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某物業公司行政管理作業手冊-資料下載頁

2026-04-05 07:09本頁面

　　

【正文】及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2）公司《文件檔案管理制度》規定的各類秘密文件、資料等。（四）保護原則保護商業秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業秘密之安全性又便利于各項工作的原則。（五）責任部門與人員1 由行政管理部與法律顧問協同負責公司商業秘密監督、管理事宜。2 公司全體員工負有保護商業秘密的責任和義務。（六）保護措施1．在《****公司勞動合同》中明確規定商業秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規定期限內須承擔規定的義務。2．公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3．行政部對電腦設定完整的文件目錄和子目錄系統，并根據需要設定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協議書。4．行政部對傳真機、復印機統一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管理流程。5．行政部建立嚴格的管理流程對公司發文進行管理。6．行政部負責根據《文件檔案管理制度》進行對各類載體設置警示標識的工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應急1．員工發現公司商業秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施；2．公司商業秘密已經泄露，發現人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責任追究1．當公司商業秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任；2．根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。（九）培訓行政管理部組織對公司全體員工進行相關培訓。三文件檔案管理制度（一）意義（二）文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。1. 公司法律文件：公司章程、批準證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等2. 公司董事會文件：董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3. 公司管理制度：公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程4. 公司財務資料：各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等5. 公司人事薪資：人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6. 公司經營策略規劃：客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7. 公司客戶名冊：客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8. 公司業務文件：公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9. 公司客戶服務文件：服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10. 公司客戶檔案：已結案客戶的完整檔案，包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等11. 公司專業資料：公司搜集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等12. 公司圖書、雜志：公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜志13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復、外來文函14. 公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等四公共關系1．英達仕投資管理顧問有限公司的對外公共關系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構之間的關系。附《客戶溝通登記表》2．公共關系主要體現在各部門開辦及各項業務活動進行所需的對外事務性及手續中建立的長期、友好的關系。 3．對外建立必要的咨詢、顧問關系；必要的外界溝通、聯絡。維護英達仕公司的利益和聲譽；積極服務各項業務經營活動的開展；保障外界關系的渠道暢通，最大限度的節省開支是對外公共關系工作的原則。4．一切因工作關系建立的對外溝通渠道屬英達仕所有，由本公司對外聯絡人向行政管理部報送有關工作單位、職務、通訊地址電話，與本公司的關系及聯絡等資料，各部門的公共關系必須無條件用于公司工作的開展，各部門均有義務積極協助行政管理部建立暢通的對外渠道。附《客戶意見反饋表》五廣告宣傳1. 廣告是極其重要的業務活動。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要環節。2. 行政管理部門根據公司服務的定位特點，對廣告策劃方案進行審查、審批，確保廣告的效益。3. 廣告費用使用的強度、媒體或提出的責任人為公司業務部門，它的使用分配須經過行政管理部和總經理的審批。4. 財務部是廣告費用支付執行的審查者和把關部門，它依據批準的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。5. 公司可根據目前實際的經營狀況，每季度可以申請廣告費額度，在申請報告中需包括廣告計劃、費用金額以及使用方式和時間，其基本格式由各業務部門提供1. 如業務情況不理想，公司可中止廣告以節省費用，原申請額度自動作廢，行政管理部以文字形式通知財務部。

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