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如何提高員工工作效率-資料下載頁

2026-07-27 04:03本頁面

　　

【正文】打考勤、管理支出表格等交由電腦網絡來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發布信息所用的時間，使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。另外，信息流的自動化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯誤。改進公司范圍內的信息共享電腦網絡可以用來向員工發布新聞和信息，這比傳統的打印通知和開會更為快捷也更為經濟。通過這種方法，公司可以對市場變化作出快捷的反應，員工也能快速地適應公司的政策和節支措施。公司還可以創建電子數據檔案，減少文件歸檔、存放的負擔。共享信息資源將日程安排、合同經理和信息數據庫通過公司內部網絡或英特網進行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項目經理可以很快看到團隊中每位成員的時間表，找到合適的開會時間，然后利用在線日程安排程序將開會通知發給每位與會者。而在過去，他就得與每位成員協商，找到合適的時間后再逐個通知。通過將合同經理和客戶數據庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標準的服務。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。快速、便宜的溝通交流即時訊息工具使員工能夠通過英特網彼此進行實時溝通，不受地域限制，而不會帶來高額的費用。過去，不同部門之間要進行協作，就得騰出專門的時間、打長途電話或是召開電話會議。　　實時在線協作駐外工作人員也能夠來到網上會議室，編輯文件或是進行演示。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點團隊服務”（SharePoint Team Services），員工可以在一個安全的網絡會議室里對相同的文件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。四、10種良好的工作習慣一天的工作什么時候才算完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完”。甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學會在工作時保持高效，從而得以在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，就會精力不濟、創造力低下，最終危及健康。用以下10種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務的策略。每天都以計劃開始在核對電子郵件或語音郵件之前，每個工作日的頭15分鐘用于寫下任務清單。寫出清單后，你就會清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內在完成的，哪些是長遠的目標。這樣你就會精確地找到需要優先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個合適的時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受到影響。分派任務在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可以分派給團隊中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務，就會使團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務的速度。和你一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務分派給同事，同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃?？刂聘蓴_不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉為語音郵件，只回復那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。早工作早離開加班加點工作到很晚可能會引發惡性循環——工作到很晚通常會使你起得晚，然后又導致你要工作到很晚，如此循環。在一個星期內強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發現，早點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效率。不要在工作時間干私事一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。在工作時完全不考慮私人事務是不現實的，因此要對付帳單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進行統籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時間用于與工作無關的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。下班一小時前才將電話鈴聲調響在一天的正常工作結束后，將打進來的電話轉到你的語音郵件系統中。這樣做既可以保證你在正常工作時能夠專心致志處理緊急事務，又能夠使你不用工作到很晚的時間。依靠和信賴電子郵件許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運作。但是，絕大多數員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務。檢查你的技術設備“磨刀不誤砍柴工”，對電腦和辦公設備進行升級可以使你更為有效地工作，使你可以按時回家。例如，一臺性能強大的電腦可以使你更快地進行網頁搜索或是同時運行多個應用程序。利用自動化手段充分利用辦公自動化設備和應用程來完成工作任務，這樣會減少手工操作，使你獲得更多的時間。今日事，今日畢許多員工由于白天完成不了任務，養成了熬夜的習慣。熬夜會使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。

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