da_t28-20xx__國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定 (草 )稿在后． 7． 4 案卷編目 7． 4． 1 卷內文件頁號的編寫 卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙 面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方； 成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號：各卷之間不連續編頁號． 7． 4． 2 卷內目錄的編制、卷內目錄包括的內容如下， —— 序號，應用阿拉伯數字從 l 起依次標注卷內文件的順序．一個 文件一個號； —— 文件編號，應填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號； 14 —— 責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者； —— 文件題名。應填寫文件標題全稱； —— 日期，應填寫文件形成日期； —— 頁號，應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號； —— 備注 (需要時填寫 )． 7． 4． 3 案卷封面和脊背的編制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式．主要內容如下： —— 案卷題名，應簡明、準確揭示卷內文件的內容．主要包括項目名稱、代字、代號及 結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項，設計 (包括代號 )相符 ；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文； —— 立卷單位，應填寫文件組卷部門或項日負責部門； —— 起止日期，應填寫卷內文件形成的起止日期； —— 保管期限．應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限； —— 密級，應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級； —— 檔號，應依據建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類 號和案卷流水號． 案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞． 案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統一正式填寫． 7． 4． 4 卷內備考表 15 一一卷內備考表要標明卷內文件 的件數、頁數。不同載體文件的數量(見示例 )，說明 組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等． 示例；文字材科 20 件， 100 頁，照片 IO 張，附圖 1 張． —— 卷內備考表排列在卷內文件之后． —— 互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明 其載體形式． 7． 5 案卷裝訂要求 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式 。圖紙可不裝訂．但同一項目應統一 . ． 2 案卷內不應有金屬物． 單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章．檔號章內容有： 檔號、序 號． ． 4 外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序，文號及裝訂形式． 7． 6 卷皮、卷內表格規格及制成材料 卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種．其外表規格為 310mmX220mm．厚度分別為 lom m、 20mm、 30mm、 40mm， 50mm．用牛皮紙板雙裱壓制． 7． 6． 2 案卷內封面，卷內目錄、備考表的尺寸為 297mmX210mm． 16 7． 6． 3 卷盒和卷內表格印制應清晰端正． 7． 7 聲像材料整理 聲像材料整理時應附文字說明．對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄． 7． 8 項目文件的歸檔 7． B． 1 建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后。將經整理、編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求．向建設單位檔案管理機構歸檔． 7． 8． 2 根據基本建設程序和項目特點．歸檔可按階段分期進行．也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。 7． 8． 3 歸檔文件應完整、成套、系統．應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況 ,圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備 。文件質量應符合 5． 5 的規定． ． 4 勘察、設計、施 工及監理單位需要向本單位歸檔的文件．應按國家有關檔案管理的規定和附錄 A 的要求單獨立卷歸檔． 7． 8． 5 外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文 ,經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔． 7． 9 項目文件的歸檔審查 施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后．應依次由竣工文件的編制方、質監部門、 17 監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審 ,經建設單位確認并辦理 交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構． 7． 10 項目文件的歸檔時間 除受委托進行項目檔案匯總整理外 ,各施工承包單位應在項目實 體完成后三個月內將項 目文件向建設單位歸檔 。有尾工的應在尾工完成后及時歸檔． 8 項目檔案的整理與移交 8． 1 項目檔案的整理 全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織．其內容包括： a)根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號覿則以及項目實際情況，設計、制定統一 的項目檔案分類編號體系．小型項目直接按項目、結構或專業分類 。大中型項目按工程或專業分類．下設屬類． b)依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號 。生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的 ,建設單位(并責成設計、施工及監理 單位 )可用鉛筆臨時填寫檔案號． c)對全部項目檔案進行清點、編目 ,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。 d)負責貫徹執行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格． 8． 2 項目檔案的移交 18 8． 2． 1 項目檔案驗收合格后 ,建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其他有關單位辦理檔案移交．凡分期或分機組的項目，應在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。 8． 2． 2 建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙 張數等，并有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理． 8． 2． 3 竣工驗收以后，在大中城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在 6 個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建沒及其管理有關的項目檔案． 附錄 A (規范性附錄 ) 國家重大檔案建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 序號 歸 檔 文 件 保管期限 建設單位 施工 單位 設計 單位 1 可行性研究、任務書 項目建議書及報批文件 永久 長期 項目選址意見書及其報批文件 永久 長期 19 序號 歸 檔 文 件 保管期限 建設單位 施工 單位 設計 單位 可行性研究報告及其評估、報批文件 永久 長期 項目評估 (包括借貸承諾評估 )、論證文件 永久 長期 環境預測、調查報告、環境影響報告書和批復 永久 長期 設計任務書、計劃任務書、報批文件 永久 永久 2 設計基礎文件 工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、 化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明 永久 永久 地形、地貌、控制