機(jī)構(gòu)編制管理系統(tǒng)使用說明書(編輯修改稿)

　

【文章內(nèi)容簡介】 后，可以再進(jìn)行升降序的選擇；例如，我們按照性別升序排列后，再按照職務(wù)級別進(jìn)行排序，點(diǎn)擊 【新增】 按鈕，如下圖； （圖 1227） 點(diǎn)擊 【插入】 按鈕，可以在你要插入的位置進(jìn)行插入；點(diǎn)擊 【刪除】 按鈕，可以刪除某一排序字段； 點(diǎn)擊 【確定】 按鈕后，就可以進(jìn)行排序了； 58 選擇列： 點(diǎn)擊快捷菜單中的“選擇列”子菜單，出現(xiàn)下 面的窗口； （圖 1228） 上圖中，左邊包含了人員基本信息的所有字段，當(dāng)某些字段在人員列表中不需要顯示時(shí)，這時(shí)，去掉這些字段右邊的√，然后，點(diǎn)擊 【確定】 按鈕，如下圖； 59 （圖 1229） 點(diǎn)擊 【確定】 按鈕后，人員列表中將只顯示打√的字段，如下圖； （圖 1230） 上圖中，只剩下姓名、民族、身份這幾個(gè)字段；如果要所有字段，則在選擇列窗口中給其他字段劃上√，或者點(diǎn)擊【全選】按鈕，然后點(diǎn)擊【確定】； 在選擇列 設(shè)置窗口中還可以對每一列的寬度進(jìn)行設(shè)置；也可以通過直接拖動列的寬度進(jìn)行調(diào)整； 查詢： 點(diǎn)擊快捷菜單中“查詢”菜單，出現(xiàn)下圖； （圖 1231） 60 此查詢是一個(gè)通用查詢，當(dāng)要進(jìn)行查詢時(shí)，在左邊的“選擇項(xiàng)目”中選中查找的項(xiàng)目，例如選擇了“性別”字段，然后，在條件設(shè)置處，點(diǎn)擊“等于”的右邊按鈕，進(jìn)行選擇，如下圖； （圖 1232） 然后在其后的空白框設(shè)置條件，例如，我們設(shè)置條件是性別為女性，如下圖； （圖 1233） 61 然后，點(diǎn)擊 【查詢】 按鈕，人員列表中只顯示性別為女性 的人員信息，如下圖； （圖 1234） 另外，通用查詢還支持多個(gè)字段的查詢，例如：查找性別為女性，且職務(wù)級別大于等于副科級，如下圖； （圖 1235） 上圖中，設(shè)置好條件后，點(diǎn)擊 【查詢】 按鈕，在人員列表中就會出現(xiàn)相應(yīng)的人員信息； 如果人員列表中顯示的是滿足查詢條件的人員信息，為將本機(jī)構(gòu)所有人員信息顯示，這時(shí)，要顯示所有人員信息，方法如下： 1）、點(diǎn)擊查詢菜單后，在出現(xiàn)的通用查詢窗口中，不設(shè)置任何查詢條件，直接點(diǎn)擊 【查詢】 按鈕； 2）、退出人員管理窗口，然后重新進(jìn)入； 注意：前面所講的查詢當(dāng)設(shè)置“包含”條件時(shí)，符號“ %”表示任意字符； 另外，當(dāng)查詢條件是有關(guān)日期的時(shí)候，例如，查詢?nèi)温殨r(shí)間，如下圖； 62 （圖 1236） 上圖比前面的查詢條件設(shè)置窗口多了一項(xiàng)“選中此項(xiàng)，可把所選日期加入條件”，只有在該項(xiàng)前的方框打√，設(shè)置的日期條件才生效，否則設(shè)置的日期無效，不能按照設(shè)置條件查詢出內(nèi)容； 保存為 Excel 點(diǎn)擊該菜單，出現(xiàn)如下窗口； （圖 1237） 選擇存放的路徑，然后點(diǎn)擊【保存】按鈕；上圖中存放到“ My Documents”，在“ My 63 Documents”中打開“《省委直屬機(jī)關(guān)工作委員會》的人員明細(xì)導(dǎo)出”文件，出現(xiàn)下圖； （圖 1238） 人員列表就被轉(zhuǎn)換為 Excel； 打印預(yù)覽： 點(diǎn)擊快捷菜單中的打印預(yù)覽出現(xiàn)下圖； 64 （圖 1239） 點(diǎn)擊上圖中 【打印設(shè)置】 按鈕，出現(xiàn)下圖； （圖 1240） 上圖中可以進(jìn)行份數(shù)的設(shè)置，頁面范圍的設(shè)置等，點(diǎn)擊標(biāo)簽“頁面設(shè)置”出現(xiàn)下圖； 65 （圖 1241） 上圖中，可以進(jìn)行紙張大小、方向以及邊距的調(diào)整，各項(xiàng)調(diào)整完畢后，點(diǎn)擊 【確定】按鈕即可；然后，點(diǎn)擊打印預(yù) 覽窗口中的 【打印】 按鈕就可以進(jìn)行打印了； 二）、已離退休人員列表 （圖 1242） 通過點(diǎn)擊“已離退休人員列表”標(biāo)簽頁，顯示離退休人員列表； 在編制維護(hù)窗口中，下編渠道選擇為“離退休”、“離休”、“退休”這三項(xiàng)時(shí)，那么人員信息會在此列表中顯示； 66 （圖 1243） 三）、樹形結(jié)構(gòu)快捷菜單： 在人員管理窗口中，當(dāng)左邊樹形結(jié)構(gòu)中機(jī)構(gòu)太多，這時(shí)，可以在空白處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)下圖； （圖 1244） 點(diǎn)擊該快捷菜單，出現(xiàn)下圖； （圖 1245） 上圖中，在搜索內(nèi)容后 的空白框中，輸入要查找的機(jī)構(gòu)名稱，然后點(diǎn)擊 【搜索】 按鈕，例如，我們搜索“省委組織部”，點(diǎn)擊按鈕“搜索”后，出現(xiàn)下圖； 67 （圖 1246） 上圖中，在搜索結(jié)果的方框中顯示搜索到一個(gè)結(jié)果，我們用鼠標(biāo)雙擊該行后，出現(xiàn)下圖； （圖 1247） 上圖中，光標(biāo)自動移動到省委組織部上，在右邊的人員列表中自動將省委組織部的人員信息顯示出來； 四）、查找項(xiàng)目： 在人員管理窗口中，點(diǎn)擊查找項(xiàng)目后的下拉框，出現(xiàn)下圖； 68 （圖 1248） 上圖中，查找項(xiàng)目后的下拉框顯示的是人員基本信息的所有 字段，可以根據(jù)某一字段進(jìn)行人員的查找，例如，查找姓名是“李麗”的工作人員，如下圖； （圖 1249） 上圖中，當(dāng)在內(nèi)容后的空白框中輸入“李麗”，然后在鍵盤上點(diǎn)擊回車（即 enter 鍵），這時(shí)人員列表中光標(biāo)就會自動移到姓名是“李麗”的行，如下圖； （圖 1250） 69 另外，在人員管理窗口中，樹形結(jié)構(gòu)的上方有一項(xiàng)為“選擇地區(qū)時(shí)含下級地區(qū)數(shù)據(jù) \選擇機(jī)構(gòu)時(shí)含下級機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)”，在該項(xiàng)前的方框中打√，當(dāng)左邊樹形結(jié)構(gòu)中選擇地區(qū)或者是含有下級機(jī)構(gòu)的機(jī)構(gòu)時(shí)，人員列表中就會顯示出該地區(qū)或者是該機(jī)構(gòu)及下級機(jī)構(gòu)中的所 有人員信息；下圖； （圖 1251） （三）、文件瀏覽： 點(diǎn)擊“編制管理”下第三個(gè)子菜單“文件瀏覽”，出現(xiàn)下圖； （圖 1301） 在該窗口中，右上角有一排圖標(biāo)按鈕；第一個(gè)黃色的燈泡按鈕是“新增”；第二個(gè)按鈕是“導(dǎo)入文件”；第三個(gè)按鈕是“導(dǎo)出文件”；第四個(gè)按鈕是“保存文件”；第五個(gè)按鈕是“關(guān)閉”，即退出當(dāng)前窗口； 文件的新增： 展開左邊樹形結(jié)構(gòu)，然后將光標(biāo)移動到機(jī)構(gòu)名稱上，再點(diǎn)擊 【新增】 圖標(biāo)按鈕，出現(xiàn)下圖； 70 （圖 1302） 上圖中，先選擇文件類別，然 后在標(biāo)題后的空白方框中輸入文件名稱，例如，選擇文本文件，輸入文件標(biāo)題“教育部關(guān)于中小學(xué)不許亂收費(fèi)的報(bào)告”， 然后點(diǎn)擊 【確定】按鈕；如下圖； （圖 1303） 上圖中，點(diǎn)擊文件類型后的空白框，出現(xiàn)一個(gè)下拉框，如下圖； 71 （圖 1304） 文件類型后的下拉框?yàn)椤皺C(jī)構(gòu)文件”、“部門文件”、“人員文件”；當(dāng)選擇機(jī)構(gòu)文件和部門文件時(shí)，該窗口中人員后的方框仍為藍(lán)色的無效方框（即不能用鼠標(biāo)激活）； 當(dāng)選擇人員文件時(shí)，在人員后的方框變成白色，是有效方框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊該方框后，出現(xiàn)下圖； （圖 1305） 人員后的下拉框顯示該機(jī)構(gòu)的所有人員信息； 上圖中，日期輸入完畢后，再在右下的方框中輸入文件內(nèi)容，然后點(diǎn)擊右上角的 【保存】 圖標(biāo)按鈕，直到出現(xiàn)如下提示； （圖 1306） 點(diǎn)擊 【確定】 按鈕即可； 文件瀏覽窗口中的受理、復(fù)議、已辦理、歷史選項(xiàng)，可根據(jù)文件的具體性質(zhì)進(jìn)行選擇； 如果增加的文件是 word 文檔，則出現(xiàn)下圖； 72 （圖 1307） 然后點(diǎn)擊【導(dǎo)入】圖標(biāo)按鈕（文件的導(dǎo)入以及文件的導(dǎo)出在后面介紹），將 word 文檔導(dǎo)入即可；通過雙擊內(nèi)容中的藍(lán)色方框“查看 word 文 件內(nèi)容請雙擊這里”來查看 word文件； 如果是增加的 excel 和圖片文件，其操作方法相同； 注意 ： 增加 word 文件與 excel 文件時(shí)最好用導(dǎo)入的方式進(jìn)行操作 ；同樣，增加圖片也要用導(dǎo)入的方式； 文件的導(dǎo)入： 光標(biāo)移動到機(jī)構(gòu)名稱上后，點(diǎn)擊 【導(dǎo)入】 圖標(biāo)按鈕，出現(xiàn)下圖； （圖 1308） 在查找范圍后的下拉框選擇文件存放的路徑，例如，文件存放在 E 盤，查找 E 盤，如下圖； 73 （圖 1309） 選擇 E 盤后，將光標(biāo)移動到文件名稱上，如下圖； （圖 1310） 例 如，上圖中，我們要導(dǎo)入的文件名稱是“教育部關(guān)于九年義務(wù)教育的報(bào)告”，光標(biāo)移動到該名稱上后，在下面的文件名后的空白框中也出現(xiàn)該文件名，這時(shí)點(diǎn)擊 【打開】按鈕（或者找到該文件名后，用鼠標(biāo)雙擊也可打開該文件），出現(xiàn)如下提示； （圖 1311） 點(diǎn)擊【確定】按鈕即可； 74 word 文件和 excel 文件的導(dǎo)入方法與文本文件的導(dǎo)入方法相同； 如果導(dǎo)入的是圖片，當(dāng)點(diǎn)擊【導(dǎo)入】按鈕以后，出現(xiàn)下圖； （圖 1312） 如果需要掃描圖片，點(diǎn)擊【掃描】按鈕；需要導(dǎo)入圖片，點(diǎn)擊【導(dǎo)入】按鈕； 掃描圖片的前提是 正確連接好掃描儀，點(diǎn)擊【掃描】按鈕，出現(xiàn)下圖； （圖 1313） 選擇掃描圖像方式，點(diǎn)擊【確定】按鈕，接著出現(xiàn)下圖； 75 （圖 1314） 因?yàn)楸緳C(jī)連接的是方正掃描儀 U180，出現(xiàn)的也就是該掃描儀的設(shè)置；使用不同的掃描儀出現(xiàn)的掃描儀設(shè)置也會不同； 如果用導(dǎo)入的方式進(jìn)行圖片存放，點(diǎn)擊【導(dǎo)入】按鈕，出現(xiàn)下圖； （圖 1315） 在“查找范圍”后的下拉框中尋找文件存放處； 76 （圖 1316） 找到文件后，下圖； （圖 1317） 選中該文件，然后點(diǎn)擊【打開】按鈕（或者雙擊該文件） ； 77 （圖 1318） 這樣圖片就被導(dǎo)入到本系統(tǒng)，然后點(diǎn)擊【保存】按鈕，出現(xiàn)如下提示； （圖 1319） 點(diǎn)擊【確定】即可； 關(guān)閉該窗口；回到文件瀏覽窗口，鼠標(biāo)指向文件內(nèi)容中的“查看圖片文件內(nèi)容請雙擊這里”，然后雙擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)下圖； 78 （圖 1320） 如果要打印圖片直接點(diǎn)擊【打印】按鈕； 文件的導(dǎo)出： 首先，選擇要導(dǎo)出的文件，例如，下圖中我們選擇文件“教育部關(guān)于中小學(xué)不許亂收費(fèi)的報(bào)告”，選中該文件； （圖 1321） 然后，點(diǎn)擊 【導(dǎo)出】 圖標(biāo)按鈕 ，出現(xiàn)下圖； 79 （圖 1322） 在“保存在”后的方框中選擇保存的路徑，然后點(diǎn)擊 【保存】 按鈕；上圖中，該文件的當(dāng)前路徑是“我的文檔”； 注意：文件的導(dǎo)出格式和本系統(tǒng)中文件存放的格式是一致的； 快捷菜單 在文件瀏覽窗口中間文件標(biāo)題列表處，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，下圖； （圖 1323） 出現(xiàn)如下快捷菜單； 80 （圖 1324） 全部顯示表示顯示本機(jī)構(gòu)的所有文件；受理查詢、復(fù)議查詢、已辦理查詢、歷史查詢只顯示符合各自條件的文件標(biāo)題；刪除指定文件表示將所選擇的文件刪除； 下 面介紹一下“刪除指定文件”菜單； 在快捷菜單中將光標(biāo)移動到要?jiǎng)h除的文件名稱上，然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“刪除指定文件” 菜單； （圖 1325） 要?jiǎng)h除點(diǎn)擊 【確定】 按鈕，否則點(diǎn)擊 【取消】 按鈕； 文件的查找： 在查找后的空白框中輸入文件名稱，然后點(diǎn)擊回車（即 enter 鍵），文件列表中的光標(biāo)就會自動移動到該文件名上，然后雙擊該文件名，對應(yīng)的文件相關(guān)信息自動出現(xiàn)在右邊；該查詢還支持模糊查詢，例如，在查找后的方框中輸入“中小學(xué)”三個(gè)漢字，如下圖； （圖 1326） 然后，點(diǎn)擊回車，文件列表中的光標(biāo)就會自動移動到第一個(gè)包含這三個(gè)漢字的文件名稱上；如下圖； 81 （圖 1327） 點(diǎn)擊該文件名，右邊出現(xiàn)該文件的具體信息，下圖； （圖 1328） 文件類型 在文件瀏覽窗口中間有三個(gè)文件類型的選項(xiàng)；其中當(dāng)選擇機(jī)構(gòu)文件時(shí)，文件列表中只顯示機(jī)構(gòu)文件；當(dāng)選擇人員文件時(shí)，文件列表中只顯示人員文件；選擇所有文件（所選機(jī)構(gòu)）時(shí)，文件列表中顯示所有文件； （二）、信息處理： （一）、上報(bào)人員信息： 點(diǎn)擊“上報(bào)人員信息”菜單； 82 （圖 2101） 出現(xiàn)， 下圖； （圖 2102） 展開左邊的