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2026-01-01 01:00本頁面

　　

【正文】地反映文件材料之間的有機聯系，便于今后的管理和查找利用。 ? 文字材料的排列。文字材料的排列，可以按照問題、重要程度、時間順序等方法排列。即同一問題的文件材料，應集中排列在一起，反映重要問題的文件材料，可以排列在一卷的最前面；同一問題中重要的文件材料，可排在該問題其它文件材料的前面，如結果性的文件材料在前，過程性的文件材料在后；不同問題或同一問題中不同的文件材料，除按重要程度將重要的提前外，其它的文件材料，可按文件材料反映或形成的時間先后順序排列。卷內文件材料的系統排列 ② ? 圖樣材料排列。都是圖樣材料組成的案卷，可以根據圖紙相互之間的隸屬關系，按照總體到局部的關系，結合圖紙形成的時間順序排列。 ? 圖文混合材料的排列。由圖樣材料和文字性材料混合組成的案卷，如果文字性材料是對全面情況進行說明或具有指導性的，則排在圖樣材料前面；如果文字性材料只是對卷內圖樣材料進行補充或局部性的一般說明，則排在圖樣材料后面。四、編目 ? 編目就是以卷為對象，通過一定的形式，固定案卷系統整理的成果，揭示卷內文件材料內容與成份的工作。編目的內容有：編頁號，填寫卷內目錄、備考表和卷內封面。編制頁號 ? 文件材料排列順序確定以后，就應當編制頁號。頁號必須編制在有書寫內容的頁面上；頁號統一采用阿拉伯數字從“ 1”開始依次逐頁標注，頁號編寫在文件材料的右下角，背面需要編頁號的，應編寫在左下角。圖紙的頁號一般在圖紙圖標框外下釤編寫。 ? 有下列情況的可不編寫頁號：成套圖樣或印刷成冊的工程文件材料。成套圖樣或印刷成冊的工程文件材料，與其它工程文件材料組成一卷的，應將其排在最后，作為一份文件填寫卷內目錄，可不必另行編寫頁號，只須在目錄備注中，注明總頁數即可。卷內目錄和備考表不編寫頁號。填寫卷內目錄 ? 卷內目錄是反映一卷檔案中包含的文件材料基本情況的表格，是卷內每一份文件材料的明細表。其內容包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號和備注等，卷內目錄排放在每卷文件材料的最前面。 ? 序號是指該份文件材料在卷內的排列序號，用阿拉伯數字從 1起依次標注。 ? 文件編號是卷內每份文件材料的文號或圖紙的圖號、設備代號、合同編號等。 ? 責任者是該份文件材料的形成部門或主要形成部門。 ? 文件材料題名是指該文件材料的具體名稱。有些文件材料自身名稱不全時，填寫時應補全，如：隱蔽工程記錄等，填寫時應將該隱蔽工程記錄的是哪個基建工程項目，哪個部位的隱蔽工程記錄填寫齊全。 ? 日期應填寫該份文件材料的形成日期。 ? 頁號應填寫該份文件材料在卷內的頁碼或頁碼區間。填寫卷內備考表 ? 備考表是用來記載和說明歸檔前和歸檔后卷內文件材料基本情況和變化情況的一種工具。它對案卷的管理和使用及鑒定和統計都有一定的作用。備考表填寫的內容主要有：該卷檔案中文件材料的件數、頁數以及在組卷和提供使用過程中需要說明的問題等；檔案內容相同而載體形式不同且另行保管的檔案的檔案互見號及檔案載體形式；立卷人、檢查人及立卷日期和檢查日期。 ? 卷內備考表排列在文件材料最后面。編制卷內封面 ? 卷內封面是以一定的格式概要介紹卷內文件材料內容和形式特征的一種工具。卷內封面需填寫的內容有： ? 檔號：同基建檔案的分類方法的結構相一致，它是基建檔案分類代字、代號和該卷檔案在分類體系某類目下的排列順序號的組合體。 ? 檔案館（室）代號：填寫國家給定的檔案館或檔案室的代號。 ? 案卷題名：是用以揭示卷內文件材料內容的。擬寫的原則是簡明、準確。能夠反映出該卷檔案的工程名稱、工程階段、文件材料的主要內容和文件材料的種類等，由立卷人擬寫。案卷題名一般在 25個字左右，不得超過 50字。 ? 案卷題名應反映出工程名稱、工程階段、文件材料內容和文件材料種類。 ? 立卷單位：填寫負責組卷的部門或項目負責部門。 ? 起止日期：填寫該卷內文件材料形成的起止日期。 ? 保管期限：填寫其劃定的保管期限。 ? 密級：根據保密規定填寫劃定好的密級。五、裝訂 ? 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。一般情況下，文字性材料采取裝訂的方式保管，圖樣材料和已經裝訂成冊的文件材料或不便裝訂的文件材料采取不裝訂的方式。裝訂的方法 ? 長期保存的案卷裝訂時必須去除文件材料內的金屬物，卷內不同尺寸的文件材料要折疊為統一尺寸，破損的文件材料應進行裱糊，不夠裝訂尺寸的文件材料要進行粘貼。裝訂時，按照卷內封面－卷內目錄－文件材料－備考表的順序排列后，采用“三孔一線”方法裝訂。 ? 不裝訂的文件材料應加蓋檔號章，文件材料的檔號章加蓋在每份文件材料的右上角。檔號章的內容有：檔號、件號、頁數。 ? 檔號 ―― 填寫該份文件材料所處案卷的檔號。 ? 件號 ―― 填寫該份文件材料在該卷內的排列序號。 ? 頁數 ―― 填寫該份文件材料的實際張頁數。 ? 檔號件號頁數 ? 不裝訂的案卷也應編制卷內封面、卷內目錄和備考表，整理時，應將卷內封面、卷內目錄和備考表三者裝訂在一起，放在該卷文件材料的最前面。六、裝盒 ? 保管基建檔案一般采用卷盒和卷夾兩形式，其規格內容等見科學技術檔案案卷構成的一般要求（ GB/T 118922 — 2022）。 ? 卷盒填寫內容與卷內封面填寫內容一致，盒面及卷脊填寫時應注意，一個基建工程項目的檔案，其盒面及卷脊填寫所用的字體、字號和填寫格式相一致，從而使一套基建檔案在外觀上達到整齊美觀的效果。七、編寫基建檔案案卷目錄 ?基建檔案案卷目錄是以卷為單位，對每一卷檔案的基本內容和特征進行登記，以備查找利用的一種檢索工具。案卷目錄的內容有：檔號、案卷題名、起止日期、件／頁數、保管期限和備注項目。其內容與卷內封面和卷盒填寫的內容相一致。

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