三湘小區物業管理信息系統word格式(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 種業務集中面向住戶 ,是公司對外窗口。 畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 9 頁 業務流程調查與分析 通過對物業公司組織結構和各項管理功能的調查，繪制出了較為清晰的 組織結構圖 ，但其只 描述了在組織邊界之內，各部分之間的主要的各種業務活動的情況。這只是一種粗略 的描述，如將其作為新系統的開發基礎還是不夠具體的。因此，還要針對 物業公司的具體的業務進行調查。調查 業務流程應順著 原系統信息流動的過程逐步的進行，內容包括各環節的處理業務、信息來源、處理方法、計算方法、信息流經去向、提供信息的時間與形態（報告、單據等）。調查中還應注意各業務處理中可能出現的問題，以及系統一些例外情況的處理方式。 一般在業務流程分析中，可采用的工具是業務流程圖，這是一種描述系統內各單位、人員之間業務關系、作業順序和管理信息流動的流程圖，是掌握現行系統狀況，確立系統邏輯模型不可缺少的環節。通過繪制 業務流程圖，可以幫助分析人員找出業務流程中的不合理之處，以便優化業務處理過程。 本系統 業務流程圖中的 基本 符號說明如 圖 所示 ： 圖 業務流程圖基本符號 一 .小區物業管理業務流程分析： 整個物業管理公司的業務種類，可分為收費管理業務、業主報修管理業務、業主投訴管理業務等，這些基本業務就構成了小區物業管理的主體 ,并由以下 業務流程分析可知整個過程是以業主 (服務對象 )為中心的一個循環過程。以下簡單的描述了各業務情況 : 每個業主在入住小區時都要在物業公司登記其基本信息，以便公司待查。 報修管理業務 (1)業主在向物業管理公司提出報修服務之前，應填寫一張“報修申請表”，其包括業主姓名、地址、聯系方式、報修日期、報修項目等，交給服務臺接待員。 (2)服務臺接待員收到業主遞交的申請表后，審核其內容，如報修項目超出了 物業管理公司所應承擔的范圍，將“ 報修申請表”退回給業主，并向業主做耐心的解釋。另則，如在報修范圍內，將申請表存底經統計后形成報修統計表供總經理查看。 外部項 系統中人員 處理、加工單據、報表、實物 數據存儲 數據流、信息流畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 10 頁 (3)對成功接納業主報修申請后，向維修部通報具體情況，維修部主管批準后，派遣有關維修組人員上門服務。在上門服務前，應對材料庫存做 相應修 改與記錄 ,而在維修服務后，經有關人員開維修清單，一式兩份， 業主簽字確認， 一份送至報修的業主手中；另一份交財務部做帳。 （ 1）物業管理處 地管理員根據收費標準填寫收費通知單交給業主，在業主把 費用 （包括 保潔保安費、電梯運行費 、 小區 公共設備 管理 、停車費、維修費等 ）交納后，由收費出納員對其項目、時間和數額進行核對確認，開收費收據， 一式兩份，一份送至業主手中；另一份交財務部做帳。 （ 2）同時，對于收到的每一筆，都要在費用收取一覽表中詳細登記，以備待查。 （ 3）對于拖欠 物業管理 費的業主，要定期發出催款通 知書，催其交款。 （ 4）每個月的月底管理處要匯總統計收費情況，填寫匯總表交 財務部 。 物業管理 公司定期向小區業主發放調查表或開通 24 小時語音記錄投訴熱線 ,以便各業主提出對于公司服務質量與態度反饋意見與投訴，使公司高層領導能及時了解小區業主的反饋記錄。 ，每月把各種數據統計一次匯總給總經理，以便其作出決策。 二 .業務流程圖 物業管理 公司具體的業務流程圖如圖 所示 畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 11 頁 不合格業主收費通知填寫收費通知書費用 核對確認 收費收據記帳費用收取明細表檢查違約記錄資金結算統計 匯總表 2接受與妥善處理總經理報修申請表審核合格入戶登記表登記業主資料記錄登記安排維修 派遣統計匯總 匯總表 1維修組服務通知書實施維修費用清單財務部銀行領取材料材料庫存收費標準催款單維修通知單報修一覽表備案維修完工進度表反饋與投訴表反饋與投訴記錄業主圖 物業管理業務流程圖 畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 12 頁 現行系統存在的主要問題分析 三湘物業公司在開發本系統之前，在技術 上基本是采用人工處理方式，因而在物理形態上，三湘物業公司是不存在系統模型的。但是物業公司的具體業務在邏輯上仍然具有其特定的業務流程，各個部門之間的協作關系是比較確定的，整個管理業務過程作為一個整體同外界環境的交流關系也是有章可循的，因而在邏輯形態上，三湘物業公司的的系統無日不在運行中。結合以上小節 業務流程圖 分析，大致可認為，邏輯上的系統功能可用圖 表示。 在圖 中，所有的操作都是由手工完成的，所有的文檔和數據存儲均采用傳統的歸檔式存儲。所以在對業務數據進行處理時要進行大量的重復性的繁瑣操作 ,對于管理 費用核算等計算時雖以計算器為工具進行輔助，但難免出錯。在對歷史數據的查詢、比較等操作中，要翻閱大量的備案文檔，雖建立了索引，但與現代化的查詢方式相比，就顯的效率低下，工作量大。 現行系統的上述弱點，實質上反映 公司在公司服務住戶 的過程中，對信息的產生、傳輸、加工與挖掘分析利用方面存在不足 ，不能滿足公司管理與業務發展的要求，也對公司 形象造成不利的影響 ,這也正是提出新系統的直接原因。 圖 現行系統的邏輯 功能 分析 外部環境 1基本數據維護基本數據當日數據歷史數據報表制作數據查詢各類統計數各類報表查詢報告外部環境 2外部環境 3輸入 輸出輸出畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 13 頁 問題的解決方案 建議采用的新系統，是一個人機系統，采用 C/S 結構（即“客戶端 /服務器”結構），同時為了加強系統的適應能力，采用胖客戶端技術，這樣即使在網絡中斷的情況下，也可以繼續營業。也就是說 ，服務器主要起到存儲數據的作用， 客戶端也保存本機的作業數據。在網絡通訊良好時，客戶端本機的數據庫與服務器端數據庫同步；在網絡通訊有故障時 ,可以與服務器脫機工作，等故障修復后再上傳數據與服務器保持同步。 新系統能夠實現現行系統的功能，并且能克服現行系統的上述弱點，與現行系統相比，將有如下改善之舉： (1)對物業管理 信息的采 集與記錄更加細致與全面 ,能滿足不斷增長的管理需求； (2)利用計算機對數據進 行加工、統計、分析，提高工作效率； (3)實現完成的信息管理流程，支持業務管理制度的完善工作； (4)提供統一格式的計算機打印單據與報表，提升企業形象； (5)重視對歷史數據的存儲保護、追溯、分析，為管理層對企業的經營預測與決策提供及時有效的幫助。 系統可行性分析 經濟可行性 三湘物業管理公司目前由于主要采用以人工方式完成業務，進行報表的制作，對數據進行綜合分析等，所以耗用工時較多，且效率低下。目前公司內部的日成本為： 32 人 *100 元 /人日 =3200 元。我們還不能計算出因效率低下而給物 業公司帶來的無形經濟損失，如果把這一部分也看做成本的話，那將遠遠超過剛才計算的數額。而如果開發一個能滿足業務要求的物業管理信息系統，在采用 生命周期法的前提下 ,從問題的識別到系統實施、評價、維護，開發周期以一年計，共需人工成本 11000元，各種軟硬件成本 18000，日常維護費用 4000 元，共計成本費用 33000 元，其低于目前的人工費用總和。同樣，我們也無法估計出由于系統的開發應用使 物業管理公司管理與工作效率提高而帶來的無形的巨額經濟效益。而且，由于系統在未較長的一段時間內穩定地發揮作用，這對于物業管理公司提高 物業管理水平有很大幫助。由此可見，開發此系統在經濟上完全可行。 技術可行性 從目前市場上比較流行的數據庫開發、管理軟件來看，對于比較簡單的中小型數據庫， Microsoft Visual 和 Microsoft Access2021 的結合無疑是在實畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 14 頁 際應用中較為成功的一種解決方案。前者為用戶提供了 Windows 所一貫堅持的非常友好、操作簡單的用戶界面、完善而強大的數據庫操作功能（通過 Visual Basic for Application 結合 SQL 語句實現）和簡 潔明了的數據庫接口；后者則可對數據庫實施操作、維護和權限識別功能，也可通過 Visual Basic for Application 與 SQL 語句的結合對數據庫進行更復雜的操作。 結合本系統實際， 三湘物業管理公司 的日業務量在不斷的增大，但是其 物業管理 管理的水平和復雜程度相對而言還是可以分析清楚的，經系統的前期分析，可以設計出符合實際需求、易于理解、易于操作、易于維護的數據庫系統。對于 Microsoft Access2021 而言，管理這種規模和復雜程度的數據庫是游刃有余的。同樣對與Microsoft Visual 來說，對數量較少的表 (table)和其間關系 (relation)進行比較簡單的操作是其擅長的功能，無論是查詢、統計或利用數學公式進行趨勢預測，都能順利完成。 因此 ，開發 實施本 系統 ，從軟件的角度看，是 完全可行。 2. 開發的硬件可行性 開發本系統所使用的軟件對于計算機硬件有一定要求，特別 Microsoft Visual 對計算機的主存、主頻、外頻、外存 (主要是硬盤容量 )都有比較高的要求 ,否則將影響到本系統的正常運行，甚至導致數據計算的失誤的比較嚴重的錯誤。 基本要求如下： （ 1） Microsoft Windows /98/2021/XP版本。 （ 2） PⅢ或更、高的微處理器。 （ 3） Microsoft Windows 支持的 VGA 或更高分辨率的顯示器。 （ 4） Microsoft Visual 32RAM。 而 Microsoft Access2021對系統配置的要求遠底于 Microsoft Visual 對系統配置的要求水平。因此，從 市場上目前比較流行 的硬件水平來看，這種要求對于 物業管理公司 ，完全可行的。所以，在硬件方面，本系統的開發也 是可行的。 操作可行性 如前所述， 三湘物業管理公司 內部大多數人員從未用過類似的 物業管理 信息系統，但是 Windows 友好的用戶界面和本系統良好的安全性設置，可以使其內部員工在系統時時人員的指導幫助下很快掌握系統的使用方法，而無因操作失誤而引起系統出錯之虞。不僅如此，我們還可以編寫出詳盡的“用戶操作說明書 ” ，為用戶的正確操作給以圖文并茂的形式加以說明。同時，在開發過程中，我們還可以盡量給用戶以方便，考慮到用戶需求的實際情況，在輸入界面、查詢界面等部分添加解釋或提示，幫助用戶盡快掌握本系統的使用方法。 綜合上述 ,由以上經濟、技術、操作三方面的分析可以看出，本系統的開發時機成熟，從多種角度考慮，都是可行的，所以公司決策層同意開發和使用本系統。 畢業論文 —— 三湘小區物業管理信息系統 第 15 頁 第三章 新系統邏輯方案 這一階段是系統分析的最后一項活動，也是形成系統分析結果的關鍵工作。不但要利用前幾個階段的工作成果，而且要在此基礎上進一步調查，明確問題，進行創新。它的主要目標是明確用戶的信息需求，全面、系統、準確、詳細地描述新系統應具備的邏輯功能，提出新系統邏輯方案。 本系統 的邏輯模型主要以系統的數據流程圖和數據字典為主要的描述工具，從邏輯上精確地描述了數 據加工、數據的輸入和輸出、數據的存儲以及數據的來源和去向。該邏輯模型超越了現有的組織機構、完全脫離一些物質要素， 進一步舍去物質，抽象出信息流，詳細調查數據及數據流程，按信息系統中的數據流和數據結構來描述系統的概貌。 數據流圖描述 反映 數據流在系統中流動和處理情況的圖稱為 數據流圖 ,它是描述 系統 邏輯模型 的工具之一。 數據流圖 （ Data Flow Diagram,DFD）是便于用戶理解系統數據流程的圖形表示。它能精確地在邏輯上描述系統的功能、輸入、輸出和數據存儲等，而擺脫了其物理內容。 數據流圖 是 系統 邏輯模型 的重要組成部分。 數據流圖 其基本符號如圖 所示 : 數據源或終點 加工 ( 處理 ) 數據存儲 數據流圖 數據流圖基本符號 （ 1）首先，根據對 三湘小區物業管理信息系統建設的總體要求，確定系統的外部項，即系統數據的數據來源和去處。通過分析，掌握本系統的外部項和輸入輸出數據流，繪制 本系統的 關聯圖 ， 見圖 。 有關關聯 圖 中 數據流 說明如下 : F1： 報修申請 信息； F9: 查詢響應信息； F2： 維修安排 信息； F10： 收費一覽信 息 ； F3： 物業基本 信息 （業主、房屋、員工信息） ； F11：綜合統計信息； F4： 儀表（水表、電表、煤氣表）數據 信息； F12：業主交款信息； 畢業論文 —— 三湘