現代維修企業的配件管理-資料下載頁

　　

【正文】 度端正，言語有禮，嚴格執行〈營業員行為規范準則〉。認真介紹產品的性能、特點、價格、質量及保質期等。（9）出售配件時必須當面驗貨（某些不能拆包產品售貨員要講明）。對于某些特殊商品，如電子產品、昂貴電器產品等，要用測試儀測試。雙方認可，以避免糾紛。（10）所有銷售的配件必須開具出庫單（包括零售出庫單、三包領料單、修理領用單），零售出庫單一式四份，顧客一份，保管員一份，其余兩份轉交財務。三包修理領單一式二份，結算員一份，保管員一份。制單人簽字后，收款員憑出庫單結算收款，同時簽字并加蓋財務印章。庫存配件的流動性很大，為及時掌握庫存的變化情況避免短缺丟失和超儲積壓，保持帳、卡、物相符，必須進行定期和不定期的盤點工作。為加強舊件的統一管理，杜絕以舊充新現象，必須嚴格執行舊件回收制度。（1）三包、修理領用配件時，配件銷售人員必須在領用人交回相應舊件后才可發放新件（三包舊件交于索賠員，三包外舊件交配件銷售員）。（2）所有收回的舊件要設專人妥善保管，不得隨地堆放。三包舊件要建帳管理。（3）顧客索要舊件時（三包外維修），舊件管理人員要擦凈、整理后交還顧客。其它舊件，公司將定期作出處理。主要有以下幾個方面：（1）計劃員收集缺料信息。（2）計劃員分析、匯總缺料信息。（3）根據庫存和銷售情況，編制期貨計劃或臨時計劃，交由配件主管審核。（4）庫管員應隨時對有出入庫記錄的配件進行復查。（5）經營單元每月對配件庫存進行一次盤點。（6）每季度進行一次有財務參與的全面清點。盤點時應合理安排配件的出入庫，以確保盤點的準確性，避免發生重盤、漏盤、錯盤現象。（7）配件盤點過程中，不準以任可理由虛報、瞞報或私自更改帳目。（8）盤點結束后，由盤點人員填寫盤點報表，對盤盈盤虧的配件且要查明原因，分清責任，作出必要的處理。季度盤點后，進行配件的報損申報工作。（9）配件主管審定簽字后，計劃員出具一式三聯計劃單。一聯計劃員留存，驗貨用；一聯交采購員，采購；一聯交內勤，附付款通知書進行付款審批。采購員依據計劃單進行采購；采購單表，如表42所示表42采購單表列名數據類型字段大小說明Stock_IDvarchar14采購單號v_IDchar5供應商號Staff_IDchar2員工號s_IDchar2倉庫號Stock_moneyfloat8采購金額Stock_datedatetime8采購日期DealWithbit1處理狀態Stock_detailtext16備注（2）采購單細節表，如表42所示。表42采購單細節表列名數據類型字段大小說明Stock_IDvarchar14采購單號P_IDchar4配件號p_numberInt4采購配件數量p_pricefloat8采購價格市內現金采購：通知內勤，內勤依據計劃單、付款通知書進行付款審批，辦理相關手續。市內賒購：供貨商送貨的，貨物由保管員驗貨接收并開出收貨單二聯進入入庫程序；需自提的采購員到供貨商處提貨進入提貨程序。市外現金采購：依據進貨計劃單、付款憑證聯系供貨商發貨。完成后，付款憑證及時交回計劃員。市外賒購：依據進貨計劃單聯系供貨商發貨。到貨后由采購員提貨進入提貨程序。 ㈠提貨程序1．采購員將收到的發票交計劃員，計劃員登帳后，交財務進入記帳程序。2．采購員依據提貨單提貨，依據發貨清單驗收貨物，完成配件第一次驗收。3．驗收后，將貨物、發貨清單交庫管員進行配件的第二次驗收。4．如在第一次驗收中發現問題，與保險公司、運輸部門聯系索賠。5．予以索賠：索賠單據上交計劃員，計劃員進行帳務處理后上交財務；不予索賠：整理書面報告上交配件主管，配件主管上報服務經理。㈡入庫程序 庫管員、采購員持發貨清單、裝箱單，計劃員持計劃單，共同進行配件的第二次驗貨。1．供貨單位送貨上門，庫管員開具一式兩聯收貨單，一聯留存、一聯交計劃員打印入庫單。2．采購員自提，驗收后，計劃員依據驗貨單打印入庫單。3．貨物驗收不合格，計劃員制一式兩聯差損單，一聯交計劃員、一聯交采購員。4．采購員依據差損單進行異常處理。5．予以索賠：計劃員將索賠結果（附差損單）上交財務。6．不予索賠：整理書面報告上交配件主管/經理，配件主管/經理上報服務經理。㈢庫存管理程序1．保管員、調度員、計劃員根據入庫單、出庫單登帳，結日庫存。查看庫存表，如表44所示。表44庫存表列名數據類型字段大小說明s_IDchar2倉庫號P_IDchar4配件號p_numberint4庫存量2．保管員把入庫的配件驗貨上架，完成配件第三次驗貨。3．保管員、調度員、計劃員、采購員定期對庫存配件進行庫存結構分析，作出分析報告。4．每月、季度進行庫存盤點，作出盤點表，盤盈盤虧書面說明，交配件主管上報公司經理，交財務作帳目調整。5．季度盤點后，進行配件報損工作。㈣出庫程序1．調度員定期催收備料單。（1）調度員依據備料單（日常、急件）查詢庫存。（2）調度員根據庫存情況進行調配。（3）調度員根據結算方式開具四聯、五聯出庫單。（4）現金結算：開具四聯出庫單。（5）調度員整理缺料單遞交計劃員。（6）發往外地貨物，配送員在發貨后要通知收貨人，將運單事后轉交收貨人。2．掛帳單位回款：（1）轉帳回款：調度員持結帳聯填寫報銷單經掛帳單位簽字確認后轉財務。（2）現金回款：收款員收款后填寫日報表交財務。（3）銀行匯款：調度員及時與財務聯系，確認后索要相關單據銷帳。5 配送程序1．配送員依據出庫清單驗收出庫貨物。2．外運：（1）驗貨后要將貨物包裝，并放入一聯出庫清單。（2）索取運單或簽字證明。（3）及時通知收貨人貨物的發運時間及其它事項。（4）運單與其余二聯出庫清單交調度員。（5）及時查詢貨物是否安全到達。3．送貨：確保貨物安全、準時到達指定地點。（1）收貨人驗貨。（2）收貨人在出庫清單上簽字確認。（3）出庫清單一聯交收貨人，三聯交調度員。㈥零售1．主動、熱情接待顧客，注意禮貌用語。2．詢問顧客的需求，提取客戶所需配件。3．向顧客詳細介紹所取配件品牌、產地、價格和功用。4．顧客選定后，開具一式四聯銷售小票，交給客戶，并指引客戶持銷售小票到收款處付款。5．收款員收款后將四聯銷售小票加蓋公章。收款員留存兩聯，交客戶兩聯。6．銷售員依據加蓋公章的銷售小票付貨，并留存回執聯。㈦領料程序 1．工持接車單到配件處領取修理用配件。2．配件人員根據維修工的需求，收回舊件后，開據一式二聯銷售小票，注意標明車牌號等。3．維修工簽字確認后，持二聯小票交結算員簽字確認，結算員留存一聯、交維修工一聯。4．維修工持結算員簽字后的小票回執（一聯），到銷售員處取料。 報損配件是指已經損壞或有質量問題或由于車型淘汰不能繼續銷售的在帳配件，且不能進行三包索賠、退貨和修復處理的。1． 報損配件的確認在日常經營中產生、月度和季度盤點中清理出的已經損壞或有質量問題或由于車型淘汰不能繼續銷售的配件，必需經由服務經理、三包索賠主管、配件主管三方鑒定，確認不能進行三包索賠、退貨和修復處理的配件方可作報損處理。由于人為因素所造成的質量配件不予報損批示，損失由責任人和連帶責任人承擔。例如：可作三包、退廠或修復處理的配件，未能及時做相應處理而導致過期無法處理，或由于維修工操作不當，保管員保管不善，所造成的配件損壞。2．報損配件的申報各分子公司在每季度的配件庫存全面清點工作中，將需報損的配件整理、確認后，填制《報損配件明細表》，并填寫《配件報損申請單》，上報服務部配件主管；服務部配件主管鑒定審核后進入《配件報損申報流程》。3．報損配件的處理方法配件報損批準后，配件由申報單位暫作保管，以便服務部做進一步處理，申報單位不允許私自將報損配件丟棄、變賣。3．激勵機制4．為控制配件的報損量，減少公司的經營損失，各公司的總經理、服務經理、配件主管必須嚴格控制配件的進貨計劃、及時進行異常處理（包括：運輸損壞配件、短缺配件、質量件、錯發配件向供應商的索賠）。對于所發生的配件報損損失，損失的70%由該公司承擔，總經理承擔損失的10％，服務經理承擔損失10%的，當值員工承擔損失的10%。參考文獻[1][J].汽車工業研(4) [2]:[吉林大學碩士論文].吉林:吉林大學，2005[3]胡安生，[J].汽車工業研究，2003，[4]，2001，[5][M].北京：中國物資出版社，2002[6]高海晶．供應鏈管理下庫存控制問題研究[D]．北京：北京交通大學碩士論文，2006 [7]徐能偉．4S汽車專營店零備件庫存理論應用分析[J]．北京汽車，2005 [8]韋煥典，黃堅 .現代汽車配件基礎知識[M] .北京：化學工業出版社，2009