會議、接待管理制度(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 修改。或請發言者重復與會者提的意見、建議、要記人名（五）會議記錄的修改定稿打印前，請主席簽字批準與會者指出錯誤，主席或秘書可改會議記錄一經簽名，不能再改動四、確保會議期間信息的溝通（一）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入會議，掌握第一手資料（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用（4）注重實效，并收集反饋信息（二）會議期間的對外宣傳（1）妥善處理與新聞媒體的關系（2）注意內外有別，嚴守單位秘密（3）選擇宣傳內容應堅持對象、效果、時效、費用的原則（4）收集媒體對會議的報道提供給領導（5）為領導召開記者招待會提供資料五、編發會議簡報（1）類型綜合型、專題型、實錄型（2）格式 報頭、報核、報尾（3）要求 簡練、快捷、準確六、值班保衛工作（一）值班工作值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志；作好信息傳遞（二）保衛工作重要與會者人身安全保衛重要文件的保衛會場和駐地的保衛會議設備的保衛與會者貴重物品的保衛七、監督會議經費的類型會議經費的類型（1）與會人員交費（2）參展商交費（3）聯合主辦者交費（4）廣告、贊助和捐助（5）公司分配（6）其他收入項目會議經費使用的主要方面（1）文件資料費（2）郵電通訊費用（3）會議設備和用品費（4）會議場所租用費（5）會議辦公費（6）會議住宿補貼費（7）會議宣傳交際費（8）會議伙食補貼費（9）會議交通費（10）其他開支會議經費使用的監督方法（1）報告和會議（2）授權與自我控制（3）質量（4）損益平衡表（5）比率分析（6）審核時要逐項細審第五篇：接待管理制度接待管理制度15篇接待管理制度1第一條對外接待原則接待工作應遵循39。平等、對口、節約、周到、保密39。的原則,使客人高興而來、滿意而歸。平等原則:對來賓無論職務高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。一般情況下,級別與權限相等,同級別出面,特殊情況高規格接待。對口原則:公司接待任務原則上由各業務對口部門負責。重大接待工作和活動,由行政部協助完成。節約原則:內部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費。周到原則:接待程度應銜接周密,接待方式應完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。保密原則:向來賓介紹情況時,應注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。第二條來賓接待流程(一)確定來訪人員及行程行政部接到接待任務后,應盡快確定來訪人員的名單,包括人數、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯系人及聯系方式。根據客人的來訪時間安排,擬定相應行程。(二)來賓接待包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。用車安排:根據客人的級別、人數確定車輛安排,并在車內準備礦泉水以方便客人飲用。迎接工作:根據來訪人員人數、出發時間、地點、飛機或火車的班次,到達目的地的時間、地點,我方人員需提前十五分鐘到達接待地點迎接,并準備好標有集團logo的接待牌,視來訪人員重要程度準備鮮花、橫幅,客人到達后,我方接待人員應主動上前幫忙搬運行李。住宿安排:視具體情況預定不同標準的酒店,合理安排客房。提前了解所預定酒店房間的`口碑與服務質量、周邊環境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機號及近幾日城市天氣預報。安排妥當后,待來訪客人到達時將房卡轉交,并告之早餐用餐時間和地點。餐飲安排:可根據來訪人員的停留時間提前安排不同的酒店就餐,體驗不同的餐飲特色。也可根據來訪人員的喜好預定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。會議安排:明確會議時間、地點、參會人員名單等(具體事項見會議接待流程)。參觀安排:根據來訪人員的停留時間,擬定相應參觀路線。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區等。參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯系好項目負責人,做好講解工作。參觀著名景點我方人員需提前聯系好景點導游。我方人員還需準備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。禮品安排:根據來訪人員的身份、級別、喜好、民族習慣選擇合適的禮品,在適當的時候送給來訪人員。臨送安排:(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預定飛機票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達目的地時間的表格。(2)提前將飛機票或者火車票送交來訪人員,并且根據重要程度安排好vip通道。(3)安排我方接待人員去飛機場或者火車站歡送來訪人員。(4)告知來訪人員返回地天氣預報,方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進行確認。(三)其他事項:接待任務完成以后,做好后期工作。例如:發送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。做好接待行程總結,由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項、入住酒店及房型、用餐、準備禮品等具體情況詳細記錄,作為檔案資料進行保存,以便客人今后來訪備查,并總結經驗、改進后續工作。第三條其他(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。(二)接待人員需著正裝,男士應穿西裝、打領帶,女士應著正規套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要注意個人言行舉止及儀表。第四條會議接待工作流程(一)會前準備:會議策劃:根據參會人員級別、人數,靈活掌握會議規模,預定適合的會議室。會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應主動了解會議名稱、時間、地點、參會人員情況及會議接待要求等,并準確傳達會議信息,以便做好會議接待的準備工作。準備會議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會議室擺放鮮花、水果等。會議酒店預定、用餐安排、車輛安排等。(二)會場布置:會場布置工作務必在會議開始十分鐘前完成,主要從會場環境、會議所需物品的準備及擺放、所需設備調試著手。會場環境:確保會議室內空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。物品準備及擺放:根據會議需要準備好白板、紙、筆等會議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。設備調試:按會議需要做好投影機、幻燈機、麥克風等設備調試工作。(三)過程服務:開會前十分鐘,我方參會人員做好會前迎接準備工作。由秘書處人員做好會議資料收集、整理、會議記錄等相關秘書事務服務及翻譯服務。會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應盡快整理會場,補充并更換各種用品。秘書處根據客人需求,做好各地返程飛機票、汽車票、火車票的預定服務。會議結束必要時,拍照留念。會議結束后,安排車輛歡送客人。(四)會后整理:會議結束后,仔細檢查會場,看是否有遺忘的東西和文件等。設備設施是否有損壞,做好相應記錄,以便及時維修。使用器皿需及時撤下清洗并消毒。清理會議室衛生,恢復會議室環境干凈、整潔。理好設備,并關閉相關電源,確保安全工作。秘書處人員于會后做好會議紀錄整理工作,并做好會議紀錄及會議照片存檔工作。第五條宴會接待流程(一)人員確定:根據客人和公司領導的雙方安排,確定安排宴會的人員名單，地點、時間。(二)宴會地點確定:我方人員需提前安排好宴會地點,并提前通知客人。(三)迎接工作:我方需根據客人不同的級別安排車輛,事先迎接。(四)時間安排:我方時間安排需銜接準確,提前到達宴會廳,如有特殊情況不能及時到達,需提前電話告知客人,并致以歉意。(五)酒水、禮品準備:通過公司人員內部商量或客人喜好,適當進行酒水、禮品的準備。(六)用餐注意事項:提前了解客人的飲食習慣(例如:回民),安排就餐時注意菜品的選擇。宴會過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。接待管理制度2:規范客戶接待流程,保證客戶來訪效果。適用顧問經營部。部門/崗位工作內容部門負責人統籌安排接待工作接待人員負責全程跟蹤其他部門配合協調,明確接待要求。,接待人員則主要安排參觀及交流。,接待人員則主要安排洽談和參觀,(如pp稿和投影儀的準備)。、來訪日期、返程日期、來訪目的和側重點以及是否需要我司提供相關協助等信息。,經公司總辦/人力資源部確認后,以郵件或傳真的形式知會客戶方。,接待人員提前填寫《參觀接待登記表》,發總辦安排各物業服務中心相關人員做好接待準備工作。,保證計劃的實施。,比如:接機牌、歡迎豎牌、桌牌、禮品袋、相應項目簡介資料、礦泉水、鮮花、溫馨卡片等。,安排相應茶水或點心。,如面積、入伙時間、風格特點等。,接待人員應保存客戶聯系方式,與客戶保持聯系。《顧問客戶關系管理辦法》執行。《顧問客戶關系管理辦法》《參觀接待登記表》接待管理制度3萬和城銷售接待流程管理制度一、來訪客戶接待銷售人員在接待客戶之前,應將所需資料、名片、便簽紙、計算器等準備就緒,按照案場制定之接待客戶順序表依次迎接客戶,由銷售主管負責隨時抽查排位,銷售主管負責監督排位情況。客戶進售樓處時,a位(第一順位)主動上前向客戶問好(歡迎參觀**萬和城),迎領客戶進入售樓處,b位(第二順位)業務員負責協助(倒水等),接待過程中應首先遞出自己的名片,同時請問客戶貴姓,以便接待過程中對客戶稱謂。非就餐時間,原則上a、b、c位不能離開前臺,如有特殊情況a位業務員需短暫離位,由b位業務員負責接待,a位返回后,繼續保持a位。就餐時間內,a位業務員離位,由b、c、d位業務員順延接待,a位返回后保持其原有排位順序。業務員在接待客戶過程中,應力求專業、嫻熟、詳盡的介紹樓盤情況,并自然地記錄下客戶的稱謂、聯系電話及購買意向,盡可能為下一步跟進打好基礎。特殊情況下可借助組長或主管為客戶解答。在帶客戶看模型或看房過程中,應始終位于客戶左前方,并為客戶提供一切方便(如開門、開電梯、引路等)。客戶離去時應將其送至售樓處門外告別后方可返回。每接待完一位客戶,應及時、詳盡將客戶資料記錄下來,并反饋在當日的來人登記表中或b級卡中。接待完客戶,應及時清理談判桌,保持其整潔、干凈。接待用語統一為標準普通話,接待過程中客戶用普通話,接待人員也用普通話,接聽來電也同樣執行(如遇老鄉為拉近關系可運用鄉語)。二、售樓處前臺接待制度銷售人員每天接待順序依次排為a、b、c、d……位。每接待一位客戶,由當事銷售人員在客戶來訪登記上記錄,銷售主管監督協調排位接待客戶,按輪接順序依次排位。集團公司領導或友公司領導進入售樓處前臺必須全體起立以示尊重,并齊聲高喊“歡迎參觀”。a位不得空位,如無故有空位出現,追究a位責任。如a位已通知b位,而b位沒有及時補位,則追究b位責任,以此類推。銷售人員接待完客戶并完成應做工作后應立即回前臺補位。如客戶來時a位正處理工作事務,由b位接待客戶。a位處理完事務后補排a位,同上情況其余排位同事完事后仍歸原位。銷售人員不得在控臺看任何無關房產銷售或房產類咨詢信息之報刊書籍。三、來電接聽來電接聽順序按電話輪接制度執行。負責接聽的39。業務員應準備好備忘錄,在鈴響三聲以內拿起話筒,應答為“您好!**萬和城售樓處,有什么可以幫到你”耐心地聽對方把話說完,并記錄重點。如果是業務咨詢類電話,應準確、簡潔地為客戶介紹,誠懇邀請客戶親臨售樓處詳盡了解,并順其自然地留下客戶的姓名、電話及其它資料,同時把自己的姓名、電話留給客戶,以便客戶以后向你咨詢。對于有疑問的地方要提問,重點處如數據、時間、地點等要復述確認一下。若對方要找的人不在或正在接待其他客戶,可告之客戶該業務人員正在接待其他客戶,請對方留言,事后通知到對方要找的人,或將此電話轉到相關部門(組長)去處理,切忌自作主張或馬上掛掉電話。道別后,待對方掛機后再輕輕放下聽筒。電話接聽完畢,應及時、詳盡將客戶資信記錄下來,并反饋在當日的工作報告中。四、接聽電話要領理好內容及準備好可能需要的資料,再撥電話號碼,切勿在用餐、午休及晚間很晚的時候打電話。簡單地互致問候。有條理,有重點,明確清楚地講商談內容,并同時顧及對方的反應,隨時調整自己說話的語氣和方式。隨時將客戶相關資料正確及時填寫在來電登記表中。商談完畢后,有禮貌地道別,注意要在對方掛機后再輕輕放下聽筒。五、工作報告要求銷售人員每天下班前按要求寫出當日來人登記表并交給銷售主管審核。審核無誤再統一交給銷售經理。銷售人員每周日下班前應將一周工作總結及下周工作計劃統一交至主管處。每周日下班前由主管整理出售樓處上周成交報表及工作分析報告,上報至銷售經理。在樓盤銷售完畢后一周內,售樓處各級人員均根據自己的銷售情況匯總一份銷售總結,統一由銷售主管交至銷售經理。其中銷售經理的銷售總結交至營銷總監。工作報告內容要求:來訪客戶情況、接聽來電情況、客戶跟進情況、成交情況、銷售中遇到的問題、工作建議等。每周一銷售經理與主管、銷售員主持研討會,負責解答工作報告中的問題,并對當天工作中成功和失敗的案例進行分析,將相關重要事項傳達至銷售員。接待管理制度4一、目的為樹立公司良好形象，擴大對外聯系和交流，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待，嚴格標準，統一管理”的原則做好各種接待工作。二、范圍