檔案管理基礎知識大全(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 間就是按照年、月、日時間順序逐條記述事實，即通常講的“以時系事”。 記實是指記載單位主要的職能活動，展示單位發展概貌的大事和要事的事實。記載的事實應即不遺漏大事、要事，也不必事無巨細全部羅列。 大事記記述的大事、要事一般是指： （ 1）本單位隸屬關系的變化，體制、機構的調整，規模的 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO22 擴大或縮小，人事的任免和調動等； （ 2）本單位制定的重要制度、辦法，下達的規劃、計劃 ，采取的重大生產技術決策和措施；進行的擴建、改建任務等； （ 3）本單位內召開的各類重要會議和參加國家、地方或上級機關的重要會議，在會議上提出匯報、建議、提案和受獎等； （ 4）本單位的生產、經營、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質量、安全事故等； （ 5）本單位某個時期的重點工作，如本單位整頓、設備和基建設施普查、打擊經濟和刑事犯罪等活動； （ 6）國家、地方或上級機關的領導對本單位的重要指示、批示以及檢查工作時的講話或其他活動等； （ 7）重大的外事活動，如外賓來本單位參觀、考察、協助工作，進行技術交流；簽訂重要合同，本單位人員出國學習、參觀、考察等； （ 8）其他大事、要事。 7大事記中大事時間的編寫應注意那幾個問題？ 答： （ 1）大事時間必須考證，標示明晰，盡量避免錯誤或含混不清； （ 2）大事時間應標示具體，盡量寫清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記； （ 3）某些大事持續時間較長，并且在大事記中作為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也可以標明起止日期； （ 4）大事時間一般應以公元紀年為準，否則應注明其industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 23— 它紀年形式。 7《企業、科技事業單位檔案管理考核標 準》中“五率”如何計算？ 答： （ 1） 歸檔率 =實際歸檔項目數 /應歸檔項目總數 100%； （ 2） 完整率 =每個已歸檔項目中實際有的檔案材料的份數 /每個已歸檔項目中應當有的檔案材料的總份數 100%； （ 3） 準確率 =每個已歸檔項目中實際準確的檔案材料的份數 /每個已歸檔項目中應當有的檔案材料的總份數 100%； （ 4） 查全率＝檢出相關檔案數 /庫存所有相關檔案數100%； （ 5） 查準率＝檢出相關檔案數 /檢出檔案總數 100%。 第三節 專門檔案管理 7什么是電子文件的移交？ 答： 電子文件的移交是對歸檔 電子文件按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續。 80、電子文件的移交、接收檢驗項目有哪些？ 答： 文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接受電子文件之前，均應對歸檔的載體極其技術環境進行檢驗，合格率達到 100%時方可進行交接。檢驗項目如下： industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO24 — 載體有無劃恨，是否清潔； — 有無病毒； — 核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續； — 核實登記表、軟件、說明資料等 是否齊全； — 對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。 檢驗結果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗登記表》的相應欄目。對檢驗不合格者，應退回原形單位重新制作，并再次進行檢驗。 8如何對電子文件進行鑒定？ 答： 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和規定保管期限。 歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收 檢驗登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接受單位。 電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 25— 息和原數據的保管期限應與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。 8歸檔電子文件怎樣整理？ 答： （ 1）歸檔電子文件的整理按 DA/T22 歸檔的要 求進行； （ 2）歸檔電子文件以件為單位整理； （ 3）同一全宗內的電子文件按照年度 —— 保管期限 —— 機構（問題）或保管期限 —— 年度 —— 機構（問題）等分類方案進行分類； （ 4）按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體； （ 5）電子文件的著錄應參照 DA/T18 進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識（責任者、操作者、背景信息、元數據等）； （ 6）將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。 8電子文件鑒定工作應包括哪些內容？ 答： 應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 8如何對電子文件進行歸檔？ 答： 電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO26 8電子文件歸檔有哪些要求？ 答： 電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。具體要求： （ 1）凡在網 絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔； （ 2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后在制作拷貝； （ 3）推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體； （ 4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態； （ 5） 特殊格式的電子文件，應存儲載體中同時存在相應的查看軟件； （ 6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應以盤為單位填寫； （ 7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄； （ 8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 27— 件的載體保存至少一年。 8歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合哪些條件？ 答： （ 1）歸檔載體應做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層； （ 2） 單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓； （ 3）存放時應遠離強磁場 、強熱源，并與有害氣體隔離； （ 4）環境溫度選定范圍： 17℃～ 20℃；相對濕度選定范圍： 35%～ 45%。 8磁性載體文件的歸檔要求有哪些？ 答： （ 1）磁性載體文件形成部門負責對需要歸檔的磁性載體文件進行整理、編輯，根據本單位情況，待項目結束后將磁性載體文件按照 GB 19891980、 GB 75741987和 GB 轉換成標準格式，一式兩份（ A、 B 盤），及時向檔案部門移交歸案； （ 2）歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關的設備上演示或檢測，運轉正常，無病毒、清潔、無劃傷，確 保文件的完整性和內容的準確性； （ 3）歸檔使用的錄音（像）帶。軟磁盤的性能質量，應分別符合 GB 7309198 GB/T 143061933 的規定； （ 4）同一項目同一類別的磁性載體文件應存儲在同種磁性載體上； （ 5）應建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO28 一同歸檔； （ 6）歸檔 的磁性載體應由文件形成部門編制歸檔說明。 8照片檔案收集的范圍？ 答： （ 1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片：領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片和本單位組織或參加的重要外事活動的照片； （ 2）記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片； （ 3）其他具有保存價值的照片。 8照片檔案收集的要求是什么？ 答： （ 1）對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據為已有； （ 2）對存有真偽疑義的照片應采取必要措施進行鑒定； （ 3）對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點； （ 4）底片、照片、說明齊全； （ 5）底片與照片影像應一致 ； （ 6）對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片； （ 7）照片檔案的移交和收集符合有關標準的要求。 90、照片檔案分類排列要求是什么？ 答： 在全宗內按保管期限 —— 年度 —— 問題進行分類。跨industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 29— 年度且不可分的照片，也可按保管期限 —— 問題 —— 年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。 在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度等進行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。 9照片檔案的編號有何規定？ 答： 照片編號是固定和反映每張照片在全宗內分類與 排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。 9照片檔案的著錄項目包括的內容？ 答： 照片檔案目錄的著錄項目包括：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內張數、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代號、文字說明等。 9歸檔照片的說明主要包括哪些內容？ 答： 歸檔照片的說明應體現事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由；“時間”即事件發生或事物變化、產生的時 間和拍攝時間；“地點”即被攝物所在的具體地點；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即對揭示照片影像主題具有一定作用的背景；“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。 9照片檔案的目錄有幾類？ 答： 照片檔案目錄種類包括冊內目錄、基本目錄、分類目 industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO30 錄、主題目錄、攝影者目錄等。 9照片檔案的基本目錄、冊內目錄有何要求？ 答： 照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目。基本目錄的條目應按照片號排序。 冊內照片目錄為選擇性目錄。其組成項目是：照片號、題名、 時間、頁號、底片號、備注。冊內目錄的條目應按照片號排序。冊內目錄位于冊內最前面。 9照片檔案的保管要求和措施是什么？ 答： （ 1）貯存庫房應保持整齊、清潔，應有嚴格的使用和存放規則； （ 2）照片檔案入庫前應進行檢查。對受污染的照片、底片應進行必要的技術處理，防止受污染的照片、底片入庫； （ 3）接觸底片的人員應戴潔凈的棉質薄手套，輕拿底片的邊緣； （ 4）底片冊、照片冊應立放，不應堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連； （ 5）珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應進行拷貝，異地保存。拷貝片提供利用，以 便更好地保存母片； （ 6）每隔兩年應對底片、照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。若溫、濕度出現嚴重波動，應縮短檢查的間隔期。檢查中應密切注意底片、照片的變化情況（卷industral eco.(3)fg,hympAvqkw4b5xCz Sixth ,ufprvwqk。M(F)CO— 31— 曲、變形、變脆、粘連、破損、