機關文件材料歸檔范圍(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 。主要指規范性文件。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規章，具有法律效力，國家檔案局應將其作為永久檔案保管。(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。民政工作會、衛生工作會，包括請示、主管領導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。如市檔案局報市政府關于區市縣綜合檔案館館庫面積標準的請示與市政府的批復等文件材料應為永久。各單位的綜合性的總結、統計報表。(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。(七)上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料。如財政局收到的財政部制發的《金融企業財務規劃》應為永久。(八)同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。劃分永久時，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應該高于上級機關的文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀要，黨員、職工名冊，統計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結、統計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構設置、有領導批示的材料等則劃為永久。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料。如業務培訓、經費開支等。（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如一般的業務研討會、專題座談會、七一聯歡活動等。（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。（四）本機關一般性事務管理文件材料。如職工福利、安全保衛工作的文件材料。（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。如關于增加車輛配置的請示與上級的批復、以下總結、單項統計材料、干部廉潔自律工作情況統計表（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料。如國家檔案局關于汛期檔案安全工作的通知。（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。如機關檔案移交進館、檔案規范化管理體制的函和批復意見的復函。（九）下級機關報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。第九條機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。我國現有各種專門檔案管理辦法、規定近30種，有的辦法或規定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯合發布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯合制定的《企業職工檔案管理工作規定》中包含了人事文件材料的歸檔內容。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標時保管期限。還有建設部和國家檔案局聯合制定的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》標明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規定，我們具體操作中應把握以下原則：國家有規定的，按現有規定執行，如會計檔案、基建檔案。國家沒有規定的，參考已有的文書和專門檔案的規定。第十條機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數據，是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、硬件和軟件環境、文件處理軟件等信息。因為我們現在的網絡和計算機技術發展相當快，如果不對電子文件元數據、背景信息等文件材料進行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔這條還規定了紙質文件材料歸檔的組成要件，在機關文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發等不同的內容，體現了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應當將文件處理單、發文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：第十一條機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。大家知道，原件與副本、復制件在法律地位上是有區別的。《檔案法實施辦法》第二十一條規定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標記，才具有與檔案原件同等效力。這條規定明確了機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關和協辦機關雖然歸檔內容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關，如辦會、辦文中，協辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。這樣規定的目的主要是為了避免將來檔案重復進館，同時也便于協辦機關工作查考利用。按照國家有關檔案工作的法律法規，省級以上檔案館應接收同級機關永久保管的檔案，通過對主辦機關、協辦機關歸檔的內容相同的文件材料保管期限的調整，來有效控制內容相同檔案的重復進館問題。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯合發文或召開會議，確定主辦機關應遵循職責分管的原則。第十二條各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行。有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經國家檔案局審查同意后執行。這次各機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經本機關領導批準后即可執行，只報同級檔案局備案。現在是以“審批制”代替“備案制”。各機關編制的期限表，須經同級檔案局審查同意后才能執行。第十三條在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。這條要求各機關在編制保管期限表時，要結合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。第十四條本規定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行。第十五條本規定自頒布之日起施行，1987年頒發的《國家檔案局關于機關檔案保管期限的規定》和《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。《規定》雖然從發布之日起施行，但對于一個機關來講，按照《規定》實施的相關程序，一個機關編制的保管期限表要經同級檔案局審查同意后才能執行，因此，當新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規定。具體的執行時間后面再講。第三章 如何擬訂機關文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準備工作建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關科學合理、系統完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。要做到以下幾點：１、認真理解國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》，吃透《規定》的要求，把握《規定》的實質精神；２、了解掌握本單位及各內設機構的職能、性質、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數量、載體情況等；３、結合本單位實際情況，體現本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關的內容制定條款。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當遵循的原則嚴格控制普發文件。我們在指導工作中，發現大量的普發文件很多單位都歸檔了，這就會造成檔案館出現大量重份文件。這里明確一點，對于普發性文件，除了上級主管業務部門印發的必須貫徹執行的規范性指導性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動人事工資管理政策性文件。堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內容加文種的形式來表述。國家局8號令是針對全國各級部門的規范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應該是清晰的。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內的，也一定要寫上。因為表制定后，是不能隨意修改的。條款擬寫應盡量準確。如“上級方針、政策性文件”的條款，應改為“上級關于某項工作方針、政策的文件材料”。“本機關的請示與上級機關的批復、批示”應分條編寫，并且應寫明關于什么問題的請示、批復。“國家資產管理文件材料”很籠統，應寫明“國家資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發了一個文件（成委發[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質文化遺產、突出貢獻獎等等。注重文件之間的必然聯系。劃分檔案保管期限時，要考慮文件之間的邏輯關系，如一次會議、一項活動的檔案在歸檔時都要全面考慮。還有如請示和批復都要同時歸檔。沒有批復的請示劃10年，有批復的請示根據文件的重要程度確定保管期限。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應區分不同的保管期限。各機關對人大議案及答復、政協提案及辦理結果定為永久。以下計劃、總結、統計材料是否歸檔應視機關主要職能而定。領導出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料，在歸檔時應對不同價值的文件材料劃分不同保管期限。受到縣級以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內部表彰為30年。處分材料及紀檢、監察工作形成的材料按處分結果劃分保管期限：處理結果為警告的劃為30年，處理結果為警告以上的，劃為永久。通報批評10年，沒有結果的，不歸檔。機關財務預算和財務報告及同級財政部門的批復可以一并劃為永久。四、注意區分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機關比外機關的重要。因為，從保管國家檔案資源的角度，各機關把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。另外，以機關名義發文比以內部機構名義發文重要；主要職能部門形成的比一般事務部門形成的重要；直屬上下級機關形成的比不相隸屬機關形成的重要；作者為高層機關的比基層機關的重要。2．看內容：反映本機關主要職能活動的比反映非主要職能活動的重要；方針政策性的比一般事務性的重要；反映本機關全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機關中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機關典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據性的比普發性、參考性的重要；有時效性的比沒有時效性的重要。從根本上說，我們考慮機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發點，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復和魚龍混雜”。由此出發，區分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內容與本機關的關聯程度、檔案信息利用的回溯時效，把握好期限確定的“度”，相對準確地劃定“重要”與“一般”的界線。第五章 成都市的貫徹實施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據國家檔案局8號令，結合我市實際，制定了《成都市檔案局關于貫徹國家檔案局〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉的實施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規定》明確要求所歸檔的范圍是“機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機關歸檔范圍時，必須將本機關各種門類和載體的檔案，全部納入進去。二、各級機關2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應按期向同級綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規定執行。三、各級機關2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機關應根據《規定》精神，結合本單位職能，重新制定文件材料歸