電大職業技能實訓形成性考核辦公室管理答案-資料下載頁

　　

【正文】 。（X) 13．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（√)14．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（X) 15．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（X)16．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X) 17．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√) 18．宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（X) 19．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。（√) 20．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（√)21．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√) 22．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（√)23．文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（X) 24．當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（√)25．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（X) 26．面對突發事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（√) 27．注辦是指文秘人員在《 文件處理單》 上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（√) 28．即使客觀形勢發生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（X)29．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。(√ )30．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（X)31．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。(√) 32．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。(√ )33．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。(X ) 34．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（X)35．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（X) 36．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般司事或顧客說話，就可通俗。（√) 37．受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司沂指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√)38．監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（X) 39．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（√) 40．文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目二的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（X)41．善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意原( X) 42．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（X ）43．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。(X )44．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（√)45．文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（√)46．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（X) 47．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進人會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進人室內，輕輕關上門。（√)48．如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（√)49．會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（X) 50．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（X)51 ．辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√) 52 ．沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（√) 53 ．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（X) 54 ．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉達。（X ）55 ．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（X) 56 ．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（√) 57 ．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。（X) 58 ．英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（X) 59 ，如果會客室的門是拉開的，文員進人會客室后，才能讓客人進入。（X) 60 ．介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（√)61 ．辦公室環境布置的目的之一是為了有利于保戀工作。（√) 62 ．小辦公室的優點是節省空間，空氣流通，聯系方便。（X) 63 ．文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（X）64 ．對于緊急而重要的事，文員應作書面請示，留檔備查。（X) 65 ．文員在接聽電話時，如果投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！保ā蹋?6 ．無論，什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發送，因而文員傳遞信息應首選傳真。（X）67 ．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（X) 68 ．女性文員應留短、薄式的發型，以免妨礙工作。（√) 69 ．如果兩位來訪者均未預約，廣該按照先來后到的原則引見給上司。（X）70 ．文員對于在值班期間發生的重要情況，叫以等交接班后再報告上司。（X）三、簡答題1 ．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？答：（1) 單位印章、套印章；（2) 鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3) 刻制公章有兩種情況：一種是由上級主管機關刻制頌發；（4) 另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5) 公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用。（6) 加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名，（7) 將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記。（8) 加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒。（9) 凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。2 . .按照2000 年《 國務院行政機關公文處理辦法》 的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？答：( 1 ）命令（令）。 ( 2 ）決定；( 3 ）公告；通告； ( 4 ）通知；通報；( 5 ）議案；( 6 ）報告；( 7 ）請示； ( 8 ）批復；意見； ( 9 ）函； ( 10 ）會議紀要。3．來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。（3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。（4) 逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位（人）以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。（5)認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。 （6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人（單位）復信，或承辦人（單位）復信兩種方式進行。4 ．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：( 1 ）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作之時，但有時也要在尚未完成之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。 ( 2 ）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；( 3 ）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是… … ?！? 4 ）一定要簡短、扼要、流暢； ( 5 ）如報告過于復雜，應事先以SWZH 的原則檢查是否有遺漏；（6 ）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。5 ．文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文處理過程。請說明這一系列過程。答：( l ）擬稿。( 2 ）核稿。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。( 3 ）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。( 4 ）編號。已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。( 5 ）繕印。對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。( 6 ）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。( 7 ）用印，是指在完成的文件上加蓋機關印章。( 8 ）登記。( 9 ）分發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。6．文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：( l ）要獲得上司的許可；( 2 ）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；( 3 ）要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等等；( 4 ）約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文件資料。( 5 ）星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；( 6 ）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；( 7 ）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；( 8 ）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。7．文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？答：（1）有電子提示系統和人工提示系統；（2）電子提示系統的做法：在電腦中設置日程表、報警系統、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息。（3）人工提示系統的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。8．提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。9 ．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：( 1 ）會議名稱； ( 2 ）會議記錄人的姓名、蓋章； ( 3 ）時間（開始時間、結束時間）。 ( 4 ）會議地點；( 5 ）議題；( 6 ）主持人、主席；( 7 ）出席者名單； （8 ）會議的經過情形及結論； ( 9 ）相關的資料； ( 10 ）下次會議預定日期。10．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：（1) 清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點； （2) 說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機；（3) 偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等； （4) 要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；（5) 主動發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等（明確了解對方的情況）。 （6) 以誠懇的態度為對方著想而發言，不要使用令對方反感的言詞； （7) 為讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣（讓對方認同自己）。（8) 不可傷害對方的自尊心。11．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？答：( 1 ）受意是文員接受和領會上司意圖。( 2 ）一種是直接受意，另一種是間接受意。 ( 3 ）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。12 ．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：( 1 ）版頭、發文字號、印刷順序號。 ( 2 ）密級、緊急程度。( 3 ）簽發人姓名。 ( 4 ）公文標題。（ 5 ）勸主送機關。( 6 ）正文、附件。( 7 ）發文機關、成文日期、機關印章。( 8 ）注釋、閱讀（發送）范圍。( 9 ）主題詞。( 10 ）抄送單位、印發說明。四、設計題1 ．康橋賓館位于本市南京西路45 號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在n 月15 日上午9 39。 00 至12 , 00 召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12 樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？答：1