財務文員崗位職責(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 文員都有自己的職責范圍,該由領導去完成的工作盡量讓領導去做,作為文員,你可以提供最全面的協助,千萬不要為了給領導留下工作積極,表現能力,或者認為自己甚至比領導還能干,這是典型的出風頭....不可取!4:社交越位:文員經常會陪同領導參加一些社交活動,應該注意的是盡量突出領導的地位,自己哪怕是口才超越領導也要退居二線,因為你是文員,場面上的應酬你能應付,一旦具體到公司具體事務以后,你就會發現自己仍然需要請示身邊被你冷落的領導!這會讓場面變得很糟糕,也會讓自己在領導眼里成為一個 不懂得尊重自己的人!文員工作中要注意自己的權限范圍!除了處理企業行政事務或接受上司授權處理有關業務或事務之外主要要明白以下幾點:前臺文員工作職責，做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并傳達給相關人員，不遺漏、延誤；、基本咨詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規范，保持良好的禮節禮貌；，及時填寫登記表，并于第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經理；，并保持整潔干凈；；認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務。前臺文員服務規范造訪：客戶或來訪者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭。單個人問候標準語如下：“先生，您好！”或“先生，早上好！”“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”“您好！歡迎來到xx公司。”來者是二人，標準問候語則為：“二位先生好！”“二位小姐好”“先生、小姐，你們好！”來者為三人以上，標準問候語則為：“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”對已知道客戶或來訪者姓名的，標準問候語如下：“x先生好！”“x小姐好！”對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用“單個人問候標準語”并看到客戶點頭或聽到客戶跟說“你好”之后，還可選用如下標準問候語：“先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”a)引導客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；b)當場解答或電話通知相關業務接待人員出現，介紹時先介紹主人，后介紹客人；c)引領客戶或來訪者接觸相關人員，行走時走在客戶或來訪者側前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；d)進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應再進。進入后，回手關門；e)介紹雙方，退出。如相關人員抽不開身回應，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。當值前臺為女性，著職業套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領帶。禁忌：頭發臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛生。電話：1．聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；2．聽話時先問候，并自報公司、部門。標準語如下：“您好，xx公司！”或“您好，這里是xx公司！”對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。咨詢家裝業務：先生(小姐)，關于這方面情況(家裝咨詢)，讓我們公司客戶顧問x先生為您服務吧，他可以全面、專業地解釋您所想了解的問題，我把電話轉過去，請稍等。聯系業務：與本公司關聯的業務則轉接相關部門相關人員；無關聯業務，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現在沒有這方面需要，請您聯系其他公司吧，謝謝！找人：先生(小姐)，您找的x先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)預約了嗎？請您稍等。(然后接通本公司x先生的電話，詢問轉接與否。)不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉給能處理的人，在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要地告訴接話人；通話簡明扼要，不應長時間占線。結束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。商務文員工作職責與流程文員隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：準備階段當領導確定出訪后，文員要在出發前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。（1）思想準備。文員要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。（2）組織準備。文員要做到：根據領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發出訪方案和日程安排；與邀請單位聯系，使其有所準備。（3）資料準備。文員要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。（4）物質準備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。出訪階段（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從文員都要做好記錄，以便事后分析、研究。文員看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從文員如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。（3）及時同企業聯系。在領導出訪期間，文員要同原企業及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業，使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。（4）處理好日常事務。隨從文員要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協調，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。結束階段隨從文員要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：（1）做好返程安排。聯系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食