寫郵件– 上午 9： 30 ——給某人打電話– 上午 9： 45 ——在圖書館尋找一本書– 上午 10： 00——打印一份簡歷（ 3）聚類聚類這種確定時間表的技術是為了完成室外的差事。首先將職責列出來，然后根據期場所進行聚類或指定計劃。聚類是一種節省時間的策略，它會讓個人在很近的地點之間完成工作，而不需要在整個城鎮內飛來飛去。請注意下面幾點：1. 首先安排固定項目。2. 根據你的生物鐘安排時間。3．把較大的任務分割成易于控制的小塊 。4. 充分利用零碎時間 。5. 為每件事情設定明確的起止時間。6．留出充分的休息和娛樂時間。7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿。訂完計劃后，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要的和緊急的事情，發展型任務優于維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。 2．每天應有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。 3．對于有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。 4．把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調整。 ５、執行工作的執行是一個系統的步驟，能夠讓每項工作令人滿意地完成。更確切地說，可以把執行描述為 “對確定好的時間表的完成 ”。一個已經排隊好優先次序的時間表像一張藍圖或一個軍事策略。– 現在開始！如果不能馬上決定，就先放到一旁，抽個時間考慮再作決定。大把的時間應該花在行動上，而不是決定本身。優柔寡斷是嚴重的時間浪費，最好不要超過 60秒。– 如果我不主動，那么坐下來努力工作幾乎是不可能的，而且這又是多么痛苦。當你有足夠的主動性，工作起來就跟玩一樣。 – 不執行總是有很多理由，執行不需要理由。今天能完成的事，決不拖到明天。– 對已經完成的任務給自己一些小快樂作為獎賞，來推動你自己完成既定的目標，但還是要避免即時的滿足。換句話說，在你滿意地完成每項工作之后獎勵自己，而不是在完成之前。有時，為了激發你的動機將工作完成，你需要描繪出一些目標，你還可以在工作完成之后獎勵一下你自己。目標 獎勵 四、提高時間效率技巧１、 “累積時間的力量 ”– 就算沒有天分，只要愿意每天花一點時間，做同樣一件事，不知不覺就會走得很遠。– 一個想法本：通常，重要的想法會在不適當的時候突然間閃光燈現在意識中。一個想法本就像第二個大腦，能夠成為大量重要想法的容器。一旦記錄下來，你可以在任何時間回顧這些想法。一個想法可以包括要做的事情清單、夢想清單、姓名和電話號碼、任何你不希望忘掉的想法。– 買一個日歷或者日常計劃本，將你所有的最后期限都寫在上面，以此來勾勒出你生活事件的詳細藍圖。學會將一周作為一個整體來看待，然后學著以一個月為整體，來獲得更寬泛的視角。學會將關注點從即時的需要轉移到長期需要上面。– 在一個時間內進行一種活動。將你的注意分散到 2~3件事情上，造成的后果就是工作沒有質量。同樣，這樣做也是浪費時間的。學會在一個時間內只讓自己關注一件事情。– 知道 /認可你生理 /精神的局限。知道如何對他人提出的那些你無法抽出時間來的請求說 “不 ”（例如，對不起，但是我確實沒有時間）。語言要客氣但要堅定。知道什么時候對這些請求說 “不 ”。– 一個好方法是為自己設定階段性目標，把度量時間的單位由年、月縮短至周、天，因為有目標在前，就會在周末驚嘆： “又過了一周！ ”或者在臨睡前戀戀不舍地想： “今天的時間已經用光了。 ”從而增加對時間的重視，不再不知不覺地拋擲光陰。２、編輯你的生活：– 在編輯過程中，包括對生理、精神、情緒需要的有規則的評估。一旦列出了你的不同需要，你就要決定生活中的哪些因素是本質的或核心的。哪些是外圍的因素，會耗盡你的能量。然后剔除掉那些你覺得會戰勝你有效的時間和能量的因素。接下來的編輯過程是一種技術，把你的生活降低到最簡單的程度。– 創設個人邊界，并尊重此邊界。邊界是我們在自己周圍畫出的一條看不見的線，保持我們的認同，給我們的生活以結構。正如彈性非常重要，尊重邊界是同等重要的。尊重邊界包括知道什么時候離開圖書館、辦公室工作間或朋友的家，知道何時結束一天。通過尊重邊界，你會維持一種個人事整合的感覺。當邊界沒有受到尊重時，就會有欺騙的感覺，這對你工作的數量和質量都會有重大的消極影響– 時間表中斷。當出現你不希望的事情，讓你分心并打擾到你工作時，你會挫敗沒有耐心、氣憤，這會導致工作完成中的壓力。然而如果你允許自己一天中被打斷一兩次，那么氣憤和匆忙就能夠減到最小。專家建議我們，中斷實際上應該出現在你的日?；顒又校總€小時大概有 7~10分鐘時間。相反，當工作的連貫性非常重要的時候，中斷在這一重要的時間段中應該是要避免的。如拿開電話機、關上辦公室的門或者離開工作間等。– 如果用來尋找資源的時間超過了其重要程度，那么捕捉到資源后來完成工作是浪費時間的。– 整理一個清單，列出最后限期或職責的截止日期，并且有規律地更新這個列表。３、委派：– 包含了信任你自己，放棄控制，同樣包含了信任你委派給責任的個體。在很多個案中，在 “你要做的事 ”的清單上被標記為 B或者 C的項目都可以委派或分給其他人去做。當你在委派任務時，清楚地解釋你的批示并對每一項工作者指定完成時間或日期。在委派時切忌