航運公司安全管理體系審核工作指導手冊-資料下載頁

【導讀】帶來時間上的節約，使船舶早日投入營運，降低費用。材料的規范、準確，請公司按下述要求開展。公司提交審核申請前，公司的高層領。如有不清楚，可致電杭州海事局進行免費咨詢，聯系電話0571-86566909，傳真：0571-86566907。航運公司安全管理體系的審核、發證種類可分為以下兩種情況：。材料，因此，除了以紅頭文件蓋章以外，其他材料還要蓋上騎縫章。絡清楚、申請理由充分、申請要求明確。二章中詳細闡述。和SMC證書變更、展期、補發等的申請材料做出詳細要求。請時，請仔細對照，按此準備齊全。涉及DOC或SMC增發、補。參考目錄的順序號進行編號，如“02-審核申請報告”）。中直接插入圖片。

　　

【正文】 臨時 換證 附加 1 審核安排方案 □√ □√ □√ □√ □√ □√ 2 審核員餐宿安排表 □√ □√ □√ □√ □√ □√ 3 公司岸基人員名單 □√ □√ □√ □√ □√ □√ 4 體系內船舶清 單 □√ □√ □√ □√ □√ □√ 5 公司 SMS 文件 □√ □√ □√ □√ □√ 6 有效性 評價或管理復查報告 □√ □√ □√ □√ 7 內審報告 □√ □√ □√ 8 6 個月實施計劃 □√ 9 上次不符合規定情況 □√ □√ □√ □√ 10 特別情況說明、事故報告等 □√ □√ □√ □√ □√ □√ 二、審核組抵達后的配合工作 審核員抵達后的第一次接待用餐。本次接待用餐是以當地海事局的名義進行，公司要協助會務審核員，安排用餐地點、確定當地海事局參加審核接待的人員，安排車輛進行人員接送。 保持與負責會務的審核員聯系，特別是有代表船審核時，船期情況要及時向會務審核員報告，并根據會務審核員的要求，做好相應的準備工作； 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 31 三、審核組開展審核時的配合工作； 審核組開展文件審核時，公司僅與會務審核員保持聯系； 審核組開展活動審核時，需要做好以下工作： （ 1）根據審核組“審核計劃”的時間安排，準備好車輛，到審核組住宿地接審核組到公司（或代表船）。 （ 2）對會議室可進行必要的布置，以便進行首次和末次會議。 （ 3）了解首次會議議程，事先準備發言材料。 首次會議的議程： A、審核組和公司雙方相互介紹； B、公司負責人介紹體系建立情況、運行情況； C、審核組長介紹審核的目的、依據、方法、紀律及審核的具體安排； D、公司負責人對審核組作出的審核安排是否妥當進行確認。如有 不妥，可進行調整，特別是在公司有兼職的情況下，是否存在審核沖突。 公司負責人介紹體系建立情況、運行情況的發言材料，可根據公司申請審核時的申請報告及公司有效性評價的內容進行準備。不同審核種類的發言材料，其中心內容有所不同，初次審核的應突出公司安全管理體系的建立過程和三個月以來體系運行的有效性；年度審核的應突出一年來公司船岸人員根據 SMS要求所取得的成效，以及最近進行內審后對安全管理體系評價后覺得公司體系運行的情況。 （ 4）了解末次會議議程，事先準備發言材料。 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 32 末次 會議的議程： A、審核組長代表審核組宣布審核審 核結論及必要的講話； B、公司負責人對審核組做出的審核結論表態； C、當地海事局領導對公司提出的希望和要求（如有當地海事局領導參加會議）。 公司負責人對審核結論的表態，可從兩方面體現。一方面是對審核組在審核中發現問題是否客觀公正進行評述；二方面是對存在的這些問題表達整改的要求（如要在規定的時間內按照審核組的要求進行整改）。 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 33 第四篇 審核組審核結束后的后續工作 審核組審核結束后，相應的審核資料會留在公司，并要求公司在制定糾正措施后轉交到當地海事局審核管理部門，而這些資料是發證機關 (部海事局 /浙江海事局 )發證的依據，因此，各公司要十分重視該項后續工作，盡快完成這些審核資料的上報，以便爭取及時發證。為確保這些審核資料的正確、有序、整潔，請按以下步驟進行。 一、接收材料，并查看材料是否齊全 審核組留下的審核材料可以看成由以下三部分組成： 第一部分為公司審核資料： （ 1）公司審核安排方案 （ 2）審核組第一次會議記錄 （ 3）安全管理體系審核報告 （ 4）審核計劃 （ 5）文件審核記錄 （ 6） （岸基） 活動審核記錄 （ 7）審核會議簽 到表 （ 8）不符合規定情況報告 （ 9） 問題清單 （ 10）上次不符合規定情況報告的驗證（若適用 ） 第二部分為船舶 （ 包括代表船 ） 審核資料部分： （ 1） 船舶 審核安排方案 （若有） 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 34 （ 2）船舶審核報告； （ 3）審核計劃； （ 4）活動審核記錄； （ 5）審核會議簽到表； （ 6）不符合規定情況報告； （ 7）問題清單 （ 8）上次不符合規定情況報告的驗證（若適用） 第三部分為費用部分： （ 1） SMS審核費用清單； （ 2）審核員補助發放表； （ 3）審核員差旅補貼發放表； 接收審核資料時，要按照上述審核資料組成，進行整理和清點，清點時注意數量和順序 。 二 、檢查材料中審核員或公司人員的簽字是否齊全。 檢查審核員簽名是否 有遺漏，包括上次審核中發現的不符合規定情況及是否都經過審核員驗證簽名。 檢查公司及船舶被審核人員、陪審人員的簽名是否有遺漏。 三 、接 收 電子版材料。 向會務審核員拷貝電子版材料。 四 、制定審核員開列的不符合規定情況報告的糾正措施。 制訂糾正措施前，應對不符合進行原因分析，特別是要從管理的角度進行分析，并要考慮擬訂的糾正措施是否能起到防止此類不符合航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 35 再度發生的效果。分析原因時，可考慮工作是否明確責任人員（包括有無體系文件規定），責任人對不符合所依據的規定在事先是否清楚等等，根據原因，制訂有針對性的糾正措施草稿 ，送審核組中的會務審核員審閱后，填寫到“不符合規定情況報告”中。讓會務審核員對此不符合的糾正措施進行確認。 五 、 審核材料報送與存檔排放要求 。 公司需將審核材料按 以 下 （一）、（三） 款 要求和順序上報我 局 ，我 局 根據以下 （二）、（四） 款 要求將復印件返還公司留檔 。 （ 一 ） 報送審核發證機構（公司審核材料） 審核材料清單； 公司審核安排方案； 審核組第一次會議記錄（含日常監管情況材料）； 公司審核報告； 公司審核計劃； 文件審核記錄； （岸基）活動審核記錄； 船舶（代表船）審核安排方案； 船舶（代表船）審核報告； 船舶（代表船）審核計劃； 1船舶（代表船）審核記錄； 1不符合規定情況報告（文件、岸基活動、船舶）； 1問題清單（文件、岸基活動、船舶）； 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 36 1首、末次審核會議簽到表（公司、船舶）； 1 SMS審核費用清單； 1其他相關補充材料 （如岸基人員、船員名單等） 。 （ 二 ） 提交被審核方（公司審核材料） 審核材料清單； 公司審核報告； 公司審核計劃； 船舶（代表船）審核報告； 船舶（代表船）審核計劃； 不符合規定情況報告（文件、岸基活動、船 舶）； 問題清單（文件、岸基活動、船舶）； 首、末次審核會議簽到表（公司、船舶）； SMS審核費用清單。 （ 三 ） 報送審核發證機構（船舶審核材料） 審核材料清單； 船舶審核安排方案； 船舶審核報告； 船舶審核計劃； 船舶審核記錄； 不符合規定情況報告； 問題清單； 首、末次審核會議簽到表； 航運公司安全管理體系審核工作指導手冊 37 SMS審核費用清單； 其他相關補充材料 （如船員名單等） 。 （ 四 ） 提交被審核方（船舶審核材料） 審核材料清單； 船舶審核報告； 船舶審核計劃； 不符合規定 情況報告； 問題清單； 首、末次審核會議簽到表； SMS審核費用清單。 注意一 ： “審核員差旅補貼”的原件留在公司， 交公司財務報銷。 注意二：“ 不符合規定情況報告”原件交我 局 ，對不符合規定情況的驗證可在復印件上進行 ， 糾正期滿后 在我 局 進行驗證 。 注意 三 ：“審核員補助發放表”中的費用由海事局 承擔 ，因此，審核期間，會務審核員如有向公司借款發放此費用的情況，則公司憑“審核員補助發放表”的原件到當地海事局管理部門退回費用。 注意四：公司在領取到 新 證書后，請 及時 將復印件傳真或郵寄至我 局 （電子版也可） 。 六、不 符合的糾正與驗證 公司要抓緊時間按照糾正措施的要求，對不符合規定情況進行整改，糾正期滿后，將客觀證據和不符合的復印件上報 我 局 ， 我 局 適時安排不符合規定情況的驗證工作。