辦公室公文寫作注意事項(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 平行文：指不相隸屬機關之間的行文。不相隸屬分兩類型：（1）同一系統內的組織機關。另外，上級機關的部門與下級機關是平行的。上級機關里的部門不要發文。例如人事部里的各個司，對外不要自主發文。（2）非同一系統，不分級別高低都用平行文。對等的、橫向的機關行文鼓勵用函。行文關系舉例說明：通知。“印發公文”用于本單位的公文，如“關于印發的通知”通知屬于下行文，不能給領導機關發通知，也不能給同級單位發指示性的通知。給同級單位只能發告知性的通知，如企業改制、地址變更等，才能給平行單位發通知。通報屬于下行文函。靈活，可上行、平行、下行。答復問題用復函，詢問批準用問函。“關于請求設立＊＊機構的函”“關于請示＊＊調動工作的函”三、規范公文的格式公文各要素標識規則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數序號。秘密等級和保密期限。緊急程序。發文機關標識。發文字號。簽發人。（見P27）公文份數序號：絕密、機密文件才用秘密等級和保密期限：黨的公文標在左上角，行政公文標在右上角發文機關標識：文件（紅頭），聯合行文時，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。發文字號：機關代字＋年份＋順序號，例：〔2000〕1號，位置：居中或左下方機關代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯合行文只標主辦方字號。簽發人：上行文應注明簽發人和會簽人姓名（見P28）（二）主體公文標題主送機關成文日期生效法定標識公文標題。公文標題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標題規范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標題在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標題有三項要求：（1）準確揭示公文的主題內容。揭示主題內涵，做到涵義明確。內涵不應讓人產生歧義。如“紀委關于錯誤的處理決定”，應改為“紀委關于所犯錯誤的處理決定”“縣政府關于我縣遭受自然災害的請示”應改為“縣政府關于妥善處理自然災害的請示”“關于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應把“開展”去掉《關于出國考察的請示》標題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標題應在“關于”后面加上“同志”或“代表團”，《局關于河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經費”的問題。因為事由不夠清楚，往往使一些請示事項不能及時得到辦理。此標題應改為《局關于解決河流治理經費的請示》揭示主題外延，做到范圍限定。“關于舉辦文秘干部培訓班的通知”不能寫成“關于培訓文秘干部的通知”（2）文字簡明通順A歸納概括。從邏輯學講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國人民代表大會有權罷免下列人員：（一）中華人民共和國主席、副主席；（二）國務院總理、副總理、國務委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；（四）最高人民法院院長；（五）最高人民檢察院檢察長。目前經修改后為：全國人民代表大會有權罷免由它所選舉或決定的最高國家機關的組成人員。B只揭示主題。公文標題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。C防止和文種重復。即同義反復。“對此我們達成一致共識。”“一致”與“共識”是重復的 “他是個非常年輕的小伙子。”“年輕”與“小伙子”是重復的。“關于申請經費的請示”申請與請示是重復的（3）符合語法發文機關 ＋ 內容 ＋ 文種 ＝ 標題發文機關（作者）＋介詞（關于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標題如“冀州市醫院關于做好春節期間安全保衛工作的通知”注意以下四個問題：A標題后面不要標點符號，不能當成完整的句子，標題里也一般不用標點符號。國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規定一般不用，不是一概不用，具體講應該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時可用空格代替。區政府辦公室關于印發《區長在會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應該使用標點必要的應用：公文標題中涉及的法規性文件名稱和書報刊名稱應當使用書名號。例：國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知公文標題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關于命名“石家莊十大發明項目”“石家莊十大著名商標”的決定公文標題中涉及的對某些內容進行必要注釋或者補充的成分可以使用擴號。例：國務院辦公廳關于對出國（境）招商活動加強管理的通知公文標題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務院辦公廳關于２００１年春節、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內容不要重復使用介詞。如有“關于”就不要寫“對”例：關于對同志的通報 “關于”不能和“對”同時出現對：專指對象 關于：大范圍的“單位對進行審計的通知”不能寫成“單位關于對進行審計的通知”C結構完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發文機關。D標題排列。多行標題字數勻稱、結構得當。分行時注意結構完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關”下一行寫“于”通知的標題：發文機關＋轉發/批轉/印發（發布）＋原文件標題＋文種（通知）轉發中的“四個省略”，即在轉發中可酌情省略介詞關于、助詞的、書名號、通知。一個文件標題里最多只能寫三個通知。特殊情況可以直接寫轉發文件的標題。例“轉發財政部關于解釋《基本建設財務管理規定》執行中有關問題的通知”如不采用直接轉發辦法，標題將變成《轉發黃委財務局關于轉發水利部轉發財政部關于解釋〈基本建設財務管理規定〉執行中有關問題的通知的通知的通知的通知》當批轉、轉發對象也是通知時，可省略去第一個“關于”和最后一個“通知”。例：某省人民政府要用通知轉發《國務院關于開展全國第三產業普查工作的通知》時，其標題應為《XX省人民政府轉發國務院關于開展第三產業普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關于轉發國務院關于開展第三產業普查工作的通知的通知》。直轉的文件要在正文里寫詳細主送機關要求：（1）除普發性公文，只主送一個機關。請示公文只報送一個單位。（2）在一般情況下不要送給領導人。不是領導人特別交辦的，不要報送給領導人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導致文件漏登記或丟失。（3）主送機關明確具體。不要寫“各有關單位”，部署任務一定要把對誰寫清。主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。成文日期。表示公文正式確立的時間。法律與法規在附則中還要寫明生效日期。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字。確定成文日期的依據：（1）領導人簽發的日期。（2）聯合發文，以最后簽發日期為準。（3）電報以發出日期為準。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數字的0代替。黨的系統對成文日期沒有嚴格的要求。公文生效的標識。（1）印章。（2）領導者簽署。印章：除會議紀要、電報外，都要蓋印章。用印制度：（1）啟用相關領導批準。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規范。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。（2）印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。聯合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。當排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應調整行距解決，不能采取標識“此而無正文”的方法解決。簽署：領導人在文件正文上簽字叫簽署。領導人在發文稿紙上簽字叫簽發。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領導人可以簽署，副職不能簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內容的規范化的詞或詞組。只要是公文就應該標注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。主題詞的選詞問題。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。動名詞（有時當動詞有時當名詞的詞），當動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現一詞多義時要用規范詞。單位名稱使用要規范，地名要規范。如果用到譯名時，應同新華社的叫法。主題詞的標引位置：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。數量：加上類別詞不要超過六個順序：