國際酒店財務系統管理制度程序-資料下載頁

　　

【正文】 送部、審核崗及招標中心備案。第二十三條 基準單價的上浮及下降，均按集團總部《招標管理辦法》執行。第四節 審批程序第二十四條 審批程序按集團總部《招標管理辦法》執行。第五節 購 買第二十五條 所有采購項目依據有效訂單，原則上由采購部統一購買，其他部門一般不得自行購買。第二十六條 經審批簽字的采購單返回采購部后，由采購部經理統一注冊登記后分到采購部有關主管等人。1. 國外進口訂單由采購部經理直接負責訂購，通常以郵寄訂單、發電傳、傳真方式訂購。同時注明相關單證。2. 國內采購訂單由各主管落實到采購員實施購買。所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限、供應廠、商及其他要求進行。第二十七條 在購買過程中要認真檢查所購物的品質、商標、期限、衛生標準等內容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第二十八條 對于期貨或供需雙方認為必須簽約的經濟活動，首先要與供應廠、商認真洽談有關業務的細節，向財務總監請示匯報；在達成協議后，按財務管理規定簽訂供需合同，經雙方法人代表簽字并取得合法公證后方能生效。第二十九條 采購人員在購買中要將采購訂單號碼、所需部門明確告訴送貨到店的供應廠商。第三十條 由于當地市場變化或其他原因造成購買時價格高于有效訂單報價或數量多于有效訂單數量時，必須按集團總部《招標管理辦法》審批后方能購買。第六節 進口貨物報關與報驗進口項目入關到貨后均需由專職報關、報驗員按照有關規定進行報關、報驗。第三十一條 進口用品到貨后，首先填寫關稅征免表向海關辦理征免審批。然后完整、準確地填制有關單證，附交合法、齊全、有效的報關單證向海關辦理報關手續。交稅過關后方能提貨。第三十二條 準確地填制報關手續。交稅過關后方能提貨，檢疫合格后方能使用。第三十三條 報關、報驗員必須認真學習并切實遵守國家有關進出口政策、法令、海關和檢疫的法律、法規、規章，依法履行報關員義務，行使報關員權力。第三十四條 與相關部門的人員搞好關系，做好報關、報驗工作。第七節 貨物運輸第三十五條 所有購買項目必須首先爭取供應廠、商送貨到店。采購部的車輛僅對不具備送貨條件的采購項目進行運輸。第三十六條 采購運輸要做到及時、安全、完好、節約且有效率；禁止食品與其它貨物混裝，保證食品衛生。第三十七條 凡是需要酒店提供運輸的采購項目、采購人員外出聯系業務或其他業務用車， 首先由主辦人向各自主管提出用車申請，并詳細說明所運項目的名稱、數量、重量、地點、路線、期限及特殊要求。然后由采購部經理根據情況安排運輸、用車計劃，并填寫派車單。第三十八條 司機必須遵守車輛維護保養的各項制度；必須遵守各項交通法規。司機必須持有采購部經理簽字的派車單駕駛車輛外出，并在收車后如實地填寫好派車單的逐項內容，上報采購部經理。第三十九條 非酒店業務用車必須經過財務總監批準。第八節 貨物驗收第四十條 無論是采購人員自提項目還是供應廠、商送貨項目，貨到酒店后，必須首先與收貨部聯系，說明酒店采購訂單號碼及部門，由收貨部依據采購訂單或合同過數檢驗，合格后分送所需部門。不允許采購人員或供應廠、商直接交與所需部門。不符合采購訂單內容的項目一律拒收。第四十一條 驗收合格并已付款的采購項目由采購人員將發貨票、支票存根登記后交與收貨部簽收。第四十二條 驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經交貨人簽字后，將第五聯給交貨人作為結算憑證，第一聯隨同收貨日報上交財務部，第二聯收貨部留存備用，第三聯交使用部門。第四十三條 收貨部在對購入項目的質量、規格、樣式等難以確認的情況下，要主動請示所需部門的授權人協助，有關部門和人員積極幫助解決。第四十四條 在驗收中，收貨部或所需部門均有權提出退貨要求。經確認，實屬不符合要求的項目，由采購部負責退貨事宜。第四十五條 購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作，共同做好工作。對爭議不決的有關事宜，其雙方進行協調解決。如仍存分歧，由酒店管理班子授權人裁決。第九節 結算工作所有采購項目的結算均由采購人員憑該采購訂單到財務部取得付款憑證后進行。第四十六條 國外進口采購項目憑采購訂單、發貨票、收貨單證由財務部辦理付款事宜。第四十七條 國內本市采購項目金額在五百元以上的，由采購部人員憑采購申請單、相應的收貨記錄及發票到財務應付款處辦理付款手續。五百元以下的。第四十八條 供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫“支票申請單”附該項采購訂單、預付款協議書報采購部經理、財務總監、總經理及酒店集團審批簽字后，由采購人員憑采購訂單領取轉帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務部。第十節 特殊采購項目第四十九條 一些技術性較強，或有特殊要求的采購項目，采購部可以邀請有關部門相關人員共同購買或授權有關部門相關人員購買，并與之共同承擔責任。有關部門對此要予以協助。第五十條 所有緊急采購項目均由所需部門依照有關規程自行辦理手續。采購部要急人所急，以最快速度擇商報價，一經收到所需部門已經形成的有效訂單取得結算手續后，必須千方百計采取緊急購買措施，保證供應。采購部人力不足的情況下，可以授權有關人員代購，并與之共同承擔責任。第五十一條 對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目，盡可能提前申購。若確有個別緊急需求，須經有關授權人批準后，由所需部門自行購買，在有關授權人監督下收貨，于次日及時補辦申請、審批、收貨手續。第五十二條 酒店集團當局決定的特殊專項專人采購項目不受此規程限制。第十一節 采購業務管理第五十三條 為了搞好酒店的采購工作，保證優質廉價適時的供應，采購部全體人員必須認真履行各自的職責規范。搞好店內店外的業務合作關系，樹立良好的企業及個人形象，廉潔自律。第五十四條 采購人員在招標采購過程中必須依法辦事，提高業務技能，不斷降低采購成本，按時完成本職工作，講求實效。第五十五條 采購部經理主要負責收集、分析、研究市場信息；按財務規定制定采購原則。第五十六條 采購計劃；控制采購成本及采購費用；認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應商，提出主導意見上報，督促、檢查各類采購項目的執行情況；加強與酒店各部門及供應商之間的溝通與協調。第五十七條 采購人員按酒店采購項目的分類進行分工負責，采購部經理負責進口物資的訂購，不負責具體項目的采購，對于一些技術較強，或有特殊要求的采購項目，采購部可要求有關部門共同招標購買，并共同承擔此責任。第五十八條 供應商的客史檔案、業務信息資料歸酒店所有，歸類存放，未經批準不得私留、借閱。第十二節 獎懲規定第五十九條 按集團總部《招標管理辦法》執行。第五章 電腦房工作制度第一條 電腦設備維修保養制度1． 電腦設備是酒店的重要財產，是各種信息傳遞、儲存的基礎；電腦設備的正常運轉是酒店經營活動保證，電腦房工作人員及各級操作人員必須執行電腦設備的維修保養制度。2． 電腦房必須根據合同規定，落實由電腦供貨公司提供的定期對主機和終端的維修保養服務。3． 電腦房工作人員是電腦專業技術人員，必須負責日常設備的維修和檢查工作，并負責調整誤差。4． 酒店各崗位上的操作人員，必須定期對終端設備（或個人電腦）做清潔工作，保證工作環境衛生。5． 主機房的管理制度，無關人員不許隨意進入；，確保主機工作；，確保安全。6． 本制度執行情況由電腦房經理定期向財務總監報告。第二條 電腦操作人員培訓制度1． 電腦房工作人員由電腦房經理按電腦專業人員的要求進行考核，達到標準方可錄用。2． 對電腦終端（個人電腦）操作人員，必須堅持先培訓，考核并合格后上崗的規定，未參加培訓者，不允許操作電腦。3． 對電腦操作人員的考核包括電腦的基本原理、操作方法、基本操作程序、維護保養制度及有關紀律規定。4． 凡新建立的軟件系統，必須對操作人員進行培訓。5． 操作人員的培訓與考核同電腦房和培訓部共同負責。第三條 電腦操作人員權限控制制度1． 酒店嚴格規定各級管理人員和操作人員對于電腦的使用權限。2． 酒店根據各級人員業務需要，事先明確規定了電腦密碼和系統文件命令，只有掌握權限范圍內電腦密碼的管理人員，才可與主機系統溝通聯絡，獲得必要的信息資料。3． 沒有酒店的授權，任何人員不可泄露酒店機密。4． 各級管理人員和操作人員，對于電腦在使用中出現的問題必須及時向部門經理報告，請電腦專業人員處理解決，不得擅自處理。5． 外單位和客人的軟盤，不準在終端隨意使用；必須使用時，要經過主管人員的批準，并進行電腦病毒檢查，以防止電腦系統發生病毒。6． 不準使用酒店電腦干私人的工作。 凡違犯以上規定者，將嚴肅按酒店紀律處理。第六章 資金管理實施細則總 則第一條 為規范酒店集團的資金營運管理，及時了解和反饋酒店集團資金營運計劃和實際營運情況，明確各類付款的審批權限、程序和各級審批職責，及時滿足各類資金需求，加速資金流轉，特制定本管理實施細則。第二條 本細則適用于酒店集團及下屬各酒店項目從資金計劃到資金支付及反饋的全部過程的管理規定。第一節 資金計劃管理第三條 集團根據經營管理的實際需要，對資金需求實行計劃管理。資金計劃包括年度資金計劃和月度資金計劃。年度資金計劃第四條 年度資金計劃是根據各酒店項目全年費用預算和經營計劃編制的資金需求概算，是資金營運管理的目標計劃；由酒店集團對酒店的全年度資金計劃完成情況進行考核。第五條 年度資金計劃編制的主體是各酒店財務部。根據下一年的經營任務及市場預測，結合營銷部、工程部及行政人事部的資金需求計劃和費用預算作出。酒店集團根據酒店的全年度資金計劃匯總上報集團總部。集團總部審批后在酒店集團管理目標中下發，作為酒店集團資金營運目標和規模。月度資金計劃第六條 月度資金計劃是酒店根據每月實際完成經營任務和工作內容編制的資金需求。是指導每月資金調撥和支付的操作性計劃，由酒店集團對酒店實行監控。第七條 月度資金計劃編制的主體為酒店財務部，由財務部每月25日向酒店集團財務管理部上報酒店負責人審批的下月資金需求計劃申請表。酒店集團財務管理部將各酒店和本部的資金計劃進行分類匯總后制定月資金計劃，并對上月資金計劃的實際執行情況進行對比檢查并說明原因，經酒店集團總經理審核后于每月29日前上報集團。第八條 月度資金計劃的執行規定。月度資金計劃由集團財務副總裁簽發。在計劃內20萬元以下的合同付款，其最后審批權限為酒店集團第一負責人；計劃內20萬元以上或計劃外的付款須經集團財務副總裁審批后方可支付。第二節 付款審批管理合同付款審批合同請款及規則第九條 合同的跟蹤、請款、登記、移交由合同跟蹤單位負責，具體按《合同管理辦法》規定執行。第十條 由非合同跟蹤單位提交的，或未蓋有《請款專用章》合同復印件作附件的請款申請，各審批單位必須退回，不予審批。第十一條 付款審批表及相關資料請款人進行合同請款（包括未能及時簽訂合同的預付款請款），必須在《付款審批表》上寫明合同名稱、編號、內容、合同總額（或預計總額）、已付款數額、現請款金額、請款依據和理由、結算款的結算金額，并附上蓋有《請款專用章》的合同復印件、合同會簽表，附上反映合同執行情況的附件。第十二條 各審批部門有權要求請款人補充欠缺的付款依據和資料。第十三條 所有以酒店名義簽訂的合同請款，請款跟蹤單位審批后，需先經簽訂合同的酒店財務部合同管理員進行合同登記和審核，酒店財務負責人和總經理審批后才可送酒店集團行政人力資源部，由酒店集團行政人力資源部跟蹤會簽情況；請款跟蹤單位為酒店集團各部門的合同請款，經部門負責人審批后，原則上須經合同簽訂單位的酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經理審批，如遇特殊緊急合同付款，應以傳真方式經酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經理審核后，報酒店集團財務管理部審核。第十四條 各酒店和酒店集團各部門應做好合同的付款計劃，按時編制《付款申請表》。第十五條 為保證合同的正常審批和資料的安全傳遞，付款審批表及附件送酒店集團財務管理部，須辦理文件的簽收手續。請款人不得擅自到各審批人處查問審批情況或擅自取走審批資料遞向下一審批人。若有需要，可到酒店集團財務管理部查詢。第十六條 酒店集團各部門對收到的付款申請和附件資料需在24小時內審核，對不符合要求或需補充資料的須馬上向跟蹤人反饋，或退回跟蹤人。合同付款審批職責第十七條 各單位具體審批職責1. 跟蹤部門和跟蹤人，并根據付款內容附齊資料：——市場營銷部(加蓋《請款專用章》)復印件（或計劃）、樣報——工程部合同會簽表和合同（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等。 購銷合同——相關經辦部門合同會簽表和合同（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等。（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等；2. 酒店，確認付款記錄及已付款金額，凡有已請款金額與已付款金額不相符的要在付款審批表上說明已請款數和已付款數，檢查付款依據及附件是否齊全，檢查結算方式與合同規定的付款方式是否一致，有無違反合同條款之處，及時提出處罰意見，并簽名確認、登記備案；，檢查已付款數和應付款數的正確性，除復審合同登記員已審核的事項外，還檢查是否按規定程序辦妥付款審批，對合同規定結算為承兌匯票的是否支付現金，是否按規定扣除貼現息，最后根據批準后的月資金計劃安排出納付款。；3. 酒店集團對口職能部門酒店集團各對口職能部門審核管轄內的合同付款是否符合合同執行情況。4. 審核部對已經審核部會簽立項的合同，付進度款時，不再經審核部審核，但付結算款時必須經審核部審核并簽名。若合同在執行過程中，合同金額有較大的變更，審核部對此應有明確的確認意見。5. 酒店集團財務管理部、部門登記；，酒店負責人、部門負責人是否同意付款，有無酒店財務部確認；，是否要提出處理意見；；，退回或通知跟蹤人更正或補齊付款依據；，核對已付款記錄，核算應付款金額，并提出審核意見；。6. 酒店集團總經理酒店集團總經理對月資金計劃內20萬元以下的合同付款進行審批。7. 集團財務副總裁集團財務副總裁對酒店集團月資金計劃內20萬元以上和月資金計劃外的合同付款進行審批（超過500萬元由總裁/董事局加簽）。合同付款審批權限和程序第十八條 各級審批權限和程序1. 金額在10萬元以下的非結算款或10萬元以下的一次性付款的合同付款審批程序： 合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店所屬地地區公司審核部2. 金額在10萬元以上20萬元以下或20萬元以下的結算款的合同付款審批程序：合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理 酒店所在地地區公司審核部3. 月資金計劃內金額在20萬元以上和月資金計劃外的合同付款審批程序合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理 地區公司審核部 集團財務副總裁（超過500萬元由董事局加簽） 非合同付款審批開業前行政管理費付款審批第十九條 開業前行政管理費付款審批酒店經辦部門 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理 行政管理費付款審批第二十條 行政管理費包括工資、福利費、場地租金及管理費、水電費、郵政費、業務費、工作餐、勞保費、交通費、車輛費、差旅費、培訓費、辦公場地費等。第二十一條 行政費用實行預算管理。第二十二條 行政費用預算內付款審批程序原則：1. 年度預算不得超支。2. 年內各月累計=各月累計預算的110%。3. 工資福利、業務費、交通費、全年度內不能單項超支。審批程序：1. 酒店行政費用開支經辦人 經辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理2. 酒店集團總部各部門行政費用開支經辦人 經辦部門負責人 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理3. 酒店集團總經理費用的開支由集團財務副總裁或其指定負責人審批，并由指定人員審核。第二十三條 行政費用預算外付款審批程序1. 預算外累計費用總額在年度預算額3%（含3%）以內的開支，酒店集團或酒店的，須報酒店集團財務管理部和酒店集團第一負責人審批。2. 預算外累計費用總額超過年度預算額3%5%（含5%）的開支，須報集團財務副總裁審批。3. 預算外累計費用總額超過年度預算額5%以上的開支，須報董事局審批。行政管理費外付款審批（預算內）第二十四條 各酒店和部門對于非合同的付款，在辦理請款手續時除費用借支外，必須填寫“付款審批表”，費用借支填寫“借支單”，寫明請款的原因、用途、金額及計算依據，并附上經審批的附件。第二十五條 各類非合同項目請款及借支所附附件：1. 促銷活動┈┈┈活動預算計劃及會簽表2. 裝飾品、電器等物品┈┈┈預算計劃和購置請示和驗收結算書3. 食品、酒水等其他經營物品的購買 ┈┈┈采購申請單和三家以上報價比較和驗收結算書第二十六條 行政管理費外緊急借支的審批程序1. 金額在5千元以下借支的審批程序：經辦人 經辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理2. 金額在5千元以上2萬元以下借支的審批程序：經辦人 經辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團財務負責人3. 金額在2萬元以上4萬元以下借支的審批程序：經辦人 經辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理4. 金額在4萬元以上借支的審批程序：經辦人 經辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經理 集團財務副總裁緊急借支的報銷在事后按性質以正常手續審批。第二十七條 行政管理費外非合同付款請款的審批程序1. 金額在2萬元以下的非合同付款的審批程序：經辦人