如何當好一名辦公室主任(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 “主辦”即直接負責具體辦理；“會辦”即會同有關部門和單位聯合辦理；“轉辦”即轉由其他有關部門和負責人辦理；“催辦”作為“會辦”、“轉辦”的有益補充，它是指督促、協助有關單位、部門和人員從速辦理有關事項。無論是“主辦”、“會辦”，還是“轉辦”、“催辦”，辦公室主任都應嚴肅認真，切不可敷衍塞責，草率從事。（二）參謀職責參謀職責指辦公室主任在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是指導者的基本職能，辦公室主任應當理所當然地成為“參謀長”，積極主動地出主意、想辦法，輔助領導決策，認真地履行自己的職責。這既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務。（三）管理職責是指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據國家有關規定和辦公室工作的實踐，辦公室主任的管理職責主要有三個方面：文書管理文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現機關職能的重要手段之一。黨政機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發、印刷、收發、登記、批辦、立卷、歸檔等環節所構成的整個運轉流程。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現在參照各級黨政機關制定的機關公文處理辦法，結合本單位的具體情況，建立、健全各項有關制度；指導、督促各文書處理部門的工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。信息管理辦公室主任輔佐領導決策，發揮參謀職能，主要是通過向領導提供適用信息和依據信息出謀獻策而實現的。（1）加強對信息網絡的管理。（2）加強對信息傳遞方向的管理。一是“追蹤型信息”，即指領導決策形成并付諸實施以后，通過“跟蹤追擊”迅速反映實施范圍以內的有關動態；二是“超前型信息”，即指領導決策之前，向領導提供的能夠反映該決策的基礎、趨向及效應的“資料信息”，或某個 較重要的問題發生之前反映其跡象、趨勢的“信號性信息”。事務管理。包括會議安排、領導用車、對外接待、辦公用具、生活服務等有關事項。（四）協調職責指辦公室主任在聯系內外關系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。協調分縱向協調、橫向協調、內部協調等方面。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領導機關的決策、指令、指示要通過辦公室向各職能部門、下屬單位以及社會傳遞。單位所屬各部門和其他方面反饋回來的信息經過綜合匯集到辦公室，辦公室對反饋回來的信息經過綜合、分析、篩選，供領導決策時參考。二、辦公室主任應具備的基本素質作為辦公室主任，要求綜合素質全面。政治素質、品德素質、心理素質、知識素質等四個方面的素質缺一不可。政治素質是首要素質，要高。政治上不可靠，誰都不敢讓你當辦公室主任。品德素質是基礎，要正。沒有良好的品德、品行，就不適合當辦公室主任，因為別人不會相信你，大家都有共識：人品有問題，豈能當好官、豈能辦好事？這兩方面的素質大家都清楚，不多說。至于心理素質和知識素質，我的理解是：心理素質要強，知識素質要硬。心理素質方面，應做到：急而不燥、怒而不形、喜而不亢；隨和而不盲從、自信而不固執、忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。因為辦公室工作繁雜，辦事慢條斯理肯定不行，要快要急，但不能燥，一燥就容易忙中出錯；喜怒哀樂，人之常情，但辦公室主任要掌握度，不能盡情發揮；特別是遇到受委屈的事，要學會忍讓，退一步海闊天空，但原則問題上必須寸土不讓。知識素質方面，要做到：知識淵博。理論知識要有較強的功底，專業知識要精，法律法規、經濟、科學知識等基礎知識方面懂。知識素質的提高不是一朝一夕的事，但要一天一日地積累。三、履行職責的工作原則和方法藝術：簡單歸納四條：承辦有章，參謀有度，管理有方，協調有術。（一）承辦有章有章就是指有章法、有條理、有程序。辦文要有章法。公文有固定的格式，有相對固定的寫法，有嚴格的審批程序，只能照章辦文，不能隨便更改。辦事要有條理。做到幫忙不添亂、解難不添憂、服務不誤事。辦公室事情往往很多，一般情況下，辦事按照正常程序進行運作。有時這件事還未做完，另外一件事又來了，這個時候就必須區分主次和輕重緩急，視事情的重要性、緊急程度來進行，不能按部就班。辦會要有程序。會議是有制度的，是有一定的程序的。拿我局局長辦公會來說，會議議題的提出與確定及會議召開按以下程序進行：第一步，提出議題；第二步，辦公室將各處室議題收集整理后，填寫議題審批表，按照審簽程序，由主管辦公室的副局長審核，經局長批示后，正式列為會議議題。第三步，準備會議。辦公室將召開會議的時間、地點、參加人員、主要內容等通知與會人員。第四步，開會。辦公室要做好會議記錄。第五步，整理歸檔。這些程序都不能少，如果第一步和第二步不走，會議就不宜開，即使開，效果也不好。會前醞釀很重要，不可少，走程序還可以避免臨時動議。（二）參謀有度大家都知道，辦公室主任履行其“參謀”職責，有其獨特的便利和優勢： 一是辦公室主任工作與領導層的工作同步運行與操作。二是辦公室主任與領導層之間具有經常接觸的便利條件，可以隨時找機會向領導陳述自己的見解和主張。三是辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯系廣泛，客觀上為領導提供咨詢服務，當好領導的“參謀”提供了便利條件。正是由于辦公室主任有“參謀”特權，因此在當“參謀”時就更要把握度，要參在關鍵處，謀在點子上。把握宗旨，謀之有為 一般情況下，辦公室主任是以貫徹和領會領導意圖為使命，并以領會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工作優劣的基本指標；作為“參謀長”，則要依靠獨立的科學研究成果為領導服務，以提出多少真知灼見作為評價其工作優劣的根本標志。因此要把握宗旨，謀之有為，要謀大事，而不是事無巨細，要謀關鍵，要圍繞領導意圖，不能我行我素。一定情況下，辦公室主任既要認真領會領導意圖，又要實事求是，不偏不袒，善于“慎言”，勇于直言，不參雜私人感情，使領導兼聽而明。超前參謀，謀之管用在領導決策前，辦公室主任要有超前思維意識，多算于前，少失于后，不當事后諸葛亮，謀之管用。參謀時盡可能增強工作的主動性、預見性、創造性，為領導出謀劃策、拾遺補缺，與領導“同頻共振”：要注重研究政策、吃透上情，搞好調查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做領導的數據庫、資料庫、信息庫；要認真研究領會組織意圖和領導思路，圍繞領導關心的重大問題進行廣泛深入的調查研究，為領導決策提供真實情況和可靠依據；要廣泛搜集資料，研究各地的新情況、新經驗、新做法，借“它山之石”來攻玉，為領導提出決策預案，供領導借鑒和參考。要通過調查研究，協助領導廣泛收集同決策密切相關的各種信息，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經過加工和篩選，為領導提供選擇的方案；在領導決策過程中，辦公室主任要通過調查研究，收集和整理方方面面的意見反饋，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據，堅定領導決策的信心和決心；在領導決策后，辦公室主任要通過調查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執行情況，協助領導搞好跟蹤反饋，保證決策順利地貫徹落實，或根據變化了的客觀形勢及時進行調整。掌握分寸，謀之有向在領導決策的全過程中，從對領導決策發揮作用的方向上看，可以分為三種類型：一是“順向”參謀，即緊隨領導決策的方向所進行的“輔助性參謀”；二是“逆向”參謀，即當領導的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的“勸阻性參謀”；三是“側向”參謀，即當領導集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領導顧此失彼而進行的“提示性參謀”。這就要求辦公室主任做到：找準方向，找準位置，不以言輕而金口難開，不以位低而隨聲附和，不以好惡而固持己見，不以陰晴而見風使舵，不以理直而氣壯如牛，不以無關而沉默寡言，到位而不越位，盡職而不失職。（三）管理有方前面談到了管理職