中國打工族職場寶典與最佳員工生存手冊-資料下載頁

　　

【正文】 vices），員工可以在一個安全的網絡會議室里對相同的文件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。 提高工作效率(5)：好的工作習慣 　　一天的工作什么時候才算完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完”。　　甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學會在工作時保持高效，從而得以在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，就會精力不濟、創造力低下，最終危及健康。　　用以下10種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務的策略。　　◆每天都以計劃開始　　在核對電子郵件或語音郵件之前，每個工作日的頭15分鐘用于寫下任務清單。寫出清單后，你就會清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內要完成的，哪些是長遠的目標。這樣你就會精確地找到需要優先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個合適的時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受到影響。　　◆分派任務　　在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可以分派給團隊中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務，就會使團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務的速度。和你一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務分派給同事，同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃。　　◆控制干擾　　不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉為語音郵件，只回復那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。　　◆早工作早離開　　加班加點工作到很晚可能會引發惡性循環——工作到很晚通常會使你起得晚，然后又導致你要工作到很晚，如此循環。在一個星期內強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發現，早點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效率。　　◆不要在工作時間干私事　　一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。在工作時完全不考慮私人事務是不現實的，因此要對付賬單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進行統籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時間用于與工作無關的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。　　◆下班一小時前才將電話鈴聲調響　　在一天的正常工作結束后，將打進來的電話轉到你的語音郵件系統中。這樣做既可以保證你在正常工作時能夠專心致志處理緊急事務，又能夠使你不用工作到很晚的時間。　　◆依靠和信賴電子郵件　　許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運作。但是，絕大多數員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務。　　◆檢查你的技術設備　　“磨刀不誤砍柴工”，對電腦和辦公設備進行升級可以使你更為有效地工作，使你可以按時回家。例如，一臺性能強大的電腦可以使你更快地進行網頁搜索或是同時運行多個應用程序。　　◆利用自動化手段　　充分利用辦公自動化設備和應用程序來完成工作任務，這樣會減少手工操作，使你獲得更多的時間。　　◆今日事，今日畢　　許多員工由于白天完成不了任務，養成了熬夜的習慣。熬夜會使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。　　記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問題。做好你職責范圍內的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會得不到很好的完成。 提高工作效率(6)：簡要途徑 　　不管是主動還是被動，管理與技術員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現代人力資源管理的導向為效率優先，致使員工在完成工作指標的同時，不得不時刻首先考慮提高工作效率。在績效管理的框架中，每個管理人員都必須是自己時間的管理者，以提高個人的績效。　　●制定適用的工作計劃。 　　對于技術與管理員工，制定計劃的周期可定為一個月。但應將工作計劃分解為周計劃與日計劃。每個工作日結束的前半個小時，先盤點一下當天計劃的完成情況，并整理一下第二天計劃內容的工作思路與方法。聰明的管理者會盡力完成當天的工作，因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當月的整個工作計劃，從而陷入明日復明日的被動局面。在制定日計劃的時候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達到的100%，而應該制定在能力所能達到的80%。這是由管理者工作性質決定的。因為，管理者每天都會遇到一些意想不到的情況以及上級交辦的臨時任務。如果你每天的計劃都是100%，那么，在你完成臨時任務時，就必然會擠占你業已制定好的工作計劃，原計劃就不得不延期了。久而久之，你的計劃失去了嚴肅性，你的上級也會認為你不是一個很精干的員工。　　●將工作分類。　　分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時間與任務兩方面的內容。很多時候管理者會忽略時間的要求，只看重任務的重要性，這樣理解是片面的。相關性主要指不要將某一件任務孤立地看待。因為管理本身是一項連續性的工作，任務可能是過去某項工作的延續，或者是未來某項工作的基礎。所以，任務開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。這一點對現場工作員工猶為重要。如果這一點處理的好，可避免在現場、自己的辦公室、物資部、監理、業主及其它部門之間頻繁接觸。既節約了時間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？　　●在規定的時間內完成約定的工作。　　管理人員在接收工作任務的同時，都被要求在規定的時間內完成。時刻將時間與質量兩個要求貫穿在完成任務的過程當中，并盡可能提前。將任務完成的時間定在提交任務成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為，事情并非是一味地按個人主觀設定前進。當應當提交的任務與臨時的事項沖突時，就陷入了魚與熊掌的被動狀態。一個每次都能按期完成工作任務的員工，即使不天天加班加點，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人，而不是天天追問你工作的進度如何了。　　●敦促過程管理者。　　因為某項工作會涉及多個部門或是崗位，假如讓你來組織這項工作，你會怎么辦？由于這項特定的工作有很多中間環節，所以增加了協調的難度。管理人員在組織某項工作時往往只偏重于自己本身所應完成的職責，將工作傳遞到相關工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。這樣，你會發現工作總是不能按時完成。在檢查工作結果的時候，所在的中間環節又各自抱怨給予他的時間太短了，或者是某個中間環節耽誤的時間太久了等等。而工作結果只有一個，那就是你沒有按期并且保證質量地完成工作，你的業績等級被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環節完成工作時間的同時，要經常關注他完成的質量與進度，以免其中的某個或是某些環節影響整體工作進度。所以，作為一名組織者，你的職責不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環節處理者按你的要求及時完成分管職責。　　有效地管理時間可以大大提高工作效率，所以對于時間管理的方法研究是永恒的，因為每個人只有有效地管理自己的時間才能有效地提高自己的績效。 提高工作效率(7)：管理好時間 　　要提高工作效率，就要掌握好時間，利用好時間，管理好時間。要掌握時間最好的方法，就是要先從避免時間的浪費做起。人生的每一件事情都跟時間有關。經理人對時間管理這個工具在自己走向成功的歷程中，應扮演什么角色是明白的。　　一談到時間管理，多數人都會想到：一是在工作上如何有效地利用時間。這方面有很多相關書籍及專家的建議，比如寫工作計劃，用ABCD列出每天要做的事的優先次序然后遵照執行；運用80∶20原則；提高工作效率等。二是在業余時如何有效地利用時間用于學習或工作。　　其實，這樣理解時間管理這個工具是錯誤的。你進行時間管理，應該涉及人生的8大領域，而不僅是某一兩個領域。這8大領域是：健康、工作、心智、人際關系、理財、家庭、心靈思考、休閑。　　時間管理就是耕耘你自己。時間管理實際上是你把有效的時間投資于你要成為的人或你想做成的事。你對什么進行投資會收獲什么，你投資于健康就會在健康上收獲，你投資于人際關系，你就會在人際關系上有收獲。盡管我們總覺得時間管理應該主要是與工作相關，但你的時間分配還是必須涉及到八大領域，這才是對你最好的結果。比如在休息日，你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時間分配，而不是用于工作。　　關于如何在工作、學習這兩個領域上進行時間管理，你可以輕而易舉地找到非常有參照作用的原則和建議，你不妨根據這些步驟執行或反思自己的時間管理，你將會取得一定的成效。　　然而，經理人在時間管理上的最大誤區是對時間管理目的性不清楚。時間是過去、現在、未來的一條連續線，構成時間的要素是事件，時間管理的目的是對事件的控制。所以，你要有效地進行時間管理，你首先必須有一套明確的遠期、中期、近期目標；其次是有一個價值觀和信念；第三是根據目標制定你的長期計劃和短期計劃，然后分解為年計劃、月計劃、周計劃、日計劃；第四是相應的日結果、月結果、年結果，及每個結果的反饋和計劃的修正。這個過程實際上是一個循環，即PDCA循環。　　你在進行時間管理時，要特別注意以下5點：　　時間管理與目標設定、目標執行有相輔相成的關系，時間管理與目標管理是不可分的。你的工作、事業、生活等目標中，每個小目標的完成，會讓你清楚地知道你與大目標的遠近，你的每日計劃是你的壓力和激勵，每日的行動計劃都必須結合你的目標。　　在時間管理中，必須學會運用80∶20原則，要讓20%的投入產生80%的效益。從個人角度看，要把握一天中的20%的經典時間用于你的關鍵的思考和準備，這你可以根據你的生活狀態、生物鐘來確定你的20%經典時間是哪個時候。　　特別推薦的是：每一天，你要強迫自己執行或做6件對你未來有影響的事情。這6件事不包括基本的工作、基本的雜事，要盡量涉及到8個領域。時間管理是一種心態，時間管理不能說安排事情妥當或把事做好了就行，你應該是更長遠和更系統地考慮你的時間分配和使用效率。　　在工作和生活中要學會授權。　　要分析浪費時間的原因，學會珍惜時間。　　有計劃，才有效率和成功。評估時間管理是否有效，主要是看你的目標達成的程度。時間管理最為關鍵的要素是目標設定和價值觀；時間管理的關鍵技巧是習慣，你運用時間管理工具變成習慣了，什么就變得有序了，有效了；時間管理最大的難題是習慣，一個人的習慣太難改了！　　人的生活不能像工廠，你可以在工作中幽默，也可以在生活中浪漫，時間管理絕不是讓你變得機械化。但人們在人性化工作、生活中，往往會迷失時間管理。這時關鍵是學會說“不”，對浪費時間的事情、不良習慣說“不”！ 情緒(1)：掌控情緒 掌控健康 　　情緒這個東西，從我們出生以來就跟隨至今。似乎，除了表達它或者隱藏它，我們不能再有別的什么處理它的方法。不過，現在，專家在進行了許多的研究之后，告訴我們，情緒對我們生理和心理健康上有許多的作用。所以，不時地審視你自己的情緒，對健康不無裨益。　　掌控情緒 掌控健康　　有個簡單的實驗研究情緒對健康的影響。美國生理學家艾爾瑪將一支支玻璃管插在攝氏零度、冰和水混合的容器里，借以搜集人們不同情緒時呼出來的“汽水”。結果發現，心平氣和時呼出的氣凝成的水澄清透明、無色、無雜質。如果生氣，則會出現紫色的沉淀，研究者將這“生氣水”注射到白老鼠身上，幾分鐘后，老鼠居然死了。　　在很多時候，我們樂觀、愉快，但是傷心憤怒的情緒也時常伴隨著我們。這是日常生活中的家常便飯，我們早已習慣。有些時候，我們能控制它們，但有些時候，我們卻對它無可奈何。那么，我們能學著去了解、去應對我們的情緒嗎？　　專家認為我們能做到。而且，專家們也建議我們要做到這一點。面對生活中的挫折，度過情緒的低氣壓，回到協調的生活，能給我們帶來健康生活。情緒和人們賦予事件、事物、環境、人以及經驗的意義密切相關，所以，情緒是可以掌控的。　　我們都有著基本的情感需要，例如和人交往、對人表達的需要。有醫學研究認為，情緒和情感就是我們身體的一種生物反應。這5種情緒：痛苦、憤怒、恐懼、快樂以及愛是和我們的身體直接相關的。前三種情緒通常被認為屬于“危險”的情緒，它們意味著發生或即將發生危險；而后兩者則屬于“令人愉快”的情緒，快樂和愛告訴我們，可以放松和享受，需要可以得到滿足。　　當人們面對那些“危險”情緒時，如果不能及時緩解的話，這些情緒可能變成絕望，而所有的這些情緒都和癌癥以及其他危險疾病相關。如果這些情