aha_齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采購與供應管理咨詢報告(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 ERNET 進行網上下訂單；與供應商之間建立自動訂貨系統和由廠商管理庫存（ VMI）。 第二章 采購與供應管理咨詢方案依據原理介紹 一、 采購與供應管理的基本概念與作用 采購與供應管理的定義是：在正確的時間、以合適的價格、恰當的數量和良好的質量向組織提供原材料、服務和設備的過程。 采購和供應管理的目標是： ? 提供不間 斷的物料，使整個組織正常運轉 ? 使存貨和損失保持最小 ? 通過提供合格的原材料保證產品的質量 ? 選擇和發現有競爭力的供應商 ? 以最低的總成本獲得所需的物資 ? 以最低的費用來完成采購目標 采購是企業中成本發生的最大領域。下表是北興特鋼的直接材料采購成本與銷售收入之間的比例估算。 鋼種 消耗原輔材料 直接材料采購成本 (元 /噸 ) 噸鋼價格 (元 ) 比例 軸承鋼 廢鋼 3300 % 生鐵 鐵合金 輔助材料 合計 合結鋼 廢鋼 3200 % 生鐵 鐵合金 輔助材料 合計 碳結鋼 廢鋼 2600 % 生鐵 鐵合金 輔助材料 合計 表三 北興特鋼的采購與供應與其他企業一樣，具有以下特點： ? 采購對象種類繁多 ? 采購金額大。北興特鋼年采購金額約為 萬元 ? 需要記錄審計線索并嚴格進行監督審計 ? 低效運作導致嚴重后果 ? 需要同其他職能緊密協作 因此北興特鋼的采購與供應管理職能需要得到領導層的高度重視，采用科學合理的職能設計和標準化的運作程序，在有效控制的狀態下高效運行。 二、 采購與供應管理的一般工作程序 圖四顯示的是采購與供應管理的一般工作程序。 圖四 （一） 發現需求 采購產生于企業中某個部門的確切的需求。負責具體業務的人應該清楚地知道他的部門： ? 需要什么 ? 需要多少 ? 何時需要 各部門的業務負責人通過提交年度、半年、月度采購計劃和臨時采購申請單將需求通知給采購部。對于供貨要求，采購部 要告知需求部門供貨提前期。采購部應要求需求部門盡早預測需求，以避免過多的臨時采購申請單。 發現需求 對需求進行 描述：即對 數量、特點 準確說明 確定可能的 供應商并加 以分析 確定價格和 采購條件 擬定并發出 采購訂單 對訂單進行 跟蹤并／或 催貨 接收并檢驗收 到的貨物 清結貨款 供應商績效記錄與考核 產生臨時采購申請單的原因主要有以下幾個： ? 庫存控制出現問題。沒有很好地執行限額領發料規定。或由于盤點、庫存信息更新、庫存記錄出現錯誤而造成庫存信息有誤 ? 市場形勢發生變化，生產計劃進行調整，使原有庫存不能滿足生產需要 ? 采購預算不足，造成庫存不足，需要臨時追加 出現臨時采購申請單有可能導致以下后果： ? 員工在時間壓力下工作容易導致錯誤 ? 交貨提前期縮短可能導致運輸費用和物資價格提高，最終引起采購成本上升 （二） 描述需求 申購部門需要 提出準確、詳細的物資描述。對物資描述是否準確，直接影響到成本。采購的各個環節對降低采購成本的潛在貢獻機會可以用圖五表示。申購部門應根據需求，按照性能價格比最優的原則，提出需求描述。在提出需求描述時，應與采購業務員充分溝通，共同發現降低采購成本的機會。 采購的各個環節對降低采購成本的潛在貢獻機會 高 低 識別需求 描述需求 確定潛在 供應商 選擇供應商 貨物接受 付款 圖五 申購部門可以采用以下一種或幾種描述方法的組合，對需求進行有效的描述 ? 品牌描述。此種方法的優點是可以保證質量、缺點是過度依賴品牌會失去降低采購成本或提高質量的機會 ? 同等規格描述。此種方法規定一種品牌或型號后，還注明可以采購同等規格的產品，給采購部門更多的選擇余地 ? 規格描述。這是最常見的描述方法，適用于標準化產品 ? 功能描述。即準確描述所需產品的功能 ? 工程制圖描述。適用于購買建筑、電動部件、裝配線、鍛件、鑄件、沖壓件等 ? 市場等級、樣本描述。在沒有統一的標準或沒有很好的方法來描述要采購的產品時，可以采用這種方法 （三）供應商分析與確定 采購業務員在尋找潛在供應商時一般通過以下信息來源 ? 商品目錄 ? 行業期刊 ? 互聯網 ? 供應商的推銷員 ? 電話號碼本 ? 供應商評價記錄 對候選供應商進行分析時，除了按照《供應商評價體系》的內容進行綜合評價外，還要對供應商的成本進行預測。成本預測的目的是為了下一步同供應商確定采購價格和條件打下基礎。 供應商成本預測包括制造成本預測和分銷成本預測兩部分。制造成本預測是在假定在合理的效率之下分析供應商的制造成本，進而判斷供應商的報價是否合理。分析常用的公式有： 直接材料成本＋直接人工＋間接費用＝制造成本 制造成本＋財務成本＋管理成本＋銷售費用＝總成本 總成本＋利潤＝銷售價格 分銷成本預測是測算貨物從產地到公司的各個階段所發生的成本。 （四） 確定價格與 采購條件 確定價格底線和采購條件的方法一般包括成本法和市場法兩類。用成本法確定價格底線的方法就是在成本分析的基礎上進行談判，從而獲得較低的采購成本。用市場法確定價格與采購條件的前提假設是價格由市場決定，作為采購方的企業必須接受。但是，采購方可以就非價格方面的因素進行討價還價，如保管貨物、及時交貨和運輸優惠等方面。 確定價格和采購條件的操作方法有兩種：公開招標和單獨談判。適用于公開招標的情況包括：存在三家以上的供應商；商品規格清楚。適用于單獨談判的情況包括只有單一的供應商；供應處于賣方市場；商品規格無法清楚地 描述或使人產生不同的理解。在當前的市場經濟條件下，單一供應商和賣方市場存在的情況極為罕見。因此，北興特鋼在采購中應堅持公開招標的做法。 不論公開招標還是單獨談判，最后都要通過談判確定采購價格和條件。在談判時，要確定的內容包括： ? 質量：規格、質量標準的執行、檢驗、拒收、責任、變更設計等條款 ? 技術支持：產品研發、保修、培訓、備件、包裝、技術資料等條款 ? 供應：提前期、發貨計劃等條款 ? 運輸：運輸價格、運輸工具等條款 ? 價格：折扣、利率波動、進口關稅、稅收支付等條款 采購業務員應熟練掌握北興特鋼對上述內容的要求，掌握市 場行情和慣例，以便在談判中處于主動地位，為企業創造價值。申購部門和法律顧問應協助采購業務員確定上述內容的談判底線。 三、采購與供應戰略的制定框架 根據國際著名采購與供應管理專家 Michiel R Leenders 和 Harold E Fearon 的采購與供應管理理論，制定采購與供應戰略主要是明確以下內容 ? 采購什么 ? 如何平衡質量、成本、價格 ? 批量和庫存水平是多少 ? 誰來采購？集中采購還是分散采購？ ? 采購的間隔期是多長？ ? 在哪里采購？ ? 如何采購？運用哪些流程和物流技術？ 咨詢方案就是圍繞著回答上述問題而提出。 附件一、北興特鋼主要物料經濟批量計算過程 咨詢方案運用以下模型計算（圖六）北興特鋼的庫存經濟批量。 庫存的經濟批量模型成本經濟訂貨批量儲存成本與訂貨成本總和儲存成本經濟訂貨批量＝2 x R x SK x CR ： 年需求量S ： 訂貨成本K ： 儲存成本百分比C ： 單價 存貨時間E O Q提前期L再訂貨水平安全庫存 F圖六 安全庫存 F＝ Z?日需求量的標準差 L Z 是與服務水平 p（缺貨概率為 1－ p）相關的經驗系數，可以通過表四查到。 P 90% 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 99% % Z 表四 對于保證連續生產至關重要的物資、供應源的可靠性低的物資，其服務水平要定得高些。 日需求量的標準差要通過一年正常運轉后的統計數據得出，咨詢方案中的計算中的再訂貨點暫按安全庫存 F＝ 0 計算。 經濟訂貨批量的計算使用表四中的參數，代入公式，即得出表二中的經濟訂貨批量。 物資名稱 年消耗 R (噸 ) 訂貨成本S(元 ) 單價 (元 /噸 ) 儲存成本百分比 (%) 生鐵 500 1270 2 高碳鉻鐵 500 5680 高碳錳鐵 500 4510 硅鐵 500 4300 電極 5000 28210 高鋁磚 500 1500 重油 2020 500 1200 10 表五 注： 1. 訂貨成本為估算。依據是北興特鋼現行的出差補助標準，按省內出差一次 3 天計算。電極的訂貨成本為國際貿易中一次訂貨的成本估算。 2. 儲存成本百分比根據北鋼財字［ 2020］ 4 號《關于下發《材料途耗、入庫折精律核算管理辦法》的通知》中對相 應物資規定的入庫折精律計算。 附件二、采購與供應主要業務流程 周作業計劃生產技術 部計劃主管編制原材料、輔料 需求計劃采購部經理采購采購任務書編制流程 （L 0 1 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采 購 部計劃員編制采購任務書原材料倉庫主管、備品備件倉庫主管、輔助材料倉庫主管提供盤庫資料、 庫存信息結束車間統計核算員根據庫存和 周 作業計劃編制備品備件需求計劃審批生產技術部經理審核車間主任審核通過通過不通過不通過通過財務部經理資金 是否 平衡不通過有關部門經理材料平衡會 否采 購 部計劃員調整采 購 任務書采 購 部長審 核 采購任務書是 采購招標流程 (L02)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司企管部招標書的制作有關部門招標需求總經理確定中標評標委員會開標評標委員會企管部組建評標委員會企管部經理招標方式的確定企管部對外招標企管部公布中標結果評標企管部否決投標 招標需求通過 選擇全部不通過 采購招標合同評審流程 （L 0 3 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司總經理確定中標企管部通知投標人參加開標會議評標委員會當眾開標評標委員會休會企管部組建評標委員會評標委員會集中評審評標委員會資質評審評標委員會專業評審評標委員會價格評審評標委員會合同評審評標委員會淘汰出局評標委員會公布中標結果評標委員會最終談判通過通過通過通過不通過評標委員會全部不通過否決投標結束評標委員會合同簽訂結束 保供物料入庫流程 （ W － 01 ）齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司有關 倉庫主管組織入庫安排采購業務員通知 有關倉庫 到貨倉庫搬運工卸貨入庫庫管員庫管員通知 質保部 驗收庫管員辦理入庫登記質檢部合格不合格質量驗收采購主管供應商檔案記錄數量、外觀驗收不合格結束不合格物資處理流 程 （ L06 ） 采購供應商管理流程 （L 0 5 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采購業務員／采購主管提出供應商候選名單采購部記錄維護采購業務員／采購主管向候選供應商索樣質保部品質評價采購部采購部詢議價采購部簽訂采購協議采購部定期考核及復核采購部目錄列管結束通過品質及生產能力調查采購部重新評價不通過 采購不合格物資處理流程 （ L 0 6 ）齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司判定為不合格的物資辦理退庫手續采購業務員