公司公文處理管理制度-資料下載頁

　　

【正文】 下原則點收：(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。(二)文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。(三)文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。(四)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四十一條 檔案分類(一) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級細類。如案件不多，亦可僅使用部門及大類或小類二級。(三)同一小類(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設卷次編號，以便查考。(四)每一檔夾封面內頁應設目次表，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個目次編號為原則。(五)檔號之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第四十二條 檔案名稱及編號(一)檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。(三)檔案分類各級名稱經確定后，應編制檔案分類編號表，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。(四)檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。(五)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第四十三條 檔號編定(一)案件如系新案，應就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。(二)案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。(四)檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。Ⅲ.歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限(一)歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用見出紙注明目次號碼，以便翻閱。(二)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：(一)永久保存：；；；；；；；；。(二)10年保存：、決算書類；；；。(三)5年保存：；。(四)1年保存：結案后無長期保存必要者。(五)規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第四十六條 檔卷清理(一)管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。(二)保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將收(發)文登記單第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。Ⅳ.調卷第四十七條 調卷程序(一)各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具調卷單經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。(二)管檔人員接到調卷單經核查后，取出該項檔案，并于調卷單上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。調卷單則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。(三)于檔案室當場借閱者，得免填調卷單。(四)檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于調卷單填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。調卷單由管檔人員留存備查。第四十八條 調卷管理(一)調卷單以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。(二)調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負二責處理。(三)調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。(四)調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。□ 機密文件第四十九條 范圍(一)生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。(二) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品配方，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。(三) 業務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業務考察報告及其他業務上屬于機密性之資料。(四)其他經廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。第五十條 保管部門(一)外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業部經理室、研究所所長室、駐廠經(副)理室或總經理指定之部門為保管部門。(二)屬技術、開發、工務、營業等部門自行建立之專業性機密文件，應以各事業部經理室或廠區文書管理部門為保管部門。(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。(四)各保管部門應指定專人經各公司總經理核定(總管理處由總經理核定)，負責機密文件收發、登記及歸檔等事務。第五十一條 外來機密文件處理(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員，以收(發)文登記單一式五聯登記，呈請總經理核派經辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經辦、復文或主動發文均依第四章之規定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。(二)若文件內容影響公司權益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(三)主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以文件傳遞記錄卡注明時間、用途由經辦人簽章后，文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于文件傳遞記錄卡填注收回時間，由經辦人簽認后隨收(發)文登記單第五聯與密件一并歸檔。(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發人員寄送。第五十二條 自創之專業性機密文件處理(一)隸屬性技術、開發、工務、營業等部門的工作人員于承辦特定項目之業務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規定辦理。(二)前款各項機密文件的經辦部門應于每月底編制翌月的工作計劃表寫明交辦的特定業務工作主題、內容摘要、經辦人及預定完成期限等，經主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。第五十三條 經辦方式(一)經辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。(二)經辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經經理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。(三)經辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經理級以上主管(專業性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。(四)經辦人如未能于規定期限內處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯絡保管人員延緩稽催。第五十四條 歸檔(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經總經理核定保存期限后，應將文件連同收(發)文登記單第四、五聯及文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入機密文件保管備查簿，第四聯送回主辦人存查，第五聯連同文件歸檔。(二)內部自行建立之機密文件，經辦人辦妥并經廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入機密文件送件單，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，機密文件送件單退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入機密文件保管備查簿。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應將每月增加的機密文件，于翌月五日前填更機密文件增列表呈總經理(專業性者呈經理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失機密性質的文件，造具機密文件銷毀表呈報總經理(專業性者呈經理)核準后銷毀或送回原經辦部門按一般文書辦理歸檔。(二)保管人員應于每月底查對機密文件增列表及出國計劃書或工作計劃表，如有應送而未送歸檔者，則以便函稽催經辦部門送交歸檔。(三)機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。第五十六條 調卷(一)各部門需調閱機密文件時，除依第四十八條規定方式辦理外，經辦人填具調卷單注明調閱期間及用途，應經調閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調卷。(二)保管人員接到經核準之調卷單，應即開立文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調卷人簽收后，文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時，密件經保管人員點收無誤后，將歸還時間填記于文件傳遞記錄卡并經調卷人簽認后一并存檔。第五十七條 副本機密文件需影、復印時，應呈經理以上主管(專業性者呈廠處長以上主管)核準后，交由保管人員印發，并將份數登記于機密文件保管備查簿；副本(含復印件)視同正本依本規則的規定辦理。第五十八條 文件管理經辦人、保管人員或調卷人員應妥善管理經手的機密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規則第十四條或第三十六條的規定議處：(一)拆散原案顯有弊端者。(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。(三)擅自將文件攜帶外出，轉借或出示于人及其他宣泄機密情事者。(四)調卷逾期拒不歸還而不申述理由者。(五)擅自請托他人代抄、代描、復印或打字、印刷者。(六)文件分辦傳遞時，未以文件傳遞記錄卡記載或未于分辦當日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。□ 附則第五十九條 文件處理日數的統計(一)各收發人員根據收(發)文登記單第一聯，業務接洽便函第一聯(發文)及第四聯(收文)分別造具文件處理統計表一式二份，于翌月五日前，一份呈送經理核閱后存經理室備查(全公司的文件處理統計表應呈總經理核閱后存總經理室備查)，一份自存。(二)處理日數計算標準：自總收文之日起至復文發出或文件歸檔之日止，所需日數扣除例假日后為實際處理日數。：自文件發出之日起至其銷案之日止，所需日數扣除例假日后，為實際處理日數。第六十條 文書用紙(一)對關系企業外機構之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。(二)關系企業內部各部門間的行文以業務接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。(三)電報以電報專用紙。(四)簽呈以簽呈專用紙。第六十一條 文件處理之稽查各公司總經理室應不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導，如有異常應即通知經辦部門主管處理之。第六十二條 實施與修改本辦法經營決策委員會通過后實施，修改時亦同。