工程建設(shè)管理制度匯編(財(cái)務(wù))(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 收文、發(fā)文、會(huì)議文件、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、聲像資料、照片（底片）、專題報(bào)告、總結(jié)、大事記等文件材料； — 18 — 計(jì)劃財(cái)務(wù)部：財(cái)務(wù)管理及項(xiàng)目計(jì)劃投資管理性文件、概預(yù)算管理、各種合同協(xié)議文件方面的文件材料； 工程管理部：項(xiàng)目前期文件（包括各類協(xié)議、立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目評(píng)估論證等）、預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)（包括站后工程）、施工招投標(biāo)文件、科研報(bào)告、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件（組織施工單位歸檔）、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、驗(yàn)收等文件材料； 安全質(zhì)量部：咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、 工作總結(jié)報(bào)告 等文件材料； 物資設(shè)備部：通信信號(hào)、牽引供電、客服、聯(lián)調(diào)聯(lián)試等招標(biāo)文件材料 、技術(shù)資料，部管甲供物資及設(shè)備招投標(biāo)等文件材料； 各種文件材料的詳細(xì)歸檔范圍及保管期限詳見附件 1《文件材料歸檔范圍和保管期限表》。 指揮部文件材料的歸檔可參考以上歸檔內(nèi)容。 第九條 公司各部門、各指揮部辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體（照片、實(shí)物、聲像材料等）的文件材料由專人負(fù)責(zé)收集齊全，分類整理，組成保管單位、編目（含電子版）后，向公司檔案室移交歸檔。 指揮部形成的文件材料向本單位檔案部門或檔案人員進(jìn)行歸檔，機(jī)構(gòu)撤銷后向公司移交。 第十條 各類檔案文件材料的歸檔范圍、分類、保管期限的 — 19 — 劃分、整理與編目 ，應(yīng)符合國(guó)家、鐵道部和公司制定的相關(guān)規(guī)定的要求。 歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應(yīng)規(guī)范，法律手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，并齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文材料應(yīng)與中譯文一并歸檔。 第十一條 歸檔文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。 文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》（辦檔〔 2021〕 14 號(hào)）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T18894— 2021）執(zhí)行； 科技檔案（含基本 建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案）按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》（ TB/T15882021）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T118222021）、《 CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（ GB/）執(zhí)行； 會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》（辦檔〔 1998〕 22 號(hào)）及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》（辦檔〔 1999〕 22 號(hào)）執(zhí)行； 聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔 1993〕14 號(hào)）及《照片檔案整理》（ GB/T 118212021）執(zhí)行。 第十二條 歸檔時(shí)間 文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上 — 20 — 半年歸檔。 基本建設(shè)檔案：在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔（僅指竣工文件。其他如可研、初步設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)等為工程驗(yàn)交必備資料，相關(guān)業(yè)務(wù)部門在工程驗(yàn)交后連同驗(yàn)收其他資料同步移交路局檔案史志室）。 會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案）向檔案室移交。 招投標(biāo)檔案：應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。 科學(xué)研究檔案：應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。 設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個(gè)設(shè) 備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。 電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。 第四章 檔案管理 第十三條 歸檔后的紙質(zhì)檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行系統(tǒng)的排列。文書檔案按年度 — 保管期限 —類別排列；基本建設(shè)檔案按線路名稱 — 階段 — 專業(yè) — 里程排列；會(huì)計(jì)檔案按類別 — 年度 — 保管期限排列；招投標(biāo)檔案按類別 — 項(xiàng)目排列；設(shè)備儀器檔案按類別 — 設(shè)備順序號(hào)排列；科學(xué)研究檔案按項(xiàng)目 — 專業(yè)排列。 第十四條 對(duì)有破損或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，以延長(zhǎng)檔案的壽 命。 第十五條 檔案庫(kù)房要安全堅(jiān)固，保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的 — 21 — 濕度，按照“八防”（防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光、防濕、防有害氣體）要求，配備和添置必要的設(shè)備設(shè)施，設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，建立定期檢查和清點(diǎn)制度，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存。 第十六條 建立檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的入庫(kù)、移出、保管、利用等情況及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。 檔案管理制度見附件 2 至 4。 第五章 檔案利用 第十七條 編制多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學(xué)、快捷的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。 第十八條 制定檔案借閱、摘抄、復(fù)制制度 ，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。嚴(yán)格遵守保密制度，查閱密級(jí)檔案或外借工程建設(shè)檔案資料須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第十九條 黨務(wù)類檔案和會(huì)計(jì)檔案、人事檔案只限于檔案形成部門的人員查閱。 第二十條 攜帶檔案外出應(yīng)派專人專車，不得將檔案帶至公共場(chǎng)所。 第六章 檔案移交與銷毀 第二十一條 建設(shè)工程結(jié)束后各類檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。 文書檔案、會(huì)計(jì)檔案待機(jī)構(gòu)撤銷或合并后向接管單位移交；設(shè)計(jì)文件及招投標(biāo)檔案待工程驗(yàn)交后向接管單位移交；竣工文件 — 22 — 的編制移交按《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》（辦檔〔 2021〕 8 號(hào)）和《鐵路客運(yùn)專線 竣工驗(yàn)收暫行辦法》（鐵建設(shè)〔 2021〕 183 號(hào)）執(zhí)行。 第二十二條 沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)公司有關(guān)部門鑒定和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳，編制銷毀清單，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 對(duì)已過(guò)保管期限確無(wú)保存價(jià)值的檔案適時(shí)提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按銷毀辦法實(shí)施。 第七章 考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰 第二十三條 公司對(duì)有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)： （一）在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)突出 的； （二）舉報(bào)、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。 第二十四條 有下列行為之一的，由檔案部門提出建議，有關(guān)主管部門對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分。 （一）損毀、丟失屬于公司所有檔案的； （二）擅自提供、抄錄、公布屬于公司所有檔案的； （三）涂改、偽造檔案的； — 23 — （四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓公司所有檔案的； （五）不按規(guī)定歸檔或移交檔案的； （六）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。 第八章 附 則 第二十五條 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。 — 24 — 附件 1： 文件 材料歸檔范圍和保管期限表 （文書、基建、招投標(biāo)、科研、設(shè)備儀器檔案） 文件材料不歸檔范圍和保管期限年限的說(shuō)明： 1．文件材料不歸檔范圍：上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的不需本公司辦理的；任免、獎(jiǎng)懲非本公司人員的；供工作參考的文件材料。本公司的重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對(duì)稿；公司內(nèi)部互相抄送的非公式文件。本公司領(lǐng)導(dǎo)兼任外單位職務(wù)形成的與本公司工作無(wú)關(guān)的文件材料。同級(jí)機(jī)關(guān)的不需貫徹執(zhí)行和辦理的文件材料。下屬單位的供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 2． 保管期限分永久 、長(zhǎng)期、短期三種。永久， 30 年以上；長(zhǎng)期，10 以上至 30 年以下（含 30 年）； 短期， 10年（含 10 年）以下。 一、文書檔案 序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管 期限 1 黨務(wù)類 黨 總 支 工 作 黨總支工作總結(jié)、大事記、決定、決議、重要的通知、調(diào)研報(bào)告及專題總結(jié) 永久 年度工作計(jì)劃、一般性的通知和報(bào)告、工作制度和辦法等 長(zhǎng)期 黨務(wù)工作的簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào) 短期 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)公司重大問(wèn)題的指示、批示文件 永久 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)公司一般性、普發(fā)性的文件材料 短期 對(duì)下屬單位黨務(wù)工作的批復(fù) 長(zhǎng)期 — 25 — 序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管 期限 組 織 工 作 對(duì)黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久 黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、取消預(yù)備期資格的決議、決定及黨員名冊(cè)；黨組織、黨員的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久 公司黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決議、決定及通知；組織工作的規(guī)章制度；黨費(fèi)收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根 長(zhǎng)期 宣傳 反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、編輯出版物的樣本與定稿 永久 公司宣傳工作的報(bào)告、會(huì)議記錄、調(diào)研材料等 長(zhǎng)期 紀(jì)檢 監(jiān)察 紀(jì)檢與監(jiān)察工作的決定、通知、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄與紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)批復(fù) 永久 重大案件的立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料 永久 一般案件的調(diào)查處理材料；紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、通報(bào) 長(zhǎng)期 2 工會(huì)類 工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、通知、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；公司民主管理、勞動(dòng)競(jìng)賽、表彰先進(jìn)、勞保福利方面的文件材料；工會(huì)會(huì)費(fèi)與財(cái)務(wù)管理材料 長(zhǎng)期 工會(huì)制發(fā)的規(guī)章制度；文體活動(dòng)等方面的文件材料 短期 3 行政管理類 行 政 事 務(wù) 公司辦公會(huì)、行政辦公會(huì)、聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定等；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)視察的題詞、指示、講話材料；公司工作總結(jié)、 重要的報(bào)告 永久 公司董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更及股東大會(huì)方面的文件材料 永久 上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本公司應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長(zhǎng)期 機(jī)構(gòu)設(shè)立、撤并、變更、更名及編制；機(jī)構(gòu)組織簡(jiǎn)則、啟用與廢止印模等方面的文件材料（局級(jí)及以上） 永久 機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、更名；啟用與廢止印模等方面的文件材料（局級(jí)以下） 長(zhǎng)期 工商行政管理方面的材料 重要的（營(yíng)業(yè)執(zhí)照等） 永久 工商行政管理方面的材料 一般的 長(zhǎng)期 文秘、機(jī)要、保密、信訪等方面的文件材料 長(zhǎng)期 政法工作方面的文件 需執(zhí)行的 長(zhǎng)期 政法工作方面的文件 參考性的