時間管理高級培訓課程-資料下載頁

　　

【正文】 得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。 　　 現在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。 　　 請思考下面的問題： 　　 你是否“知道”在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活或工作會有積極的意義？ 　　 這個問題問過數千人，發現絕大多數答案可歸類如下： 　　改善人際關系。 　　改善事先準備工作。 　　更周詳地規劃與組織。 　　善待自己。 　　抓住機會。 　　充實自我。 　　增進能力。 　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經學習了時間管理的原則系列之一和之二，現在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 　　急迫性指數測驗 　　 選取出你最可能作出的反應行為或態度（A=從不；B=有時候；C=常常） 　　我在壓力之下表現最好。 （ ） 　　我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （ ） 　　我休息時會覺得不安。 （ ） 　　我似乎永遠在趕時間。 （ ） 　　我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　我只要片刻沒和辦公室聯系就覺得不安。 （ ） 　　我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 　　我處理危機時表現最好。 （ ） 　　處理突發狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（ ） 　　1我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 　　1當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 （ ） 　　1我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 　　1我常邊工作邊吃飯。 （ ） 　　1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ） 　　 “A”總數： “B”總數： “C”總數： 總得分： 　?。ˋ=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態，26到45分屬于強烈急迫性心態，46分以上已經到了嚴重急迫性的程度。 　　 原則之四：合理地安排時間 　　 首先我們來看看穆爾的故事： 　　案例 穆爾于1939年大學畢業后，在哥利登油漆公司找到業務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發現，80%的業績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務其余20%的客戶。 　　 結果如何？第一年，他就實現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（KellyMoore Paint Company)的董事長。 　　 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。舉例說明： 　　 80%的銷售額是源自20%的顧客； 　　 80%的電話是來自20%的朋友； 　　 80%的總產量來自20%的產品； 　　 80%的財富集中在20%的人手中； …… 　　 再舉個例子，傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數過多而感腰酸背疼。基于此，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數。不難發現，這種設計就是利用了80/20原理。 　　 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。 　　 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇校坏怯行нM行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先級。 　　 原則之五：與別人的時間取得協作 　　 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。 　　 認清并適應組織的節奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經做完廣告預算后才提出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！ 　　 同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 　　 大家想想，我們是不是也在經常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協作，少一份慌亂，多一份從容！ 　　 原則之六：制定規則、遵守紀律 　　 我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規則。 　　 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的，甚至可以用代數程式來計算。 　　 歷史學家梅爾克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學家喬查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。 　　 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個方法很有效，假如你養成每天寫1000字的習慣，連續一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。 　　 因此，我們說，制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個方面： 　　在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 　　即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 　　由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯系，將影響縮小在最小范圍內。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。 　　 分析自己使用時間的方式和狀況 　　 大多數人不喜歡好好地了解自己，逃避現實比觀