企業信息資源管理案例(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 責信息化建設的人員隸屬于行政管理部。公司層次只設幾個專職，也沒有專門部門。分公司更是連專職也沒有。企業還沒有建立良好的信息化管理體系，職責缺乏明確合理的分工。 （ 2）企業還沒有建立起信息化的工作規程和制度，包括信息系統建設需求的提出、論證、選型、實施等都沒有規范的流程，也沒有明確的職責劃分。 針對上面的問題，同時考慮到總公司、公司、分公司在日常管理上又有一定的獨立性，凱越公司提出了信息化建設在業務上進行垂直指導，在行政上橫向管理的矩陣方式，結合信息集中化管理的基本原則，其信 息化管理框架實現了下面的轉變。（見圖 3）凱越公司在信息化組織設計，建立了集中的信息技術管理和資源共享的機制，將原來掛靠在行政管理部下的信息中心提升為信息技術部，作為獨立的職能部門進行信息技術的管理，并為總公司及其下屬的公司和分公司提供信息技術服務；拓展了信息技術管理的職能范圍，統一系統規劃、建設與管理，如合同管理、信息資產及文檔的管理及 ERP、 CIS、 CRM 等應用系統的建設、實施、維護及技術支持等；統一整個企業網絡、服務器、信息系統（數據庫及應用軟件）及客戶端軟硬件的搭建、維護、備份、升級與管理，以及網絡、 信息系統的安全管理等；建立分布式的信息技術組織布局，在公司和分公司的總工室下設 IT 專職人員，為本公司提供信息技術支持，但業務上受總公司信息技術部的指導。在設計方案中，凱越公司對三層體系之間的職責做了明確的劃分， 總部的信息技術部負責全公司信息化的管理與決策，如進行集中、統一的信息技術管理和規劃，負責全公司網絡架構及網絡安全等 ；公司及分公司層次主要負責信息化的實施與維護。凱越公司通過對信息組織架構的設計，明確了各自的職責，理順了管理流程，使企業的信息化建設有了組織和制度的保障。 實施與執行 除了上述方面，對信息 化建設規劃來說還有一個非常關鍵的問題，即系統的實施及資源配置計劃。只有明確了信息系統建設的時間表、優先級，才能更好地指導系統實施。因此凱越公司在綜合分析了公司戰略、業務及系統現狀后，提出了系統實施計劃。（見圖 4）在實施計劃中，不僅安排了實施的時間表，還給出了系統實施的大概預算及主要的產品供應商，同時提出系統實施需要注意的主要問題等，為以后幾年的信息化建設提供了很好的參考依據。（施能自畢博管理咨詢大中國區董事總經理） 中小企業 IT 辦公平臺 IT 需求和特點 中小型企業正面臨著前所未有的機遇和挑戰，在日益 激烈的競爭環境下，企業需要不斷地調整并優化組織和流程，積累核心競爭力，以面對快速變化的市場，快速地響應客戶需求。以 IT 技術和軟件助力員工，以信息化建設助力企業，是您的不二選擇。 中小型企業通常擁有少量的、甚至沒有專門的 IT 顧問或管理員。大部分企業員工正在使用著多種不同的工作軟件，由于很難獲得及時的 IT 支持，經常要自己進行安裝、配置、維護、殺毒，大大影響工作效率。更重要的是，各種個人工作軟件產生出大量的電子文檔和信息，很難交換、分享、檢索和控制，不得不學習和記憶號碼、地址、路徑、防火墻這些與業務無關的專業 術語。 ERP、 SCM、 CRM 等一些廣泛流傳的業務管理系統，擅長處理結構化數據和剛性流程。對中小型企業來說，定義、創建、維護和更改上述系統還較為困難，非大決心、大投入、大力氣不足以成功實施 。而且，大量的非結構化數據（電子文檔和信息）依然無法處理、柔性流程難以實現。面對激烈競爭，中小型企業需要以快制勝，不斷變化和創新，所以對 IT 技術和軟件的 突出要求 是：易實施、易使用、高效協作、適應變化 。 方案分析 中小型企業可以選擇產品組合 （ 1）協作 OA、（ 2） 業務流程 管理、（ 3）知識文檔管理，來建立一個集成的、可擴展的一體化辦公平臺。 ? 提升個人生產率 協作 OA 囊括日常辦公的常用功能，包括郵件收發、任務安排、即時通信（ IM）、文檔編輯和管理、信息共享、公告通知、內部通訊錄、考勤管理、物品管理等等。用戶端免安裝、免維護、易使用，以人為中心，大幅提升個人生產率。 ? 提升組織生產率 業務流程管理以圖形化設計方式，快速創建、優化和重整 企業業務流程。自動分發數以萬計的電子化任務（單據、報告和文件）到相關人員的桌面，并記錄全部的執行過程。各級主管和員工流暢協作，時空無阻，顯著提升組織生產率。 ? 提升組織戰斗力 透過綜合的文檔組織、編輯、存儲、分享以及 Web 化訪問，知識文檔管理讓所有人都能快速而方便地共享自己的經驗、技能，訪問和學習同伴的信息、知識，從而全面提升員工的技能素質和企業的協作能力，增強企業整體的競爭力。 無論員工在哪里辦公、到哪里出差，一體化辦公平臺將他們連接到一起，保證信息可靠地送達，就好像一個虛擬的、通達全球的大辦 公室。 與傳統的手工或半手工（使用多種個人軟件）辦公方式相比，一體化辦公平臺還第一次實現了企業信息的完全集中和安全保障，將分散在員工個人手里的信息、資源、知識轉化為企業所屬，形成積累和沉淀，根據需要傳承給其他同事或者后繼者。 集團型企業 IT 辦公平臺 IT 需求和特點 集團型企業一般業務范圍廣，經營方式多樣，而且組織機構龐大，地理分布較廣。積極采用 IT 技術和系統，已經成為集團型企業實施內部協作和管控的必要手段，也為不斷發展的業務和經營提供了有力支撐。 集團型企業通常擁有專門的 IT 部門和技術人員， 為各級主管和員工提供著必不可少的 IT 維護和支持。隨著業務量的不斷增長和全球化的競爭加劇，對 IT 系統建設也提出了更高的要求， IT 部門和員工也需要積極應對挑戰。 ? 組織結構復雜，辦公人員眾多。 ——如何加速不同部門和人員之間的協作，進一步提升全員工作效率和個人生產率？ ? 大量信息分落各處，難以迅速發現并作出決策。 ——如何及時傳達并落實總部的戰略和目標？如何及時監控下屬公司的銷售、項目、財務等信息？ ? 工作隨意性較大，風險評估不足。 ——如何加強工作的專業化、規范化、流程化，減少潛在風險，提高客戶服務質量？ 即使 已經實施了 ERP、 SCM、 CRM 等一些廣泛流傳的業務管理系統，它們擅長處理結構化數據和剛性流程，卻無法覆蓋并解決上述問題，大量的非結構化數據（電子文檔和信息）依然無法處理、柔性流程難以實現。集團型企業對 IT技術和系統的突出要求是：分層管控，全員協同、信息流暢、規范運作。 方案分析 集團型企業可以選擇產品組合（ 1）協作 OA、（ 2） 業務流程 管理、（ 3）知識文檔管理 以及 （ 4）業務網關引擎，來建立一個總分支架構的、可持續擴展的一體化辦公平臺。 ? 系統分布實施，業務分層管控 在總部部署一套主控系統，在每一個相對獨立的分支機構部署一套分支系統。每一個系統可以獨立運行，自主管理，支持員工無縫協作，滿足業務發展需要。通過強勁的業務網關引擎，定義跨系統的業務運作規則，從而自動交換新聞公告、郵件任務、電子文檔等多種數據，自動傳遞戰略目標、規章制度、業務方案、請示審批、報表報告等多種訊息，并自動記錄跨系統的業務流轉過程。