企業內部控制規范手冊-資料下載頁

　　

【正文】 批后自頒布之日起執行。第14條 相關文件表單1．“請購單”。2．“總務用品申請單”。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期2．2．2 采購預算管理辦法內控制度名稱采購預算管理辦法執行部門內控制度編號監督部門制度受控狀態生效日期第1條 目的為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。第2條 采購預算管理的含義1．采購預算是采購部門為配合企業年度銷售預測或生產數量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計劃，以利于公司整體目標的實現及資源的合理配置。2．預算管理就是指公司內部通過編制預算、執行預算、預算差異的分析和預算考核來管理公司的經濟活動，反映公司管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現，促使公司不斷提高效率和效益。3．采購預算管理是公司預算管理的一個分支，應與預算系統的其他項目相互協調。第3條 影響采購預算的因素1．年度營銷計劃。2．年度生產計劃。3．“采購物料清單”。4．存量管制卡。5．物料標準成本的設定。6．生產效率以及價格預期。第4條 編制采購預算編制采購預算是指根據公司經營目標確定采購預算項目、建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。1．根據公司年度銷售計劃，由使用相關部門（生產部門、開發部門、管理部門等）填寫本部門的“采購預算申請單”，上交采購部。2．采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，采購部經理補充完善后，交財務部和預算管理委員會逐一核準后，采購員調整、完善采購預算，上交總經理審批。3．財務部負責提供年度材料單價、次年度匯率、利率等各項預算基準。第5條 執行采購預算1．將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。2．對預算執行過程進行監控。第6條 分析和調整采購預算差異1．在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。2．如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。第7條 采購預算資金控制1．在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。2．部門負責人只能在自己的限額內進行審批，限額以上的采購申請應按企業請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。3．對于預算內采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。4．對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需求部門提出的申請進行審核后，最終由總經理審批后方能給予辦理。第8條 采購部負責本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，總經理負責本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期2．3 采購與驗收管控規范2．3．1 采購管理制度內控制度名稱采購管理制度執行部門內控制度編號監督部門制度受控狀態生效日期第1章 總則第1條 目的為規范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程透明化以及所購商品數量和質量符合公司要求，特制定本制度。第2條 要求1﹒采購對象要求采購前須對供應商的商品質量、性能、報價、交貨期限、售后服務等做出評價，以供選擇時參考。2．價格質量要求以合理價格購取較高質量的商品。3．采購期限要求按照使用部門的需要日期及需要數量，聯絡供應商即時供應。第2章 采購方式的選擇第3條 采購部應根據商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業務。第4條 采購方式的類型1．合同訂購方式（1）采購部與供應商通過談判就采購商品的質量、數量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。（2）合同訂購方式適用于經常使用且生產過程中不可或缺的或經常使用且市場價格穩定的商品。2．訂單采購方式（1）采購部根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿；訂單在提交給供應商之前還應由財務部檢查訂單的合理性。（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務。3．特約廠商采購對于用量、費用不太高的單項商品，可簡化采購作業，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應送采購部審核，不高于市價時予以付款。4．直接采購方式（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。5．緊急采購指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發性需要時方可采用。第3章 采購期限的控制第5條 采購部應按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當的采購時機，采購部應召集相關部門按商品特性、采購地區及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業務處理期限，呈總經理核準后公布實施。第6條 采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。第7條 原訂采購業務處理期限變更時，采購部應專函報告具體原因，呈總經理核準后，通知各有關部門，以利于存量管制及適時提出請購。第4章 供應商的選擇第8條 各項商品的供應商至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應記載于“供應商信息表”存檔備用。對于未達本公司標準的商品，采購部應開發新供應商，或報送主管部門擬訂開發計劃。第9條 新供應商的開發，由生產管理部門會同采購人員實地考察生產設備、工藝流程、生產能力、產品質量等以后，填制供應廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發，則由采購人員填制），呈總經理核準后，列為備選廠商。第10條 對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業的供應商應予撤銷設定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產管理部門復查，并呈總經理核準后，通知對方。第5章 詢價議價規定第11條 采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉采購經辦人員辦理詢價業務。第12條 采購經辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價、報價資料時，應結合會簽結果和各廠商報價，查閱以前訂購記錄及供應商信息表、市場行情，經過成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關主管），以供議價時用。第6章 采購實施第13條 采購經辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯絡函，寄送給供應商。采購經辦人員應將“請購單”第二聯送倉庫以備收貨時用。第14條 預付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經辦人員應先與供應商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財務部門及供應商。第15條 特殊情況的處理1．請購項目的撤銷各采購經辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。（1）若原請購項目尚未辦理，由采購經辦人員在原請購單據上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯退回原請購部門，第一聯自存，按一般請購單據存檔方式處理。（2）若原請購項目已向供應商訂購，由采購經辦人員與供應商接洽撤銷訂購，經供應商同意撤銷后，向供應商取回采購聯絡函，依方式（1）辦理。若供應廠商堅持不能撤銷，采購經辦人員應在“撤銷請購單”上注明原因，呈總經理核簽后，將“撤銷請購單”退回原請購部門。2．緊急請購采購經辦人員接到緊急請購通知后，應即查明請購商品名稱、規格、數量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢價和議價，待收到正式“請購單”后，補入詢價和議價結果，按急件方式處理。3．交貨質量異常各采購經辦人員收到質檢部門驗收不合格的《驗收報告》時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結果記錄于《驗收報告》的“采購處理結果”欄內，并呈總經理核簽后送回倉庫。（1）對于需退料、換料或補交的，采購經辦人員應于《驗收報告》的“采購處理結果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。（2）因質量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數應從采購經辦人員通知供應商換貨之次日起計算。（3）采購經辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與供應商交涉結果記入“采購處理結果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。（4）交期延誤罰扣處理。采購經辦人員收到交貨延誤（本地供應商延交5日、外埠廠商延交10日以內可不按延誤論）或統一發票逾期未送財務部時，應按下列方式處理。① 予計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知供應商罰扣原因與金額。② 在供應商同意扣款或補足發票時，由采購經辦人員在收貨單及發票上填寫實付金額或發票號碼，呈總經理核簽后，連同原“請購單”第二聯、“收貨單”、《驗收報告》等資料送財務部整理付款。③ 如廠方不同意按第①項方式扣款，采購經辦人員應繼續與供應商交涉并呈董事會核準后按第②項方式處理。第7章 采購業務進度控制第16條 采購經辦人員對于每一個采購項目均應根據需要確定作業進度管制點，預定采購業務進度。第17條 預定采購業務進度應能配合請購項目的緩急，且各業務進度須在預定日期前完成。第18條 對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經辦人員應會同請購部門研究處理對策。第8章 附則第19條 本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。第20條 本制度自 年 月 日起開始實施。第21條 相關文件表單1．“供應商信息表”。2．“請購單”、“外購單”。3．《驗收報告》、“收貨單”。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數修改日期2．3．2 驗收管理制度內控制度名稱驗收管理制度執行部門內控制度編號監督部門制度受控狀態生效日期第1章 總則第1條 目的為規范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產需要，特制定本制度。第2條 責任部門商品的驗收工作由質檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到商品的數量和質量進行檢驗。第2章 驗收前的準備工作第3條 收貨準備1．驗收人員在收到采購部門轉來已核準的“采購訂單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。2．對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。第4條 待驗商品處理已經到貨等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的分開儲存，并規劃“待驗區”，以示區分。第3章 實施驗收第5條 商品到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購訂單”、采購合同等采購文件核對商品名稱、規格并清點數量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數量填入“訂購單”，同時驗收人員填寫《驗收報告》并在上面簽字。第6條 質檢部門應當使用按順序編號的《驗收報告》，對于那些沒有對應采購申請的商品，一律不得簽收。第7條 質檢部門驗收完畢后，對驗收合格的商品應當編制一式多聯、預先編號的驗收證明，內容包括供應商名稱、收貨日期、商品名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品的依據，并及時報告采購部門和財務部門。第8條 驗收過程中如發現所載的商品與“裝箱單”、“采購訂單”或采購合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。第9條 驗收過程中發現商品有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，驗收人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態以便于公證作業。第10條 公證單位或供應商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務部門及采購部門督促辦理。第11條 超交處理交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在備欄內注明超交數量，經請購部門經理同意后進行收貨，并通知采購人員。第12條 短交處理1．交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門經理同意后，可免予補交。2．短交如需補足時，倉儲部門應通知采購部門聯絡供應商處理。第13條 急用品處理供應商交貨時，若倉儲部尚未收到“請購單”時，驗收人員應先詢問采購部，確認無誤后，開始按照驗收程序辦理。第14條 商品驗收規范為利于商品檢驗收貨的業務，質檢部門就商品重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關部門，依所需的商品質量制定《商品驗收規范》，呈總經理核準后公布實施，以此作為采購及驗收的依據。第15條 商品檢驗結果處理根據不同檢驗結果可做以下兩個方面處理。1．檢驗合格的商品，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。2．驗收不合標準的商品，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于《驗收報告》上注明不良原因，經負責人核實后通知采購部處理。第16條 退換貨作業1．對于檢驗不合格的商品退貨時，采購員應開立“商品交運單”并附有關《驗收報告》，呈采購部經理簽字確認后辦理退貨。2．如為需要更換的商品，采購人員需要與供應商協商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內通知財務部門。3．對于已付款但在保修期或保質期出現質量問題的商品，采購人員需要