電力設計院管理信息系統需求分析報告(編輯修改稿)

　

【文章內容簡介】 組織者可以建立多份相關的會議材料，材料支持常用的辦公文件，如：Word,Excel,PowerPoint 和普通文本文件。 會議紀要由會議組織者在會后整理并以附件形式保存，附件統一用 word 文件。 第 15 頁 共 45 頁 會議通知 會議通知與會議安排結合，一旦會議安排經審批確認，會議通知將按照統一的格式自動生成，經會議組織人確認后發送給所有與會者及相關人員（可以由會議組織人選擇） 同時會議通知與個人事務提醒結合，提前提醒需要參加的用戶會議的安排情況。 差旅報銷 差旅報銷流程 根據各院情況進行報銷審批流轉。 差旅報銷臺帳 根據相關條件查詢統計差旅報銷臺帳，查詢結果可以導出。 費用報銷 ? 費用報銷流程 根據設計院規定，指定報 銷流程，采用計算機流程約束費用報銷，避免規定由于人為因素得不到貫徹執行。 ? 費用報銷臺帳 由費用報銷流程積累的數據，可以根據部門科室、費用類型等信息進行查詢統計和導出。 黨工團管理 ? 黨員管理 黨員管理 黨組織管理 ? 團委管理 團員管理 團組織管理 ? 工會管理 工會組織管理 工會成員管理 第 16 頁 共 45 頁 經營管理 經營管理模塊，主要包括設計院經營管理過程中所涉及的業務關鍵功能和流程，本模塊依賴綜合辦公模塊的支持，并為生產管理模塊提供基礎業務數據。 經營管理關鍵流程 序號 流程名稱 1 設計崗位簽署權流程 2 技術聯系單流程 3 設計更改申請流程 4 設計更改單流程 5 工代名單審批流程 6 質量管理信息流程 7 生產任務管理 流程 8 合同會簽流程 9 合同發票 /收據管理流程 10 投標保證金申請流程 11 合同收費管理流程 12 合同款支付流程 13 設備計劃內采購流程 14 設備計劃外采購流程 15 任務單管理流程 16 任務單更改申請流程 17 成品流程管理流程 18 出版委托流程 19 出版收費流程 20 底圖歸檔流程 21 底圖調用流程（外單位利用） 22 底圖調用流程（院內生產部 門調用） 23 底圖修改流程 24 底圖升版管理流程 25 光盤刻錄流程（業主） 26 光盤刻錄流程（本院招標版、投標文件） 27 原始檔案整編流程 28 成品歸檔整編流程 29 檔案、資料（含地形圖）、書刊借閱流程 30 檔案、資料書刊歸還流程 31 圖書、資料、地形圖采購申請 32 軟件購買申請專業評審單 33 圖書、資料、地形圖采購申請 第 17 頁 共 45 頁 34 軟件購買申請評審流程 35 軟件購買申請流程 36 獎金分配管理流程 人力資源 人力資源管理，重點包括如下功能： ? 員工庫與基本信 息管理 ? 內部調動（借用）管理 ? 人力資源年度需求計劃 ? 設計崗位簽署權管理（資質管理） ? 教育培訓管理 ? 薪資管理 ? 勞保用品管理（結合物資領用管理） ? 勞動合同管理 ? 外聘人員管理 ? 離退休管理 ? 社會保險管理 合同管理 ? 合同維護 含合同基本信息、簽訂狀態、收費、付費、批復狀態、變更等。 ? 合同與工程項目關系維護 合同與工程項目和任務之間的業務關系維護，含建立、修改、關聯等。 ? 合同統計查詢 能夠按照各類狀態（簽訂狀態、結算狀態等等）進行分類檢索查詢，能夠按照工程項目編號，有序字段分類項等條件查詢，對于所有檢索的結果能夠導出 excel 和打印功能。 ? 合同參數定義 合同參數的定義維護： 簽訂狀態：未簽訂、已簽訂、待簽訂 批復狀態：已批復、未批復 根據各單位管理要求，制定對應相關流程，主要包括： ? 合同會簽流程 ? 合同簽訂管理流程 ? 投標保證金申請流程 ? 合同變更流程 第 18 頁 共 45 頁 收付款管理 收付款管理主要是用于合同費用的收款和付款管理，同時結合合同信息以及票據管理。 ? 合同收款管理 合同收款按照費用類型和每次收款細項拆分，合同收款流程，合同收款統計等功能。 ? 合同付款管理 合同付款功能類似合同收款，付款細項拆分，類型拆分，合同付款流程和統計等功能。 相關 流程包括： ? 合同收費管理流程臺帳 ? 合同付費管理流程臺帳 票據管理 ? 票據管理 票據臺帳，根據合同管理，發票和收據與合同收款和合同付款每次款項關聯等功能。 一張票據可以對應多次付款，經過多次收款項或多次付款項。 一次收款或付款允許對應多張票據。 生產任務管理 生產任務管理在設計院行業，功能實現由市場相關部門與客戶簽訂合約后，向企業內部項目管理或生產部門下發生產任務。 市場相關部門簽訂工程合約后，啟動本功能的流程“生產任務管理流程”，通過審核審批后下發給項目管理或生產部門，項目部門根據工程的類型和規模，將項目劃分 為一個或多個階段，分成多個階段項目下發給生產設計科室。 相關流程： ? 生產任務管理流程 項目管理 ? 工程庫管理 根據市場相關部門流轉過來的生產任務，流程結束時直接建立工程庫，工程庫具體信息由流程發起部門填寫，信息用于工程分解為階段項目的依據。 ? 階段項目管理 項目管理相關部門接收到市場部門生產任務流程后，建立工程庫，然后根據工程的類型和規模，將其拆分為多個階段項目，如果需要輔助工程（如發電工程，需要電網的變電和送電工程）亦同時建立，并根據選定的工程類型階段項目，初始化相關信息。 主項目子項目關系說明 通常，一個較 大的發電工程或電網工程都會需要一些輔助性工程，如建立一個發電廠，與之配套的變電和送電工程會同時啟動，發電工程的初可，輔助性變電和送電項目亦為初可階段。基于此，此類工程，我們系統設計將發電工程作為主項目，輔助性工程 第 19 頁 共 45 頁 作為子項目，項目管理部門下發的設計任務將只針對主項目下達，子項目跟隨主項目下達。 ? 工程技經信息管理 工程產值根據劃分的階段項目和比重，由項目管理部門劃定每個階段的產值。 具體到卷冊的產值劃分，在生產管理系統中可以考慮實現。 ? 工程類型和階段管理 為每一種規模的工程建立所有階段，作為階段模板和階段項目 分解使用。同時亦作為生產管理系統項目模板關聯使用。 卷冊管理 ? 卷冊模板管理 對每種規模的階段項目建立一套唯一的卷冊模板，并允許修改和維護。 ? 卷冊初始化 每次建立新階段項目時，可選擇對應卷冊模板進行初始化，可以大大提高工作效率。 設計任務管理 ? 任務單管理 設計任務單關聯一個主項目，同時根據主子項目關系，包含必要的多個子項目。任務單臺帳的數據來源于任務單流程完成后的數據。 ? 任務單流程 任務單流程是根據規章制度，經過流程流轉采集審核和審批數據后下發給生產科室進行生產作業。 出版委托 ? 項目印制任務管理 根據 每個單位的職能劃分不同，由責任部門為每個階段項目建立項目印制任務單，并形成項目印制任務單臺帳。 項目印制任務單重點處理該項目的卷冊數量信息，包括：每種圖紙的份數，每份文本的份數，交付業主客戶的份數，存檔保存的份數，其他作用的份數和業主要求增印的份數。 ? 卷冊出版委托管理 卷冊的出版委托，根據職能劃分不同，由相關責任部門啟動流程發送給出版印刷部門，并填寫必須要信息。 委托流程根據委托的文本或圖紙，流轉給不同的責任人，流程流轉完畢即出版完成，進入后續的投遞管理環節。 第 20 頁 共 45 頁 出版費用管理 出版印刷部門的成本核算，以及每月 向生產科室和財務部門的報表，按照要求出版部門結算，出版委托時需要選定生產部門，根據印制出版的工作內容，標準量化處理后形成臺帳。 出版費用臺帳可以根據多種條件組合查詢，形成特定的報表。 投遞管理 ? 投遞管理 成品出版完畢，根據項目客戶信息要求，選擇通過送貨、自取貨或投遞方式將成品交付業主。 過程中形成投遞臺帳，需要投遞單管理，交付客戶回執管理。 ? 投遞單管理 投遞單管理主要功能為投遞單建立，打印和查詢跟蹤。投遞單管理可以將一批成品分成多個 ems 包，分別打印 ems 封面投遞。 ? 投遞回執管理 無論通過何種方式將成品交付 業主，均需業主簽署接收貨物的回執，作為憑據保存備查。 套用圖管理 ? 套用圖標準庫管理 根據檔案管理內容，挑選存檔的成品文檔和底圖檔案，建立院級的標準圖庫，以備日后項目設計過程中調用。 ? 底圖調用管理 套用活圖圖的生產應用很大提高了設計行業的項目進度和工作效率。底圖調用流程就是基于實際業務需求而歸納出的標準工作方式，在生產設計時標記出哪些卷冊是通過套用圖出版的，委托出版時，出版印制單位根據標識，直接啟動 底圖調用流程。 創優評優 ? 創優管理 每年第一季度，建立年度創優計劃，通過 Moss 平臺管理。 項目立項時建立創優 目標，創優標識等信息。生產設計過程中，根據需要采集創優質量信息。 ? 評優管理 針對生產設計過程中采集的用于創優的信息，結合評優標準生成評優結果。 技術聯系單管理 技術聯系單管理重點是技術聯系單流程以及形成的臺帳，其核心是由流程驅動的嚴 第 21 頁 共 45 頁 謹操作模式。流程具體流轉步驟，根據每個院職能劃分不同定制。 設計更改單管理 與技術聯系單管理相同，設計更改單管理也是生產設計過程中，質量管理需要采集的重要數據，亦通過流程驅動業務的流轉。 網絡應用管理 網絡應用管理是針對整個單位的網絡功能管理系統，員工通過網絡應用申請流程，申請所需的網絡功能，如 VPN、 IP、功能模塊使用權限等。 原檔管理 項目的專業類原檔，在項目結束時，分別由各專業主設人整理，并提出歸檔申請，檔案管理部門驗證后歸檔。 項目的綜合類原檔，在項目結束時，由項目設總整理，并提出歸檔申請，檔案管理部門驗證歸檔。 原檔歸檔需要注明每個原檔的歸檔類型，可以為電子文檔和實物文檔。同一個原檔，允許電子版和實物一并歸檔。 項目結束后，歸檔的原檔原則上不允許直接下載查看，需要通過檔案借閱流程，批準后方可借閱 查詢。 成品檔案 成品檔案歸檔由出版印刷部門出版完畢，將印制任務單中記錄的套數歸檔指檔案部門，成品檔案的借閱同樣需要走借閱流程。 底圖檔案 底圖出版亦有出版印刷部門完成，成品出版完畢，隨項目結束，由出版印刷部門將底圖移交歸檔至檔案管理部門。 底圖的重復使用，需要走相關流程方可借出，對于內部單位和外部單位借閱調用，流程不盡相同，具體需要根據各單位具體規章制度定制。 地形圖管理 地形圖臺帳管理，地形圖的的信息錄入直接由臺帳完成，地形圖借閱需要根據地形圖密級和各單位具體規章制度決定是否需要審批，以及審批的流程。 借閱走通用借閱功能實現。 第 22 頁 共 45 頁 生產管理 項目管理是對設計生成過程的管理，同時以后可擴展至工程建設項目管理。該部分主要包括項目信息管理、項目策劃、設計過程管理、質量管理等項目過程中涉及的內容。 設計目標： 著重提高生產管理水平 ； EPM 解決方案是由管理走向生產，關注于提高生產管理水平；系統設計原則：以任務驅動，以項目為核心；以任務為驅動，任務自動下發，并且可以有各種提醒（比如手機短信，及時消息等），系統將用戶的當前一周的任務提取出來作為當前任務展現在個人門戶上面，這些任務的文檔資源，流程資源自動附載到任務上，提高了工 作效率；下一周（時間長短可以定制）的計劃任務也自動提取出來，以便操作人員安排后面的工作，提高了工作效率。以項目為核心管理，所有的資源都圍繞項目組織，操作人員的關注點就是自己參與項目，這樣使得每個人的精力相對集中，提高了工作效率； 對于每個項目，建立項目的樹狀結構模板，對項目各類信息進行分類管理和維護。要根據企業項目管理的模式和不同項目的結構特點建立項目模板，把設計項目按項目樹結構分解方法進行工作任務分解，形成不同類型的標準項目任務結構模板。項目模板信息主要包括：工作分解結構 WBS、組織分解結構 OBS、工日定 額、工作節點工日比例、任務關系、里程碑等。 結合 ISO 或者企業標準化質量體系對項目進行全面管理，對項目的立項 — 〉項目分解 — 〉人力資源配置 — 〉任務下達，卷冊計劃 — 〉設計輸入，資料互提 —— 〉成品驗證 — 〉自動歸檔 — 〉出圖送圖全過程進行管理，過程信息自動傳入相應項目、階段、專業等所匹配 ISO 或者企業標準化表單進行收集管理。 從系統實現功能角度而言，設計項目管理主要包括：項目信息管理、項目立項管理、項目計劃管理、設計過程、項目監控、項目變更、項目成本管理、項目資源