知名企業管理制度管理規范行政制度行政部管理制度匯編(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 保管，職銜簽字章由個人保管。 各類印章保管人負責保管，如有丟失、損毀或被盜情況，應迅速向總經理匯報，并由保管人負全責。 印章遺失時除立即向上級報備外，應依法公告作廢。 第五條 印章使用 用印前，先填寫《印章使用登記表》，寫明蓋印 用途，簽字后方可用印。 印章一般不允許帶出公司，特殊情況需經印章保管人批準后方可帶出。 第六條 印章的更改、廢止，由董事會研究后決定。本制度自二 OO 三年一月起執行。 20 合同管理制度 為規范合同管理工作，避免和減少因合同管理不當造成的損失，根據國家有關法律、法規規定，結合本公司實際情況，制定本制度。 第一條 公司合同包括： 1． 公司與客戶簽訂的裝飾、施工工程合同。 2． 公司與材料供應商、物品供應商、印刷制作商、廣告推廣商簽訂的合作、合伙合同。 3． 公司與員工簽訂的勞動合同。 第二條 合同的起草 1． 由項目負責人負責起草，凡有國家印制的專業規范合同 ，應優先采用。 2． 語言應嚴謹、簡練、準確，意思表示清楚，不模棱兩可，令人產生歧義。 3． 合同文本應當正式打印或印刷制成。合同文字除標準用二號黑體外，其余文字內容統一用小二號宋體。 4． 合同中的術語、特有詞匯、重要概念應設專款解釋。 5． 同中涉及數字、日期時須注明是否包含本數。 第三條 所有合同的簽定，均應具備以下內容： 1． 合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、聯系電話、法定代表人姓名、職務、代理人姓名、職務、聯系方式； 2． 簽約的目的和依據； 3． 合同標的； 4． 數量和質量，包括檢測標準和方式； 5． 價款或酬金，包括支付方式； 6． 履行的地點、期限和方 式； 7． 爭議解決方式； 8． 違約責任； 9． 變更或解除條件； 10． 根據法律或合同性質必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款； 11． 正副本份數、存放地點； 12． 生效的時間和條件； 13． 約定的聯系方式； 14． 簽約各方開戶銀行及賬號； 21 15． 簽約各方公章或合同專用章； 16． 法定代表人或代理人簽章。 17． 當事人協商一致的修改、補充合同的文書、電報、電傳、圖表等是合同的組成部分。 第四條 合同的審查 1． 合同對方主體資格及資信的審查，由負責簽定合同的當事人進行了解和審查。包括： ② 主體資格合法：具有經年檢的營業執照，其核載的內容與實際相符； ③ 欲簽合同標的應符合當事 人經營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質證書； ④ 由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權委托書、代理人身份證明； ⑤ 具有相應的履約能力：具有支付能力或生產能力或運輸能力等。必要時應要求其出具資產負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關文件； ⑥ 具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實，現時未涉及重大經濟糾紛或重大經濟犯罪案件。 2．合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同；必須簽訂合同時，應要求其提供合法、真實、有效的擔保。其中，以保證形 式作出的擔保，其擔保人必須是具有代償能力的獨立經濟實體，并應對擔保人適用前款規定進行審查。 3．業務合同的審查，由市場部副總經理與行政部經理共同審核。涉及工程技術的，由工程部副總經理與行政部經理共同審核。審查內容包括： ① 無損本公司商譽、商業秘密及其他利益。 ② 市場需求情況屬實，預測可靠、合理，投入產出核算經濟、準確。 ③ 工程技術依據真實、可靠；技術措施完備、可行；技術標準和參數科學、真實、可行。 ④ 經濟效益或社會效益具有真實性，具有可操作性。 ⑤ 價款、酬金的確定正確合理、合法；資金結算、酬金支付方式明確、具體、合法 。 ⑥ 內容合法，簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規、政策及計劃，無規避法律行為，無顯失公平內容。 ⑦ 條款齊備、完整； ⑧ 文字準確，邏輯清楚，無語病，不使用模糊、易產生歧義的詞句。 第五條 合同簽定的形式 1． 除即時清結者外，一律采用書面形式。 2． 凡有國家或行業標準示范文本的，應當優先適用。 22 3． 合同一式兩份，公司與另一方各保存一份。 第六條 重要的、或標的額較大的合同談判，應有法律顧問和經濟技術等專業人員參加。 第七條 合同的保管 1． 與客戶簽定的裝飾施工合同，合同當事人簽定后，交行政部統一分類登記編號，行政部登記后，交財務部會計統一保管。 2． 與合作單位簽定的材料采購、合作合同，合同當事人簽定后，交行政部統一分類登記編號，行政部登記后，交財務部會計統一保管。 3． 公司與員工簽定的合同，行政部統一登記編號，并負責保管。 第八條 合同的借閱 1． 合同當事人或與履行合同相關的公司人員，需借閱合同者，在具體保管合同的部門簽字登記后方可借閱。 2． 凡與合同無關，因工作需要借閱合同者，除在具體保管合同的部門履行簽字手續外，還須出具書面借條，寫明借閱原因，借閱期限，經部門經理和行政部經理批準后方可借閱。 第九條 本制度自二 OO三年一月一日起執行。解釋權歸行政部。 23 書籍管理辦法 本公司書籍，泛指設計，工程，策劃，財經管理，雜志刊物及其它由公司出資購買的書籍。 一、購買 ① 部門經理根據工作需要，向行政部提出購買申請，并填寫《書籍購買申請表》。 ② 行政部經理審核，簽字同意后，部門經理方可購買。應急購買，至少應征得行政部經理口頭同意。 ③ 《書籍購買申請表》一式二份，行政部留存一份，購買部門經理處留存一份。 二、報銷 ① 書籍購回后，購買人將收銀條、發票、收據等相關票據交行政部書籍管理員。 ② 行政部書籍管理員根據收銀條金額，清點實際購買數量，填寫《入庫單》，并輸入電腦備份，將 《入庫單》返回購買人。 ④ 購買人填寫《費用報銷單》，持《入庫單》、收銀條、發票、收據等相關票據，經行政總監簽字后，方可到財務部報銷。 二、借閱 1． 借閱程序 ① 公司員工借閱，需在《書籍借閱登記表》上簽字，認真填寫借閱細目。歸還時，履行銷借手續。 ② 非公司員工借閱，除履行上述手續外，還必須打借條，并征得行政部經理簽字同意。 2． 借閱制度 ① 按時歸還書籍刊物，不得無故延期歸還。所有書籍借閱期限不超過一個月。 ② 不得損壞書籍刊物。歸還時發現書籍有破裂、缺頁等情況，處以罰款 10元 /次。 ③ 不得在書籍上亂作標記，隨意涂畫。違者處以罰款 10元 /次。 ④ 不得故意弄臟書籍刊物。違者處以罰款 5元 /次。 ⑤ 不得在書籍借回家后，又轉借他人。因復制、拷貝等引起的版權爭議，將由借閱者承擔責任，公司概不負責。 第三條 本辦法自二 OO三年一月一日起施行。 24 電話及傳真管理制度 原則上不準許撥打長途電話，如有特殊情況并經過總經辦或部門經理準許后，方可撥打，需登記通話時間，并從每月工資中扣除； 嚴禁用公司電話打信息臺、私話、或聯系私人業務； 接聽電話時，應使用普通話：“您好，祥和園裝飾工程公司！”如當事人不在，應告知對方，“請問有什么事， 需要我幫助或轉告嗎？”如對方有事需轉告，應做好相關記錄，以便查詢； 在接聽內部和外部電話時，如當事人不在，應做好電話記錄并及時轉告，以免影響正常工作； 原則上公司傳真由專人指定接收及發送，涉及到機密內容應妥善保管； 在接發傳真時，應做好登記工作，并及時把傳真內容交由當事人，如當事人不在，應保存好傳真文件。 各部門及分公司對本部的電話和傳真機應保持暢通、完好，有問題及時維修，以免影響工作。 25 物資采購管理制度 為保證公司物料用品供應及時、正常，規范采購用品程 序，特制定本制度。 第一條 本公司采購物資用品包括： 1． 公司固定資產及低值易耗品； 2． 辦公用品、電腦耗材等用品用具； 3． 工程部材料用品（另行規定）。 第二條 采購程序： 1． 每月 26 日各部門上報下月辦公用品、電腦耗材、工具用品《物資采購月計劃表》到采購員處； 2． 采購員預算下月采購金額，根據物資庫存現況填寫《庫存物資數量表》和各部門上交的《物資采購計劃表》于行政部經理； 3． 行政部經理根據各部門庫存物資進行審核，金額在 元以內的辦公用品，由行政部經理簽字批準；金額在 元以上的，由總經理簽字批準。 4． 總經理審批簽字后交財務部 ，財務部預算、預支采購金額； 5． 財務部備留 1 份后， 將剩余 2 份已批準之計劃分別交行政部和采購員處； 6． 行政部經理按計劃安排實施采購。 7． 采購員根據輕重緩急完成當月之采購計劃。 第三條 臨時應急采購 1．應急采購，必須具備如下條件： ① 部門經理核實無誤，行政部經理簽字批準； ② 確認物品（材料或工具）屬應急必須品，經檢查維修，仍不能正常工作。 2．采購流程： ① 應急采購部門填寫《請購單》交部門經理核實； ② 部門經理核實無誤，金額在 元以下的，交行政部經理簽字批準；金額在 元以上的，交總經理簽字批準； ③ 簽字批準后交財務部，財務 部備份 1 份，另 2 份分別交行政部和采購員。 3．采購員持已批準之《請購單》盡快采購回物資。 第四條 說明 1．《物資采購計劃 月報表》。一式三份，采購員（行政部） 1 份，財務部 1 份，部門 1份。 26 2．《物資庫存數量表》一式三份，行政部經理 1 份，庫存 1 份，財務部 1 份。 3．《請購單》一式 3 份，庫管兼采購 1 份，財務部 1 份，部門 1 份。 第五條 本制度自二 OO三年一月一日起執行。解釋權歸行政部。 27 物資入庫及庫存管理制度 為了公司更好發展的需要，加強財務管理，提高核算質量，規范商品入庫、出庫手續，保證公司商品物資安全完整，切實提高 各部門工作效率，特制定商品入庫、出庫制度，請務必遵照執行。 1． 公司所購、所領一切商品，必須辦理商品入庫、出庫手續。 2． 公司所購的一切商品，應辦理商品入庫手續。當日購貨必須當日入庫，不能延誤。入庫單一式三聯，第一聯存根聯由庫房留存登記商品入庫帳，第二聯客戶聯交客戶與財務對賬，第三聯記帳聯交公司財務記帳。填寫入庫單應寫明商品的產地、規格、單位、單價、數量等，如果商品由市場直接購進則由購進者辦理商品入庫手續，如果商品由供貨方送貨到公司，庫房則應將客戶聯交供貨方到財務對帳；如果商品由供貨方發貨到公司，則由驗貨人或相關部 門經辦人辦理商品入庫手續。庫房將客戶聯和記帳聯交購進者到財務報帳或統一交到財務記應付帳款。 3． 公司所出一切商品，應辦理商品出庫手續。出庫單一式二聯。第一聯存根聯由庫管留存登記商品出庫帳，第二聯記帳聯交到財務記帳。 4． 庫管員應定期根據商品入庫、出庫單據，作好商品進、銷、存的電腦帳、手工帳。并經常檢查帳實是否相符。 5． 計劃采購物資入庫時需附 “發票”、“合同”或廠商蓋有公章的送貨單，庫管員對計劃內物資進行核銷。 6． 供貨商結帳時，經辦人持發票填寫《入庫單》和《付款申請單》，經總經理簽字批準后交財務部付款結帳。 7． 經辦人開“ 入庫單”時，完整填寫品名，數量，單價，合計金額，單位名稱等詳細名細，并再次對物品進行驗收。 8． 經辦人開《付款申請單》時，完整填寫類別、付款項目、收款單位、總金額等詳細名細，對總金額進行反復核算。 9． 公司財務承付商品貨款時，必須憑商品入庫單，經會計審核由總經理簽字后方可付款。 10． 物資材料由行政部庫管統一庫存管理，各部門人員領用時須嚴格執行領用簽字手續。領用物用手續詳見《物品領用管理辦法》。 11． 行政部庫管每月 25 日對現存物資進行清理盤點。 28 物品領用管理制度 第一條 物品類別 1． 辦公用品：包括紙、筆、筆記本、計算器、 名片簿、名片夾等公司出資購買的辦公用品。 2． 公用物品：包括訂書機、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等物品。 3． 電腦耗材：包括各類彩墨、碳粉、硒鼓、專用彩噴紙、照片紙、硫酸紙，其它特種紙及各類電腦、打印機耗材。 第二條 領用原則 1．辦公用品： ① 實行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費懲罰的原則。 ② 本人根據工作需要，提出申請，經部門經理同意，到行政部庫管處領取。 2．公用物品： ① 每個部門（分部）領取一套作為公用。由部門（分部）經理統一領取，并負責保管。 ② 部門經理督促本部門員工合理使用，不得浪費，不得帶回家 或從事私人業務。行政部不定期進行抽查盤點，違反者將予以重處。 3．電腦耗材： ① 實 行個人領取，自行保管，遺失自負，浪費重處的原則。 ② 各分部根據當月情況，預測下月工作量，于每月