職業經理研討會中針對某個重要商業領域-資料下載頁

　　

【正文】 業演示和技術演示中，你能察覺出通告和說服兩個目標在其中同時生效，議題、事實和統計數字都界定于統一清晰的目標之下：贏得客戶，部門重組或計算機系統整修。作為一種說服工具，演說和演示每天都在發生。但僅僅目標清晰還是不夠的；你同時還必須有好口才來引人注目。　　我曾經親耳聽到一位校長和學生家長談論酒后駕駛的問題，按理來說這種本質上十分嚴肅的主題應該是很容易引起家長的重視。但他似乎從未向他們清晰闡述自己的意圖：他講述的事實和說的話雜亂無章；引用的故事主次不分；直到談話結束，可憐的家長仍然是一頭霧水，不知道他希望表達的主題。　　實際上，他的目的十分明確。他希望自己的聽眾能夠寫信給立法機構，支持采取更加嚴厲的法律。但由于他總想把這一要求留待最后的時間，整席談話中，他一直圍繞著相關公民能夠發揮的影響和作用喋喋不休，結果令他的聽眾感覺受到愚弄更甚于被激勵。　　他犯下的錯誤就是將通告信息等同于說服工作。顯然他錯了。傳達信息是激發人們行動的先導步驟，然而要獲得聽眾的反饋，卻需要論據的支持和組織以及就獲益方面的溝通。　　主題不應過于廣泛　　當講話目的富于概括性時，通常主題會難以選擇。此時你應該區別對待講話的目標和主題，從而集中精力在講話的重點上。如果不得不就“如何在21世紀的公司實現領導”發表演說，此時若你把它當作演說的目的對待，那么你肯定會感到驚慌失措。類似主題其實只是一個泛泛的議題而已；你的目的卻是通過豐富的案例、趣聞軼事和翔實的數據，就“領導”的某一點甚至是具體某個公司的管理發表意見。因此要關注那些關鍵的樹而非整片森林。在這一演說中，你的目標既可能是告知聽眾在公司內部獲取領導力的必需技能，也或者是說服人們為進入21世紀準備轉換領導角色、實行領導力的變革。在這一主題上進行拓展的可能性是無限多樣的，因此你必須制定非常明確和具體的目標。 你的發言越是重點突出、越具體，你就越有可能引起觀眾的共鳴。用現實生活中某位領導為例，聽眾可以從中獲取普遍意義上的管理層的信息，一葉而知天下秋，而你則繼續繪聲繪色地演說。寬泛的主題同樣也能出彩——如果你能限制演說目標和焦點的范圍的話，你的聽眾會聽到一場印象深刻的演說。　　分析聽眾 　　時刻提醒自己演說的目標如何與聽眾的興趣相結合。了解你的聽眾，這是了解他們的態度及預期目標的惟一方法。牙醫面對一大群父母時，討論的會是如何防止他們孩子的蛀牙而非診所里安裝的最先進的設備。研究聽眾并探索其需求。你傳達的信息必須盡力貼合于他們的關注點。第九章將會詳細分析這一課題（《不了解聽眾的真實需求》）。　　以目的為導向　　如果你的演說標題是《沒有領導的團隊就像缺少舵手的船只》，這一主題將自然而然地引出演說目標：激發聽眾的行動，改變其行為，嘗試并運用你準備介紹的物種領導戰略。接下來你可以向他們解釋行動和不行動的不同后果，論證和支持自己的提議。　　注重標題的作用　　許多演說者要么全盤忽視標題的作用，要么就是非得拖延到最后一刻才敷衍了事。但是，標題可是聽眾們對你的演說耳聞或目睹到的第一個要素，理應獲得更多關注。出色的演說者總是將標題作為其規劃的戰略之一部分；其他任何語言或手勢都不能像一個措辭得當的標題一樣，更迅速地和聽眾達成有效互動和溝通。此外，生動的標題也將幫助會議的策劃方，他或她在給會議做總結或推廣時，經常會需要起草文件。我的一位客戶就曾經聘請我幫助為年度經理會議起草風趣的標題。　　一則軟弱無力的標題當然聊勝于無，不過也僅此而已。比較一下如下標題的差別：“安全”和“注意安全可以令你長壽：獲得健康的10個步驟”；“卓越管理”和“如何成為超級老板”。　　經常性地運用標題的作用，即使在自己公司內部會議上也不例外。這是抓住聽眾注意力的第一個大好機會。　　調 整 語 調　　首先，確定演說目的是所有出色演說家找到合適的語調前的第一要務。同樣，該目的也可使得演說會依據聽眾的不同類型，自主確定其爆發點。例如，面對高層經理時關于領導力的講話顯然不同于面對經驗尚少的新經理們。爆發點會隨著演說的補充直至介紹階段而改變；和不同聽眾的商業生活相關的例證顯然也不盡然一樣。如果你準備就同一主題向外行和技術專家發表主題，語調當然也會有所區別了。　　那么，演說應該是逗人發笑呢，還是嚴格遵循技術要求，或者混合了二者的特性？演說其實有其自身的進程，隨著演說的繼續往前進行，會自主決定語調是否適合或背離該主題。你對事實和數據所做的處理將會引導大部分聽眾對傳達信息的反應。　　至于幽默的問題，即使演說的目的和你使用的語調都非常嚴肅，你仍然不應忽略給自己留下幽默的空間。一則令人發笑的例子或故事仍是讓大家記住你和演說的最佳方式之一；即使莎士比亞也會在他最悲慘的悲劇中加入喜劇的成分。我并非建議你一定要以專說笑話的角色出現，然而你確實可以利用幽默彌合聽眾和演說者之間的距離。　　通過履行演說者的責任而引人注目　　引人注目的關鍵之處在于你自己是否實現了演說主題的責任，以及你的演說和主題的關聯度如何。而這恰恰來自于你是否確切了解希望告訴聽眾的內容。這個說法是不是很熟悉？我們又回到了起初“確定演講目標”的話題——了解你希望闡述的內容。但是，第二步即“說服”則需要你履行對于主題的承諾。有趣的故事、幻燈片和令人目瞪口呆的統計表格可以幫助你準備案例，但你自身作為演講者的義務——飽滿的熱情和相信自己可以鼓舞聽眾的堅定不移的信念則是難以被擊敗的，只要你將這些和傳達信息、富有條理地演示結合起來。　　1976年，因其著作《積極思考的強大力量》而聞名的諾曼文森特皮爾寫了另外一本書，書名為《激情改變生活》，書中提到熱情不僅可以幫你應對面對的任何問題，而且也將有助于增強激發自身和其他人的能量。要成為人們能夠記住的、興奮的同時也令人興奮的演講者，你必須堅信自己的材料準備足夠充分，尤其當你的目的是讓聽眾信服或激發其熱情的時候就更是如此。你的熱情必須表現得真實而且易于察覺，任何做作的表演成分都將扼殺你成功的可能性。　　你的目標是否明確？獲得反饋　　養成向聽到你的演說的人們詢問你的目的是否明確的習慣。在下一場演說或主持會議之前，用一個句子概括你的演說目標。演說結束之后，詢問參會人員是否了解你的目的。他們應該能夠很輕松地告訴你答案。看看他們回答的和你寫下來的句子之間聯系的緊密程度。如果相差太遠，你應該在內容支撐上更下功夫，同時貼近演說的目標。反之若是缺乏來自于聽眾的反饋，你就只能自己揣測目標是否清晰了——這樣你就永遠無法確定真正的答案。　　重點分明的，承擔責任的，鼓舞人心的——這是否就是令你陶醉的演說者的形象呢？你確實可以成為這類演說家，而第一步則是牢牢記住演說目標。確定目標確實相當容易，而且它會使得隨之而來的所有步驟包括組織和選擇支撐材料更為輕松。當你帶著一個強硬目標和人溝通時，人們會把你當成一位目光遠大的領袖，從而大大增強你的說服力。 目標清晰的另一個好處：把準備時間分成兩半　　目標清晰最大的好處之一就是幫你分配準備工作的時間。最近我和一位內分泌學家一起工作，他準備向其他醫生做演示，為此正在進行相關準備工作。他的大量準備時間都花在了收集技術信息上，他認為這些資料將會在演示中使用到。不過，后來他意識到自己的準確目的是說服這些醫生以更積極的態度對待糖尿病，而且他也不像起初以為的那樣需要那么多技 術資料。如果他一開始就明確了演示的目的，那么他也用不著浪費那么多準備時間了。　　專家計劃：重點聚焦演說目標　　1. 聽某些政治家的演說，并看自己是否能夠用一個句子清晰總結出他們演說的目標。　　2. 思考下次和老板的會議，明確寫出能幫你突出重點和獲得更好結果的會議目標來。　　3. 練習在下一封語音郵件中清晰提出目標，并列出關鍵要點。這是建立凡事都要注重目標的好方法。 減少演說中的6個重大誤區正如爬梯子一樣：這是一個有條不紊的、持續性的實踐過程，上了一個階梯之后接著是另外一個階梯。目標的明晰是至關重要的。要具備說服力，接下來必需避免的就是缺乏組織。　　即使具有最引人注目的理念，一場結構頗為拙劣的演說依然會引起可怕的混亂。也許你的演說主題最最有趣，聽眾們也是最愿意傾聽的一群，但是如果演說缺乏組織，這就好比是 爬梯子時忽然發現梯子上缺少了一階，你不得不留在梯子上、虛晃在空中。而嚴密的結構也可以防止聽眾的疲倦和厭煩情緒。因為如果發現了演說中的內在結構，聽眾們就無需猜疑你下一步的演說內容。因此他們會把注意力集中在你的觀點上，思路不會岔開。如果他們認為你明白自己的前進方向并了解到達彼岸的方法，他們就會更加心甘情愿地讓你主導這場演說。　　不幸的是，結構并非一個迷人的或流行的話題。然而，有另外一種方法可以使得演說結構更能引發人們的興趣。它將你置于領導者的位置之上。如果你希望成為領導者，人們不得不追隨你，那么最能夠輕松達到目的的人也就是組織能力最佳的人。　　演說三段論：如何形成一個有組織的整體　　演說應該包括三個部分：序言，征文和結尾。這三部分同樣重要，不過發言中大部分內容都被正文所占據。許多講演者都會先準備正文，隨后再回頭準備序言和結論。但是，按照順序組織演講的優勢最大。同時也別忘了你在上一章中學到的內容——確定清晰的目標，這總是出色演說的第一步。當然，這并不意味著你不能改變演講目的，但把它作為演說的起點卻是一定的。　　組織結構的三個關鍵方面：提綱，過渡和模式　　演說的結構包括三方面內容。重要的是綜合運用這三個部分來保持聽眾對你的關注自始至終。前兩方面是提綱和過渡，第三方面則是傳達信息的順序或結構的模式。　　提綱：演說結構的關鍵之處　　杰出的演講者總是有各種各樣不同的組織材料的途徑和方法，但有一點卻是共同的：那就是好的提綱。它強調了演說中最重要的因素，剔除了多余的材料，并幫助你選擇最佳的論證信息。提綱將迫使你分析演說的邏輯并揭示推理中的缺陷或瑕疵。　　條理分明的提綱也能幫你演說時更出色的表現，因為此時你的腦海里可以清晰地重現主要要點。所以你的發言將會自然而然地得出結論，無需絲毫停頓。　　好提綱最大的好處在于，它能依據不同的場合和需求做出修正。只要提綱擬定得當，你就能把長達20分鐘的演說改成5分鐘；反之亦然。　　實際上，你應該準備好不同的演說版本，長時間的、中等長度的或者短時間的，尤其如果你是最后一位發言人、而前面的演說者發言的長度又超過了期限的時候。英國外交部長有一次曾經痛受一位口羅嗦至極的主持人的折磨，他的發言占據了所有剩余的時間，也耗光了在場所有聽眾的耐心。當主持人最后這樣介紹到外交部長時：“……現在請我們的外交部長致辭（give his address）。”這位紳士站了起來：“我很榮幸地在剩下的5分鐘里向大家介紹我的地址（‘address’又名‘地址’）。這一點是我力所能及的。我的地址是：英國倫敦卡爾頓花園10號。”隨后他坐了下來，迎接他的是眾人欣賞的歡呼聲。　　好提綱是簡潔、清晰的　　提綱最長犯的錯誤是不夠簡潔和不遵循順序。你可能總是希望把許多項內容包含在內，而這些內容似乎都同等重要。不過這一沖動還是可以理解的；你不希望遺漏那些關鍵方面或主題。不過這種方法會把你帶入絕境。對于新入門者來說，所有這些引人入扣的內容的重要程度不一定一樣，而且聽眾一時之間也無法吸收這么多內容。　　你必須建立起優先順序來。首先，確定必需包含的三個或四個主要要點。隨后再制定底下的副標題，從而為人們提供吸收信息的大致框架。　　下面是一份能適合大部分演示的優秀提綱。它的設計是為了抓住你的聽眾，保持他們的注意力，并提供適量的信息。　　長度為20分鐘的具有說服力的提綱示例　　Ⅰ.序言：（5%的時間）　　A. 開始陳述以獲得注意和引起興趣——利用聽眾的善意心理　　i. 開頭的陳述　　ii. 如果有必要的話，其他論證性材料　　B. 第二段介紹性文字（如果有必要）　　Ⅱ. 正文：（90%的時間）　　A. 演說的第一個要點　　i. 支持A要點的主要副論點　　ii. 支持A要點的副論點　　B. 演說的第二個要點　　i. 支持B要點的主要副論點　　ii. 支持B要點的副論點　　C. 演說的第三個要點　　i. 支持C要點的主要副論點　　ii. 支持C要點的副論點　　Ⅲ. 結尾：（5%的時間）　　A. 總結　　i. 令人滿意的結束語　　ii. 感謝觀眾　　不要忘記過渡　　演說中的轉折問題似乎過于基礎，以至于令許多演說者忽略而將注意力集中在提綱上。但是，過渡使得你從可以提綱的一部分轉入另一部分，它們是專業口才的秘密所在。看看提綱的示例，每個要點和副論點之間都應該過渡。這些轉承起合對于演說的結構和效果是如此之重要，因此我將用十一章的整個篇幅描述了這個問題。 記下三或四個關鍵要點之后，記錄下你能想起來的一切能夠支持這些要點的內容（更詳細的請參照誤區4）。軼事、研究、剪輯和事實都要被用來論證論點和豐富內容。　　選擇一種模式：確定自己的論證順序　　一旦你按照主要要點把副標題和例子歸好類，接下來的關鍵工作就是確定其演示順序和 最能服務于你的目標的風格或模式。順序的選擇必須既能維持聽眾的興趣，又能順應演說的邏輯。把10個笑話串在一起可能是件有趣的事，但如果笑話的線不能繞成線團，聽眾不會滿意。另一方面，按照年代順序排列事實雖然從邏輯上是說得通的，不過也會非常枯燥。　　選擇一種組織結構，但是不能太平庸無奇。最后你希望的還有自鳴得意的聽眾。在一場演示中我犯了一個錯誤：“讓我把結構說明得更清楚一些。”我感覺到臺下所有的聽眾都泄氣了，他們的熱情萎縮了。于是我迅速補充了一句：“我說的是組織，可不是枯燥煩人。”聽眾們又重新振作起來。　　從定義上講，提綱似乎是一絲不茍、不容絲毫修改的，但是它依據的是你的觀點的順序，在這一點上你可以自由發揮。你既可以由小處著眼，逐步堆砌和營建整場氣氛，也可以用振聾發饋的觀點開場，隨后再舉出不那么驚人的論點。　　有組織的提綱不一定意味著只有一種方式。有些公司會