高校檔案管理數字化、信息化建設(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。3．2解決辦法(1)加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進檔案信息化建設的發展。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發展的學校教育工作中發揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現代化管理進程。(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。第三篇：文書檔案管理信息化建設淺談文書檔案管理信息化建設淺談摘要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發展才能適應這瞬息萬變的社會。現在，一個新的發展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對引言近幾年來計算機技術得到了飛速的發展，高速緩存的大存儲空間的檔案影星管理系統也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現提供了一個好機會。一、傳統文書檔案管理的缺陷由于在傳統文書管理的系統下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。傳統的文書檔案室紙質的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。，保存難度大紙張是大多傳統文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價值。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免的會造成損壞，極不易保存。因此在傳統文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。二、文書檔案實現信息化管理的好處 辦公及使用效率高，文檔時效性強 計算機強大的計算力量在文書檔案管理的過程中發揮了重要的作用，它已經完全取代傳統的手工操作。在傳統的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規范相關內容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統計需準確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。傳統的文檔由于是紙質的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發展的時代，我們已經能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環境影響小等特性使電子文件的保存具有穩定性與長久性。在傳統的文書檔案管理系統下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現與其他信息系統的相互聯系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態。使文檔信息得到充分的共享。由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機技術來對文件實現信息化管理的話，就可以直接通過因特網來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。三、文書檔案信息化管理系統的大概構成和解決的問題文書檔案管理信息系統由各種相關聯的程序、該系統的數據庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此來實現不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現不同的功能，他們各自負責自己的工作，但彼此之間又互相聯系。系統的數據庫可以用來存儲該系統所有文檔的相關信息。數據庫是文檔信息化管理系統的核心，它的一切操作都是以數據庫為基礎來進行的。當用戶需要紙質版的文檔的時候，打印系統就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進行預覽并最后打印出紙質文件。四、文書檔案管理信息化建設存在的問題電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網絡黑手的出現時電子文件存在安全隱患。而且假如出現有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。要想實現對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業人員來擔任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質檔案，在檔案管理方面有著豐富的經驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統的檔案管