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【導讀】1. 《規章制度》。目錄

　　

【正文】 查 ； （三）公文內容要符合國家的法律和法規，符合黨和國家的方針政策及現行的有關規定，保證公文的正確性； （四）公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家和公司秘密的安全； （五）公司行政辦公室是公司行政公文處理的管理機構，主管和指導整個公司的公文處理工作。公司行政公文由行政辦公室統一收發、登記、編號、傳遞、催辦、立卷、歸檔和銷毀。 二、歸 類 （一）決定： 適用于對重要事項和重大行為做出安排，以及對有關集體和人員的獎懲（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （二）請示：與批復對應。 適用于向上級機關和業務主管部門請求指示、批準，且只能一文一事，也不能多頭行文，上級機關和業務主管部門必須予以明確批復（各部門或個人可以在向 公．司內部 ． ． ． 上級部門、主管領導請求指示、批準時使用此類公文形式，公司各級部門、領導在批示后必須轉交行政辦公室給予批復或交辦、協辦）； （三）報告： 適用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問，可以一文多事，但不能多頭行文，上級機關無需答復（公司各部門或個人可以在向 公司內部 ． ． ． ． 上級部門、主管領導匯報工作、反映情況、答復詢問時使用此類公文形式）； （四）通知： 適用于發布規章制度，任免、處理人員，傳達要求有關部門辦理和需要周知或者執行的事項（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，但可以讓行政辦公室轉發）； （五）通告 ：適用于在一定范圍內公布各有關方面應當遵守或者周知的事項（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （六）通報： 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況（除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （七）批復：與請示對應。 適用于答復各部門、駐外辦事處等的請示事項 （除行政辦公室外的其他任何部門不得使用此類公文形式，公司各級部門、領導在批示后必須轉交行政辦公室給予批復或交辦、協辦）； （八）意見： 適用于對重要問題提出見解和處理辦法（公司各部門可以使用此類公文形式）； 24 （九）公函： 適用于不相隸屬業務單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項（除行政辦公室外的其它任何部門不得使用此類公文形式，且必須加蓋公司公章）； （十）會議紀要： 適用于記載、傳達會議情況和議定事項（公司各部門可以使用此類公文形式）； （十一）申請：不屬公文，但又普遍使用的一種行文方式， 適用 ． ． 于個人 ． ． ． 向上級主管部門、領導請求批準事項（如轉正申請、不穿工作服申請、換崗申請等）。如果涉及到公司權力的使用或者需要其他部門協辦的事項，必須統一由行政辦公室批準、交辦，各級部門、領導不得擅自交辦。批準申請的內容應附注適用時限（如工作服穿著、轉正、考勤等）。 三、公文格式 （一）公司公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成； （二）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種 類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、制度、文件名稱加書名號外，一般不用標點符號； （三）發文字號應當包括單位代字（公司公文由單位名簡稱和擬稿部門名稱縮寫組成代字）、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號； （四）行文應當注明簽發人姓名。其中，請示應當在附注處注明聯系人的姓名和電話； （五）涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限； （六）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中，電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”； （七）主送機關指公文的主要受理機關，標注時 應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱； （八）公文如帶有附件，應在正文之后、落款之前注明附件順序和名稱； （九）公文（“會議紀要”和以電子郵件形式發出的可以不加蓋印章）一律加蓋印章。要保證印章與正文同處一面，不得出現“此頁無正文”字樣。聯合上報的公文，由主辦機關或單位加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關或單位都應加蓋印章； （十）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準； （十一）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。抄送機關名稱置于印發日期上方； （十二）公文文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙采用國際標準 A4型（ 210mm 297mm），左側裝訂。標題一律用加粗小二號 華文中宋 ，正文用小三號 仿宋體 ，正文一頁排 22行，每行排 28 25 字（文中如有小標題可用加粗三號 華文中宋 或加粗 仿宋體 字 ）。 四、發文辦理 （一）發文辦理指以單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、會簽、簽發、登記、復印、校對、印刷、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序； （二） 公司 文件由行政辦公室或相關部門草擬，各部門承辦的文稿，由各部門負責草擬。 草擬公文應當做到： 1． 情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短 ； 2．公文中的人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發文號。日期應當寫明具體的年月日，不得省略； 3．文內使用非規范化簡稱時，應先用全稱，并加以說明； 4．結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“ 1. ”，第四層為“（ 1）”。應當使用國家法定計量單位； 5．公文中的數字，除成文日期、部 分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。在同一公文中，數字的使用應前后一致； 6. 公文須以電子文檔的形式進行草擬，并打印。 （三） 文稿擬就后，擬搞人應填寫《 行文呈批表》， 詳細寫明文件標題、擬稿部門與擬稿人； （四） 各部門負責草擬 的文件，先由部門負責人初審，再提交行政辦公室審核。核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規范和草擬公文的有關要求，公文格式是否符合規定等； （五）經部門負責人初審和行政辦公室審核后，交由分管 副總審閱并批示意見； （六）文稿經分管副總審閱后，作如下處理： 1. 公司公文（包括人事文件），由董事長簽發； 2. 以公司名義的上行文（包括向上級機關的請示、報告）由董事長簽發； 3．以行政辦公室名義發文，由分管領導簽發； 4．經理辦公會議紀要由總經理簽發，專題會議紀要由分管副總簽發，必要時報董事長審核。 （七）行政辦公室要加強文件簽發提醒，從而加快簽發流轉速度，其中，公司公文、會議紀要原則上在 3個工作日內會簽完畢，各領導簽批時間一般不超過 1個工作日（領導外出除外）； （八） 凡經領導簽發的文件，應按簽發日 期登記編號，經復核無誤后以電子郵件的形式下發； 26 （九）加蓋印章。印章應端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。切忌用印模糊不清； （十）行政 辦公室負責對公司公文的修改件和定稿進行歸檔。 五、收文辦理 （一）收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序； （二） 送公司的文件，統一由行政辦公室負責簽收、登記； （三）行政辦公室收文人員根據來文的機關及內容、性質進行編號登記，由行政辦公室主任提出擬辦意見送公司分管領導審批，根據批示傳送有關部門辦理。需要兩個及以上部門辦理的應當明確 主辦部門。緊急公文應按時限要求辦理，確實有困難的，應當及時予以書面說明； （四）公司領導外出參加會議帶回的文件以及各職能部門直接收到的上級來文，應統一交至行政辦公室，按收文辦理程序處理； （五） 承辦部門接文后，應當抓緊時間辦理并及時答復辦理結果，不得延誤、推諉。 要求當天閱批完后應在下班前將文件交行政辦公室，一份文件的傳閱簽批時間一般不超過 2個工作日，閱后應簽名以示負責； （六） 承辦部門可根據實際需要，保留文件的復印件，并將文件原件及時交行政辦公室 ； （七） 對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的公文， 應迅速退回行政辦公室并說明理由； （八） 文件簽閱完后，應及時送交行政辦公室，切忌橫傳； （九 ） 送負責人批示或交有關部門辦理的公文，由行政辦公室負責催辦和提醒，做到緊急公文和有時限的公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦，切實提高辦事效率； （十）行政辦公室在傳閱前須另外做好必要的記錄以備提醒時用； （十一）所有文件的傳遞均由行政辦公室負責，以便文件查找，防止文件流失； （十二）對辦理、傳閱完畢的公文，由行政辦公室負責歸檔。 六、 部門、個人上行文辦理 （一） 所有的部門、個人上行文應選擇適當的行文方式 及形式（如請示、報告、申請等），用標準的 A4紙打印； （二）所有的部門、個人在行文時，須填附《文件處理單（內部）》并簡要寫明處理事項； （三）所有的部門、個人上行文均須有部門負責人簽署的意見，再交公司行政辦公室審核（個人上行文也可直接提交行政辦公室）。審核的重點是：是否符合行文規則，內容是否符合公司有關規章制度及其他有關規定，文種使用、格式是否規范等。對不符合規定并可能影響辦理的公文， 27 經行政辦公室負責人批準后，可以退回呈報部門并說明理由； （四）行政辦公室審核后，由行政辦公室專人負責根據事情的輕重緩急、分 管歸屬呈領導層或集體簽批； （五）經簽批后的上行文由行政辦公室統一負責交辦并歸檔。 七、公文的立卷、歸檔與銷毀 （一）公文處理完畢后，對有保存價值的文件材料要及時立卷、歸檔。嚴格按公司檔案管理的有關規定，由行政辦公室檔案管理人員整理立卷； （二）歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理立卷，應保證歸檔公文的齊全、完整， 確保 反映企業的主要工作情況，便于保管和利用； （三）歸檔的公文，于其形成的第二年 6月底之前移交公司行政辦公室，經統一整理后送檔案室歸檔，各部門原則上不得保存應歸檔的公文； （ 四）沒有歸檔價值的公文 應 作為資料留存本部門，并在收發登記簿上注明“不歸檔”標記。沒有存查價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。秘密公文的銷毀，應當在登記后由兩人以上監銷，確保不丟失、泄密。 違反本節各項 條款的， 每人每次扣 2分 。給公 司造成損失的，追加給公司帶來的直接、間接的經濟損失或法律責任。 第五節 檔案管理制度 為了進一步健全和規范公司的檔案管理工作，加強對公司檔案的科學管理，有效保護和利用檔案，提高公司檔案科學管理水平，根據相關政策法規，結合本公司實際情況，特制訂本制度。 一、檔案管理體系 （一）公司成立以行政辦公室主任為組長的檔案工作領導小組； （二）行政辦公室為公司的檔案管理部門，負責檔案日常管理工作； （三）各部門確定一名兼職檔案管理員，負責部門日常檔案資料的收集 、整理、立卷等管理工作，接受行政辦公室檔案管理員的管理。部門檔案管理員必須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。 二、 檔案歸檔范圍 （一）管理性文書檔案：包括政策性文件 ,各種合同及協議書 ,黨群工作、行政管理、人事管理、經營管理、企業產權等方面的文件資料； 28 （二）產品類檔案：按產品種類或規格設置，包括產品從開發、設計、工藝、 工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標廣告和產品評優的全過程； （三）基本建設類檔案：按工程項目或建筑項目設置，同一工程項目內，包含工程項目的可行性研究、立項、勘探測繪、設計、施工、監理、竣工驗收及基建項目的證照、使用、維修、改擴建等相關圖紙和資料； （四）設備儀器類檔案：按設備種類或型號設置，同一設備包含設備購置及開箱記錄、安裝、調試、運行、維護修理和設備管理等全過程； （五）會計檔案 :包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案及各類審計檔案等； （六）員工檔案：包括聘任、勞動合同、工資、福利待遇、退職、個人 簡歷、學歷、身份、照片、培訓和專業技術情況等材料； （七）實物類檔案：包括榮譽檔案、營業執照、土地證、房產證、契證等； （八）特殊載體類檔案：包括照片、底片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤檔案等。 三、檔案的立卷歸檔和管理 （一）檔案的定義：凡是本公司具有考查利用價值的文件材料 ， 包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等），以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件； （二）檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各部門將辦理完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交到公司檔案室。文件資料在移交過程中，各兼職檔案管理 員應提供移交清單（一式二份），檔案室逐項核對，符合要求后，雙方簽字確認歸檔； （三）歸檔時間：辦理完畢的文件，按工作階段性進行歸檔： 、整理、立卷、保管，但必須按檔案管理規范要求保管； 、主管部門、公司的通知、決定、報告、請示、批復、公函、會議紀要、決議、參考資料等方面具有憑證、查考、保存價值的文件材料，以及包括銷售在內的公司所有經營合同、請示、批復都是管理性文件檔案， 應 當年上交； 、設備等方面的有關材料、證照、批復、臨床、圖紙等檔案， 應 在工作完成后三 個月內上交； 、會議等方面的照片、底片、錄音帶等檔案，應當年上交；