電大行政管理專科辦公室管理小抄(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ∨ ） 23． 文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ∨ ） 25．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ）26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放 進一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ∨ ） 27．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（ ） 28． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ） 29．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ∨ ） 30．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應 者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ） 31． 代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ） 34． 如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 38．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預約，除非有相當?shù)拇_認，文秘人員切不 可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 40．當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以 內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46． 交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。 （ ∨ ） 47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（ ） 48． 不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評 論菜肴的優(yōu)劣。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結”，便表示穿無尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說 話，就可通俗。（ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ V ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和 解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作 。（ ） 簡答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？受意：是指文員接受和領會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應注意的事項： —— 用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。 2．文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？P36— 37 進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關系作用。進言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時 ⑶適地 ⑷適度 3．來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求 是什么？ (1)受理的范圍是 :國家機關 ,主管部門或新聞單位轉來的信件 。職工 ,群眾直接給機關 ,單位領導的信件 . (1分 )(2)及時拆封 .拆封時 ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關單位緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (2 分 ) (3)認真閱讀 .把握信中的主要內容 ,也可用顏色筆為領導標明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39。或 可與前信印證 等 .提供領導復信所需要的資料 . (2 分 )(4)逐項登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時間 ,收發(fā)日期 ,主要內容 ,要求 ,收信單位(人 )以及承辦后的情況 ,結果和立卷存檔號等詳細記載 ,便于統(tǒng)計 ,查找和催辦 . (1 分 )(5)認真處理 .處理信伺 :應該按照 分級負責 ,歸口辦理 的原則 ,進行轉辦 ,交辦或自辦 .(2 分 )(6)及時復信 .復信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復信可采取收信人(單位 )復信 ,或承辦人 (單位 )復信兩種方式進行 . (2 分 ) 4．文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170— 17(1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認 (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的文件資料 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格 、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ p178— 181（ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2分 )（ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及其他提示事項 ,文員 改輸人的信息 .(3 分 ) :設置基本辦公日程表 ((1分 )5.,固定活動日期一覽表 ((1分 ), ((1分 ),準備約會表 ((1 分 ),準備特殊提示卡 (1 分 ),準備交往提示文件 ((1 分 ). 6． 文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137（ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會議的經(jīng)過情形及結論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜的報告，內容要按 5W2H 的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？ p237— 238 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打