圖書管理軟件系統維護手冊(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 上冊） ? 格林童話 1卷（分輯號 :1卷） ? 第一作者 ：當作者只有一個時只須照實錄入，兩個作者時中間要用逗號隔開。多個作者的情況：如果書上作者后有等，錄入時只須錄入一個作者后面加上等，例：柳永斌等；如果后面無等字 ，則錄入一個作者后也加上等但是這個等字要加上中括號。例：王友 [等 ]。錄入外國作者時在作者前面要加上國籍，國籍上加圓括號（在全角狀態下），例： (美 )馬克 吐溫。錄入 時可用 F5調出。 ? 著作方式 ：在圖書作者后，可以在現有方式中用上下箭頭選擇，也可重新錄入（下同） ? 第二作者 ：一般為譯者。例：董焱 譯 ? 集體作者 ：即集體創作。例：中央財經領導小組辦公室 ? 叢編題名 ：即叢書名。一般在書脊的上端或封面的上半部。著錄時應注意：一套叢書的叢編題名一定要一致，否則無法進行準確的查重。輸入叢編題名后回車，系統可以自動查重館藏庫中有 相同叢編題名的所有圖書。在編目過程中，點擊 F9可以專門針對叢書名進行查重。這就不必重新輸入叢書名進行查重。用 F7進行查重，在結果列表中可以選擇一批記錄進行叢書名的批量修改。這常用于輸入叢書名不統一時的修改。 ? 叢編作者 ：著錄時注意：一套叢書的叢編作者一定要統一，否則不能生成相同的著者號。 ? 叢書分類 ：一些叢書包含多個類別，如《高考總復習》包含了多個學科、體裁的書，分類號互不相同。排架時有的館要把它們分到各自類別中排放，也有的館要把他們合排。 如排架時分排就要在此選?單排?并按照每冊單本給出分類號；如合排就要在此 選?合排?并將這套書給出統一的分類號。系統將根據您的選擇生成種次號或著者號。 例如：選擇?叢書?時，系統就根據叢編作者生成著者號，這樣，這套叢書有相同的著者號而能夠合排。如果選擇單本則根據第一作者生成著者號，排架時就要分排了。 ? 出版社 ：當輸入正確的 ISBN號后，一般能自動生成出版社信息。如果手工輸入，不需輸入 ‘ 出版社 ’ 三個字，回車后系統自動加上。例如：在出版社欄輸入 ‘ 海南 ’ 后回車，則自動生成 ‘ 海南出版社 ’ 當輸入不含 ‘ 出版社 ’ 的出版機構時（如商務印書館），輸入完用向下箭頭將光標移到下面的欄。用F7可以根據出版 社進行查重。 ? 出版地 ：輸入出版社省會即可。 ? 出版年份 ：輸入出版年即可，不必輸入月份。非公元年要換算過來。出版年份不應輸入出版印刷年份。 ? 版次 ：一般來說，第 1版不用著錄，其他版次照實輸入。 ? 起止頁數 ：圖書內文的頁數，輸入阿拉伯數字既可，當內文頁數為 1100時輸入 100。當內文頁數為 100200時輸入 100200。當圖書包含多個分冊，各分冊頁數分別為 100、 1 110時，輸入 100,120,110。 ? 尺寸開本 ：圖書尺寸以書脊的高度為準，以 cm為單位。只需輸入數字，系統會自動生成 ‘ cm’ 。 一般來說 32開 為 19CM， 大 32開為 21CM， 16開為 26CM， 大16開為 29CM， 64開為 13CM， 大 64開為 14CM， 大 8開為 39CM。 ? 圖及細節 ：用鼠標雙擊可激活（再雙擊可關閉），再選擇響應項目既可，一般來說，圖及細節是指與圖書連在一起，不可分開的部分。例如 圖書中帶有的肖像、照片、附圖等。 ? 附件 ：用鼠標雙擊可激活（再雙擊可關閉），再選擇響應項目既可，與圖及細節不同的是，附件可以與圖書分開。例如，圖書中附加的光盤，軟盤等。 ? 正文文種 ：用鼠標雙擊可激活（再雙擊可關閉）再選擇響應項目既可。 CHI為中文； ENG為英文； FRE為法文； GRE為德文； ITA為意大利文； JPN為日文等。 ? 分類號 ：按照《中國圖書館分類法》第四版給出分類號回車，系統將生成主題詞。用上下箭頭移動選擇適當的主題詞后回車，再按 esc鍵退出即可自動填入主題詞。 ? 著者號 ：系統根據作者自動生成的著者號。如果在叢書分類附選框選擇叢書則根據叢書作者自動生成著者號，沒有叢書作者時系統根據叢書題名自動生成著者號。 ? 種次號 ：系統根據相同分類號的圖書按錄入順序自動生成的流水號。對于叢書套書，種次號可能是多位的，例如： 2： 5， 2： 5（ 2）等，系統只能生成第一位，但輸入完 回車可以進行全位的查重。 ? 館藏條形碼分布 ： 總館藏 ：顯示已經輸入的各個書庫的圖書條形碼。 某書庫 ：（如外借庫），在此輸入某圖書條形碼，表示該條碼圖書在此庫中。 在一個庫位可輸入多個條碼。輸入連號 00001228表示從 000012到 000028這 17個條碼。輸入跳號則直接輸入每個條碼，條碼號之間用半角逗號隔開。例如：000001,000006。 ? 復本 ：輸入完條碼后回車，系統自動計算復本數。當輸入條碼 000001并將復本數改為 5時，系統自動將條碼號調整為 :000001000005。注意：各個書庫中的復本數之 和不一定是總館藏的復本數，這是因為你編目時只顯示當前批次的記錄而不是所有的記錄。 ? 輸入完條碼后回車，系統進行校驗，如沒有錯誤將自動保存輸入信息。再次回車就開始新記錄的編目著錄。 ? 復本圖書的編目著錄 ? 一種圖書有多個復本，如果它們排放在一起，錄入時選擇上面的一本，錄入條碼時將其他復本的條碼同時輸入即可。 ? 如果整理圖書時漏掉某一復本，或者再次購買時出現了復本，錄入時先輸入ISBN 號并回車，系統自動查重并顯示查詢結果列表 ? 在列表中找出與這本書完全相同的圖書，用光標覆蓋后選擇? 修改?，在修改界面中將該本書的條碼號加入條碼輸入欄后確定即可。 ? 叢書 /套書圖書的編目著錄 ? 一套（叢）書的特點是書目信息近似，一般只在正題名、分輯號、頁數等處有區別，所以著錄時采取先錄入第一本，在將其復制并做適當修改的方法以減少重復工作。 ? 錄入完第一本后，該信息還在當前界面上，按 F6 鍵系統將其復制，再按照第二本的信息進行修改，并輸入條碼號，確定即可 ? 如果某套（叢）書已經著錄，之后發現有遺漏的一本需要錄入（當前界面已經不是這套書的信息），這時應輸入這套書的共同信息，如 ISBN 號或叢書名并回車，系統將自動查重已 經著錄的那些記錄，選擇其中最相近的一條并點擊?復制?，這條記錄就復制到當前界面，再做適當修改，輸入條碼號，確定即可。 ? 刪除已編圖書 ? 如果需要刪除某著錄好的圖書（包括刪除它的復本），則首先使用?檢索?功能查出該圖書所在的批次，然后點擊?編目?進入這個批次，用瀏覽（ F1 鍵）找到這本書的記錄，雙擊這條記錄進入編目界面，點擊刪除按鈕可將其刪除。注意：非系統主管無刪除權限 ? 如果需要刪除某著錄好的圖書復本中的某一本，仍先使用?檢索?功能查出該圖書所在的批次，然后點擊?編目?進入這個批次，用瀏覽（ F1 鍵）找到這本書的記 錄，雙擊這條記錄進入編目界面，在館藏條碼分布中刪除這本書的條碼并確定即可。 。 ? 修改已編圖書 ? 如果需要修改某著錄好的圖書信息，在主界面點擊?修改?，然后輸入該書條碼號后回車，便進入修改界面，進行相應修改后確定即可。注意：這里不能修改該圖書的條碼。 ? 功能鍵的使用 編目著錄工作非常煩瑣，為了提高效率，圖書館管理系統設置了許多功能鍵，正確使用可以大大減輕工作量。 ? 瀏覽（ F1） ：可以查看本批次里所有圖書的列表，用鼠標點擊列表上端的項目名稱，就可按照此欄信息的字符進行排序，如 點擊?定價?，就按照定價從小到大的順序排列，再點擊就變為從大到小的排列。如需修改或查看某圖書的詳細信息，選中該圖書后雙擊即可。 ? MARC（ F2） ：按鈕是指轉換成機讀目錄的格式（ CNMARC）。 ? 新增（ F3） ：添加新的圖書信息。 ? 修改（ F4） ：修改當前界面圖書的信息。 ? 刪除 ：刪除當前界面的圖書。 ? 輸入特殊符號（ F5） ：按 F5 鍵可以直接輸入一些常用的不易輸入的字符，如：國別、外國作者姓名中的圓點等。 ? 復制當前記錄（ F6） ：按 F6 鍵可以直接復制當前界面的圖書信息，用于著錄套（叢）書。 ? 館藏信息查重（ F7） ：按 F7 鍵，可以按照當前界面上的信息，在已經著錄的信息中進行查重，例如，在界面作者欄輸入?魯迅?，類別欄輸入 I，按 F7鍵就查詢出所有作者為魯迅的文學類的圖書信息。 ? 叢書查重（ F9） ：不管界面上信息欄中有什么信息，按 F9 只針對叢書名進行 查重，這個功能常用于在著錄叢書時查看已經錄入過的那些。 ? 中圖法導航（ F11） ：按 F11 進入中圖法導航界面，在這里，可以輸入主題詞查詢相關的分類號，也可以輸入分類號查詢相關的主題詞。 ? 更改圖書的藏書地點（書庫） ? 在編目模塊中，單擊?分庫? , 進入分藏界面。單擊 ”新藏書點 ”。 選擇要放的 庫位。然后直接用條碼閱讀器掃描每本書的條形碼，或用鍵盤錄入條形碼后按回車鍵，書名及其條形碼會在空白區顯示。系統會自動把每本書記錄到該藏書地點。按 “退出?結束該功能。 ? 輸入圖書條碼時，可一次輸入多個以便同時分庫，聯號條碼中間用? ?隔開，跳號中間用半角逗號隔開 ? 注銷圖書 ? 圖書注銷是對因破損、轉贈等因素而造成的庫存量減少所作的處理，圖書注銷后其信息仍在數據庫中，但不記入館藏書總量，也不能再進行流通登記。對于讀者借出時丟失的圖書必須在流通登記中做丟書登記，不能在此注銷。 ? 在編目模