盈欣通信工程公司辦公行政管理制度(26頁)-工程制度-資料下載頁

【導讀】盈欣公司是新興的以通信工程施工和通信網絡代維為主要業務的專業公司。公司主要承接廣東各電信運營商。線、光纜施工、管線遷改及大修、終端設備安裝及機房裝修等工程的施工組織工作。

　　

【正文】 召開；著重信息溝通、解決工作問題。 B. 會議地點：公司會議室或部門內部辦公區域 C. 與會人員：部門內部 員工（總經理將根據各時期業務與工作特點選擇參與各部門工作溝通會議） D. 會議記錄：部門助理 （或指定專人記錄） 3. 會議紀律 1) 所有與會人員不得無故遲到、缺席。不能參加會議的應提前向人力資源部或所在部門請假，并說明原因。 2) 會議期間，與會人員必須關閉手機或調到振蕩狀態，以保持安靜的會議環境。有要事者可要求本部人員代為處理。 3) 會議必須安排專門人員做好記錄，會后撰寫會議紀要。 4) 會議記錄應交由專人進行統一的存檔管理；并將電子文檔上報總經理、抄送所有參會人員。 4. 會議室使用管理規定 1) 進入會議室后，應將會議室門關上，以免會議被無 故打擾。 2) 會議使用者應自覺保持會議室的清潔衛生，會議或接待結束后，應將電燈、空調等設備電源關閉，同時清理雜物、椅子歸位。 3) 會議室 使用前由專人負責室內清潔、飲用水準備及 負責提前準備會議設備及會議結束后驗收設備，會后或客人離開后必須檢查會議室以恢復整潔原狀。 安全 保衛制度 1. 總則 為規范公司治安、消防和其他安全工作，特制定本守則。 2. 適用范圍 公司所有員工均須遵守，外來辦事人員參照執行。 3. 安全規則 1) 防火、防盜、防災、防破壞、防惡性事故，為每個員工應盡的義務，要敢于與壞人壞事作斗爭。員工應自覺接受安全教育，增強安 全防范意識。 2) 員工上下班、外出公干、出差，應嚴格遵守道路交通管理法規、條例，確保人身、財物安全。 4. 日 常安全措施 1) 員工不得將貴重、大件私人用品存貯于公司辦公場所； 2) 員工下班前認真檢查本崗位、辦公場所，消除水、電、氣等設備存在的隱患。如本人不能解決，下班前應立即報告主管領導； 3) 發現事故苗頭、可疑或不法行為的人或事應先立即報告主管或大廈保安部門； 4) 不得將親友或無關人員帶入工作場所； 5) 不 得 私接電源，不準在禁煙區抽煙； 5. 一旦發現火警，須采取如下措施： 1) 保持鎮靜，力戒驚慌； 2) 撥打火警電話，準確報告起火部位、燃燒品等情況 ； 3) 按動附近火災報警器； 4) 關掉一切電源開關，關閉火警現場的門窗； 5) 迅速呼喚同事援助； 6) 利用附近滅火設備，盡力將火撲滅； 7) 防止用水或泡沫滅火器滅火引起漏電而導致火災； 8) 服從現場主管指揮； 9) 接到疏散通知，切勿搭乘電梯，由安全樓梯轉移。 6. 使 用明火和高空作業，必須經大廈保安部門或政府有關部門 批 準才能進行。 7. 公司員工應了解有關消防知識，熟記火 警電 話 （ 119） ，熟悉電源開關、出口通道、滅火器具位置及使用方法等。 8. 一旦出現意外事件，須采取如下措施： 1) 如遇意外傷害事件，應照顧傷者或協助轉送醫院 ，可撥打 120電話 ； 2) 及時通報 公司主管或大廈保安部門； 3) 對危險區加設標志，警告別人勿靠近或指派專人看護。 9. 對緊急事故： 1) 對突發事件保持鎮靜； 2) 迅速通知有關部門和領導； 3) 在自身安全情況下，適時處置； 4) 無關人員不準進入事故現場； 5) 對外界暫行封鎖消息，統一對外發布口徑。 10．門戶管理規定 1）離開公司前關閉各種設備電源 A．員工下班離開公司前，必須將個人電腦關閉（包括顯示器、主機）。 B．綜合部助理在下班離開公司前，負責關閉全公司的門、窗及設備電源。關閉復印機、打印機、飲水機、電燈、抽風機、空調等。如離開時仍有其他同事留在公司，也要先把暫不 使用的設備關閉。 C．下班后仍需使用復印機、打印機等設備（傳真機除外）的員工，有責任在使用后，將設備的電源關閉。 D．下班后仍在使用會議室的員工，也應將會議室的電燈、空調等設備關閉后才離去。 2）鎖門 A．下班后仍需留在公司加班的員工，離開時必須負責鎖好公司大門，確保門戶安全后，才能離開。 B．各部門最后離開公司的員工，須將辦公室所有設備電源關閉（傳真機除外），將玻璃門、窗戶鎖好，必須在前臺的 《門戶管理登記表》 中登記，方可離去。 3）責任 綜合部助理在每天上班時，均應檢查公司狀況及 《門戶管理登記表》 的登記 情況。如發現任何員工沒按規定完成自己負責之任務，如下班后沒關閉電腦、使用設備后沒關閉電源、最后離開公司沒有鎖好門等，每次扣罰 100元，并追究因此而造成之損失。 鑰匙管理規定 1. 公司各類鑰匙統一由綜合部收、發、復制，并進行登記；所有鑰匙由盈通保管兩套，以備不時之需。員工領用鑰匙均需簽名保管，同時負擔安全責任。 2. 鑰匙管理 1) 因公事需要臨時使用鑰匙，應報上級主管或綜合部批準，并在用后即時歸還； 2) 綜合部做好鎖匙領用的登記，發出鎖匙后，必須要求領用人在 《鎖匙領用登記表》 中簽名確認； 3) 鑰匙由綜合部統一配制發放，發現有私配鎖 匙，將追究保管人員及配制人的責任。 4) 未經批準保管人不得私借鎖匙給他人，否則對此給以口頭警告處分，造成損失者，承擔連帶責任。 5) 鑰匙遺失，保管人應立即向綜合部報失備案，否則所產生損失由保管人負擔；如保管人離職，應將鑰 匙繳交綜合部。 對外接待 規定 1. 總則 1) 對外接待是公司公關活動和行政事務的重要部分，為使對外接待工作規范有序，具有統一的公司形象，特制定本 規定 。 2) 本辦法適用于全公司各部門。 2. 對外接待范圍 1) 本辦法規定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，在經營管理活動中所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和 工作。 2) 接待的對象分為內賓和外賓。 3. 對外接待部門 公司接待任務原則上由各業務對口部門負責。重大接待工作和活動，可由 綜合 部協助完成。 4. 對外接待原則 1) 接待工作應遵循 “ 平等、對口、節約、周到、保密 ” 的原則，使客人高興而來、滿意而去。 2) 平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。 3) 對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰 結賬 。 4) 節約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費。 5) 周到原則。接待程度應銜 接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。 6) 保密原則。向來賓介紹情況時，應注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。 5. 接待規格的確定 1) 高規格接待，陪客比來賓職務高一些。適用于公司的大型重要客戶或對公司利益較重要的政府工作人員。 2) 對等接待。適用于一般性接待活動。 3) 低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用于經常性業務往來。 6. 接待禮儀 1) 見面 ： 原則為主動、熱情、禮貌。 2) 接待：主動起迎，問明來意。 3) 安排交談地點： A. 根據來客來意和身份，安排適當地點（辦公室、接待室、會議室）進行交 談； B. 工作繁忙一時難以抽身時，應向客人說明暫請他人代接或另商時間； C. 切忌讓客人久候而無人問津。 D. 客戶提出與公司領導或他人交談時，應立即聯絡，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。 7. 引見 1) 首先向公司領導介紹客人（單位、職務、姓名）。 2) 引見順序： 、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的； ，依次介紹一行來客； ，先介紹年紀大的。 3) 公司領導與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。 8. 走 路 1) 陪同客人行路，請客人行于自己右側； 2) 乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓 在先，主動開關門； 3) 自己處于主陪地位，應并排在客人旁邊，不要落在后邊。 9. 其他 1) 執行接待任務時，穿著不得過于隨便，應按規定著裝，衣著整潔，有風度； 2) 主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士； 3) 尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。 4) 因故未能準時赴約，盡早通知對方，并以適當的方式致歉。 10. 接待內容和程序 A. 接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工接受任務 布置接待 迎接安排 商議議程 安排領導會見 組織活動實施 送別 小結 具及車次或航班。 B. 布置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，并報請上 級批準。 C. 迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。 D. 看望、商議日程。來賓住下后，公司有關人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關部門。 E. 安排有關公司領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。 F. 組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場； G. 送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿 賬目 ，話別送行，派人派車送至車站、碼 頭或機場。 小結。每次較大規模接待完成后進行一次小結，以便總結經驗、改進后續工作。 H. 11．接待費用報銷規定： 1） 允許申報接待費用的部門 人員 包括：公司總經理（助理）、副總經理、各部門經理以上人員、營銷人員 。 非業務部門確實有需要接待重要客戶的請提前知會綜合部經理，由綜合 部人員負責業務費用申報事宜，如非公司現實或潛在客戶一般不予以報銷。特殊情況必須經公司總經理批準（只限于部門經理以上）。 2） 對 于廠家及供應商通常不應安排接待，接待費用一般不予以報銷。 3）接 待費用每次超過 500 元必須預先申請，遇 特殊情況下 也 必須向部門 經理或總經理 口頭申請并得到同意 。 4）員工接待費用的報銷，須填寫《費用報銷單》和 業務招待費報帳單 ，注明事由、項目、參加人員、時間等，由部門經理、財務經理審批后，報總經理批準給予報銷費用。