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7學校檔案管理工作規范]規范檔案管理(編輯修改稿)

2025-09-19 19:11 本頁面

　

【文章內容簡介】、設備等專題性、成套性的檔案，按階段、項目、型號等分別組卷（具體參閱各工作規范）。（ 3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內容、項目組合。確定文件材料的保存價值，要根據學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判斷：（ 1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、第 6 頁共 12 頁社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；（ 2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管；（ 3）凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。對上級發來的文電，除少數直接針對本校，并要執行的重要文件，應永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。卷內文件排列，卷內文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后。編目。卷內文件材料按排列次序打印卷內文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質內容或無題名的，要重新擬定并在前后加。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應概括出主要內容。聲像材料應按規定內容標出與紙質載體、不同聲像載體之間的參見號。填寫備考表應將卷內文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢查人應是立卷單位負責人。案卷題名。案卷題名應簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內容、名稱（文種）等。字數不超過 50 個字。第 7 頁共 12 頁案卷裝訂。案卷裝訂前要去掉卷內文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應填寫的項目。（四）歸檔時間和手續。黨政部門和按年度歸檔的部門應在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內主辦部門應將全部相關材料整

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