機電公司文件管理辦法(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 單后，由項目秘書加蓋收文章，在資料目錄中進行登記， 并制作文書處理表（格式見附件 9），項目經(jīng)理審批后分發(fā)，項目秘書留存。 工作聯(lián)系單收文流程詳見流程 5。 各中心發(fā)出工作聯(lián)系單，由中心文秘或相關(guān)人起草、簽名，中心負責人批準后， 中心文秘依據(jù)發(fā)送范圍填制《文件發(fā)放回收記錄》進行分發(fā)。 各項目部發(fā)出的工作聯(lián)系單，由項目秘書或相關(guān)人起草后，由起草人簽名，項 目經(jīng)理批準，編制文書處理表后加蓋發(fā)文章，按主送、分發(fā)人進行分發(fā)。工作 聯(lián)系單發(fā)文流程詳見附件流程 6。 聯(lián)系單必須由中心／項目秘書（現(xiàn)場資料員）傳送并辦理簽收手續(xù)。并負責跟 蹤事件處理情況，反饋中心負責人／項目經(jīng)理。 工程聯(lián)系單管理： 項目現(xiàn)場產(chǎn)生的工程聯(lián)系單，審批前須先填報《內(nèi)部傳送單》； 工程聯(lián)系單必須依據(jù)《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權(quán)限表》（見附件 11） 進行簽發(fā)，簽發(fā)完畢后交現(xiàn)場文秘分發(fā)相關(guān)責任單位及責任人。 凡涉及與費用、進度等有關(guān)合同內(nèi)容變更的所有事宜，工程聯(lián)系單審批前必須 填報，依據(jù)最終意見進行審批。《內(nèi)部傳送單》是項目部各業(yè)務(wù)單元之間需相 9 互征求意見、協(xié)辦、審核、批準的書面記錄。 文件管理辦法 收到現(xiàn)場施工單位、業(yè)主監(jiān)理等相關(guān)單位發(fā)出的工程聯(lián)系單，應(yīng)由項目秘書填 寫文書處理表，報項目經(jīng)理批示處理意見后，登記、轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)責任人后存檔。 傳真管理： 傳真接收管理： 行政中心資料管理員負責公司傳真的接收、分類、編號，并在《傳真接收登記 表》上進行登記。格式見附件 10。登記后的傳真在半小時內(nèi)通知中心 /項目秘 書領(lǐng)取，并在《傳真接收登記表》上簽收，由中心 /項目秘書送達相關(guān)責任人。 項目類傳真由項目秘書歸檔保管，中心類傳真由中心秘書或?qū)Ｈ藲w 檔保管，歸 檔登記時須登記傳真編號。 傳真從接收到送達至相關(guān)責任人員須及時完成。原則上不超過 30 分鐘（非工 作時間接收的傳真除外）。 收到不屬于自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的傳真應(yīng)及時退還給行政中心。 傳真接收流程詳見流程 7。 傳真發(fā)送管理： 傳真發(fā)送須發(fā)件人草擬傳真件，由中心文秘 /項目秘書統(tǒng)一進行編號按傳真審 批流程取得傳真發(fā)送批準后，送至行政中心。 行政中心傳真管理員依據(jù)《傳真（工程聯(lián)系單）發(fā)文及審批權(quán)限表》進行審核， 確認符合審批權(quán)限后進行發(fā)送。中心秘書 /項目秘書填寫《傳真發(fā)送登記表》（見 附件 12）簽字確認發(fā)送。 傳真發(fā)送流程詳見流程 8。 會議紀要管理 所有會議需在 1 個工作日內(nèi)整理完成《會議紀要》，由會議召集人對會議紀要的 內(nèi)容和發(fā)送范圍進行確認和簽發(fā)。會議紀要記載會議精神和決議，與公文等效， 與會者必須遵照執(zhí)行。 會議紀要屬公司內(nèi)部重要文件，具有 一定保密性，未經(jīng)批準不得外傳。 第七章 相關(guān) /支持性文件 集團 ZHJTX10010 《管理文件制定規(guī)范和流程》 10 《文件分類及編號規(guī)定》 《印章管理辦法》 第八章 附件 文件管理辦法 附件 1 WXJDMDX1116B1《公文處理單》 附件 2 WXJDMDX1116B2《公文簽批單》 附件 3 WXJDMDX1116B3《文件發(fā)放回收記錄》 附件 4 WXJDMDX1116B4《文件會簽單》 附件 5 WXJDMDX1116B5《管理文件閱讀登記表》 附件 6 WXJDMDX1116B6《文件變更單》 附件 7 WXJDMDX1116B7《管理文件廢止申請單》 附件 8 WXJDMDX1116B8《文件調(diào)閱申請單》 附件 9 WXJDMDX1116B9《文書處理表》 附件 10 WXJDMDX1116B10《傳真接收登記表》 附件 11 傳真發(fā)文及審批權(quán)限表 附件 12 WXJDMDX1116B11《傳真發(fā)送登記表》 11 附件 1 XXXX機電工程有限公司 公文處理單 編號： WXJDMDX1116B1 NO： 收文日期 文件密級 來文單位 來 文 標 題 字 號 待復(fù)期限 承辦人 行政 □ 財務(wù) □ 銷售 □ 商務(wù) □ 設(shè)計 □ 文件屬性 文件管理辦法 領(lǐng)導(dǎo)批示 主（會）辦 單位意見 催辦記錄 抄送 備注 項目 □ 工程 □ 辦理結(jié)果 12 年 月 日 年 月 日 年 月 日 附件 2 XXXX機電工程有限公司 公文簽批單 編號： WXJDMDX1116B2 NO： 標題 附件名稱 發(fā)文部單位 /擬稿人： 會簽單位 /會簽人： 核稿： 簽發(fā)人： 主送單位或部門： 抄送單位或部門： 打印人： 主題詞： 發(fā)文字號： 印發(fā)日期： 秘密等級： 緊急程度： 備 注： 13 文件管理辦法 附件 3 XXXX機電工程有限公司 文 件 發(fā) 放 / 回 收 記 錄 編號： WXJDMDX1116B3 NO： 版本 /修訂 文件管理辦法 文件 名稱 序號 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 發(fā)放中心 /部門 份 數(shù) 文件編號 簽 收 日 期 號 發(fā)出部門 份 數(shù) 簽 回 日 期 受控分發(fā)號 編制： 批準： 日期： 14 附件 4 XXXX機電工程有限公司 文件會簽單 編號： WXJDMDX1116B4 NO： 文件名稱 文件管理辦法 編制人： 文件賦號 編制中心負責人： 編制日期： 運營管理中心： 會簽中心 文件會簽日期： 中心負責人 意 見（可附頁） 日 期 備 注 15 簽 字 附件 5 XXXX機電工程有限公司 管理文件閱讀登記表 編號： WXJDMDX1116B5 NO： 文件名稱 文件號 文件發(fā)放