集團公司安全會籌備方案-資料下載頁

　　

【正文】 、礦泉水等發(fā)放給與會人員；3．分發(fā)文件，包括報告、講話稿、演講稿、計劃、方案、決定討論稿、草案、規(guī)定、章程、制度、開幕詞、閉幕詞、議案、提案、討論的問題等。分發(fā)時要避免出現(xiàn)差錯，秘書人員一定要親自分發(fā)、回收，還要清點下發(fā)與回收的文件材料份數(shù)。如需回收的文件，分發(fā)前在右上角必須注明回收字樣，以便與會人員妥善保管。4．引導(dǎo)人員提前到崗，站在來賓左側(cè)，引導(dǎo)與會者按先前安排好的座位就坐；（二）聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 1．對與會人員反饋的各類信息進行收集，并及時對相應(yīng)問題對于解決； 2．各個崗位人員密切配合，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通，服從會議組織者的領(lǐng)導(dǎo)；3．新聞媒體對會議的報道，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）會議記錄作為秘書，在會議期間做好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé)，會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進行會議的籌劃和安排工作。1．為會議記錄做好準(zhǔn)備工作：（1）準(zhǔn)備足夠的鋼筆、筆記本和記錄用紙；（2）準(zhǔn)備好錄音筆、手提電腦、攝像機等來補充手工記錄；（3）要準(zhǔn)備議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用；（4）提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。2．會議記要的編寫會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。紀(jì)要中要突出指導(dǎo)性、紀(jì)實性、概括性等特點。 （四）會中的其他服務(wù)1．住宿和餐飲方面的服務(wù) 將與會人員的住宿和餐飲方面的事項安排妥當(dāng)，即使與賓館餐廳、客房方面的相關(guān)人員聯(lián)系、溝通，協(xié)調(diào)好與會人員與賓館方面發(fā)生的各種事項。2．會場服務(wù) 會務(wù)組的人員要根據(jù)會場變動及時通知與會人員，并且做好會議進行中的茶水等供應(yīng)。 3．車輛供應(yīng) 根據(jù)會議進行中的臨時情況，做好適當(dāng)?shù)能囕v安排。4．醫(yī)療服務(wù) 配備必要的專職醫(yī)護人員，以備不時之需。（五）值班工作的安排有相應(yīng)的值班人員，主要負責(zé)通知相關(guān)事項、解決與會人員提出的各類問題、向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳達相應(yīng)意見、與保安人員做好相關(guān)后勤工作等。表七 北京市中鐵十六局集團四公司安全交流會議值班工作表日期人員姓名值班人員職務(wù)值班地點值班電話工作內(nèi)容代班人員姓名代班人員職務(wù)代班人員聯(lián)系電話備注主要職責(zé)及相關(guān)的要求1．確保會議期間的人員、設(shè)備安全；2．做好本職工作，認真負責(zé)；3．隨時與相關(guān)部門取得聯(lián)系；4．接受領(lǐng)導(dǎo)對工作的檢查；5．手機不得關(guān)機，要保持24小時開機；6．遇到緊急情況或工作遇到困難時，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報；7．處理會務(wù)組交給的其他工作。（六）合影先排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般主人居中，主人右側(cè)為上，按禮賓順序安排合影。就我公司的具體情況，安排如下：65444544444455442134 4455 圖1 合影1主人 2主賓 3第二主賓 4客方人員 5主方人員 6攝影師（七）證件北京中鐵十六局集團四公司安全交流會參會證件 姓名：部門：職務(wù)： 1．參會證北京中鐵十六局集團四公司安全交流會工作證件 姓名：部門：職務(wù)：工作組：2．工作證五、會后工作（一）合理安排與會人員返程：；，安排好送行車輛。 （二）退房工作秘書組成員要及時做好與會人員的退房工作，并且提醒與會者及時歸還向主辦方或駐地單位借用的各種物品，幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。（三）會場清理工作會務(wù)組的成員在會議結(jié)束后要及時做好清點整理物品的工作，并由會務(wù)組組長對會場作最后的檢查，保證物品整理妥當(dāng)。（四）整理會議材料，立卷歸檔：秘書組的成員要清點會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件，會后產(chǎn)生的文件，將相關(guān)的會議文件及時清點，確保文件在與會者離會之前收集齊全，然后立卷歸檔。（五）總結(jié)會議工作會議結(jié)束后，由相關(guān)的秘書人員書寫好會議總結(jié)，并召開會議總結(jié)會，對整個會議的組織和服務(wù)進行全面的分析，做好客觀評價，找出問題和不足，最后，制作會議簡報，并發(fā)放給相應(yīng)的分公司及新聞媒體朋友。 六、會后文件簡 報 第9期北京市中鐵十六局集團四公司主辦 2009年6月18日編者按：隨著社會的進步和經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，安全問題正越來越多的受到整個社會的關(guān)注與重視。而在我公司不斷發(fā)展、強大的同時，也開始更多的關(guān)注安全施工的問題。因此，經(jīng)各部門領(lǐng)導(dǎo)商議決定，特召開此次安全交流會議，主要目的是為了搞好安全生產(chǎn)工作，保證施工人員的生命和財產(chǎn)的安全，促進企業(yè)發(fā)展。此次會議的召開將為我公司的發(fā)展起到重要作用。加強安全施工建設(shè) 提高生產(chǎn)效率 ——四公司安全交流會簡報為了進一步加大施工安全建設(shè)，提高員工的安全意識，確保全國各地區(qū)的項目能安全、穩(wěn)定、有效的進行，并在此基礎(chǔ)上提高經(jīng)濟效益。經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)商議決定，于2009年6月15日至17日舉行安全交流會議。此次會議對于我公司的安全建設(shè)有著重要意義。公司總經(jīng)理、五個分公司總經(jīng)理、四公司及分公司的各部門領(lǐng)導(dǎo)、安全總監(jiān)、安全員以及秘書人員均出席了本次交流會。在會上，總經(jīng)理作了熱情洋溢的開幕詞，對與會的各位來賓表示了熱烈歡迎；四公司安全總監(jiān)作了年度安全工作的報告、各分公司安全員也根據(jù)各分公司的安全情況作了工作報告。另外，大會還邀請了著名的安全專家為我公司安全員進行“安全的重要性”和“施工安全中遇到的各類問題解析”的講座，安全員在講座中積極踴躍的發(fā)言，并在會后進行了討論和交流，此次講座為提高員工的安全意識起到了應(yīng)有的效果。會上，各分公司的領(lǐng)導(dǎo)和安全員也根據(jù)各公司所存在的安全問題進行討論，找出了重大危險源、一般危險源，并提出解決這些安全問題的方式、方法，從根本上解決了施工中所存在的安全問題。會議最后，四公司安全總監(jiān)布置了今后一年的安全計劃，確保全國各地的項目能安全、穩(wěn)定、有效的進行。會議結(jié)束后，各分公司內(nèi)部進行了簡短的總結(jié)，與會人員分別表示，通過此次安全交流會議都受益匪淺，提高了安全施工意識以及對于安全問題的分析與解決能力，并卻，各位安全員也表示，會在今后的安全工作中，認真負責(zé)，不斷充實安全知識等，為公司的安全施工工作貢獻力量。安全工作只有起點，沒有終點。我們必須做到真正的重視它，將集團公司領(lǐng)導(dǎo)班子所制定的新方針、新辦法、新措施落實、考核到位，不斷提高安全管理水平，才能為企業(yè)的安全、發(fā)展奠定基礎(chǔ)；才能為企業(yè)再創(chuàng)更高信譽提供便利條件；才能為企業(yè)贏得市場、贏得民心、贏得更多的經(jīng)濟效益。讓我們堅定信心，從一線員工抓起，為將安全局面扭轉(zhuǎn)向更好的發(fā)展方向而努力。報送：中鐵十六局集團各分公司 2009年6月18日 共印15份參考文獻[1]貝斯德教育機構(gòu)，文秘人事培訓(xùn)教程，西北大學(xué)出版社，2003年2月；[2]徐靜 周漁村，秘書實訓(xùn)，高等教育出版社，2002年11月；[3]郭冬，秘書寫作，高等教育出版社，2002年11月；[4]方國雄、方曉蓉，秘書學(xué)，高等教育出版社，2003年1月；[5]LCCIEB，如何通過企業(yè)行政管理第三級，上海出版社；[6]魯雅萍，新編秘書事務(wù)（高職），大連理工大學(xué)出版社，2004年10月；[7]侯玉珍，秘書常用文書寫作，首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)出版社，2004年4月1日；[8]徐寒，職業(yè)秘書會務(wù)組織方法與技巧，廣州出版社，2004年7月1日；[9] 東方秘書網(wǎng)，；[10] 秘書網(wǎng)。[11] 安全管理網(wǎng)