7應付賬款管理制度_-資料下載頁

　　

【正文】 1000件。而當月供應商送來的發票上，單價為11元/件。后來發現是企業自己采購單價格錯誤。因為進貨單已經審核，再撤銷審核、刪除進貨單、修改采購訂單價格不怎么現實，此時該如何處理。 第一步。價差處理需求。 當進貨單的價格與發票的價格不一致的時候，就會觸發這個價差處理需求。在了解這個流程之前，我們首先需要認識一下，這兩張單據價格不一致時會產生什么樣的影響。其實，這主要是對成本，包括庫存成本、發料成本、產品成本等有連鎖的影響。因為在erp系統中，是根據進貨單的金額來統計進貨成本，而不是根據應付憑單或者發票金額來影響庫存成本。當發票中的單價跟進貨單中的單價不一致的時候，必然導致erp系統中的庫存成本與實際成本不一致。如根據上面的這個例子，甲材料進貨單中體現的進貨成本為10000元，而企業實際支付的是11000元。若不對整個差額進行調整的話，則后續在計算這批產品的成本時，就會少算1000元，從而影響到這批產品、這批訂單的利潤分析，甚至對后續產品的報價也會有比較大的影響?？梢姡@個小小的價格差，也會在erp系統中引起蝴蝶效應。 所以，當出現進貨單與發票價格不一致的時候，一定要通過價差處理流程，來調整相關的成本，否則的話，后續很多結果都將出現比較大的誤差。 第二步。錄入進貨單。 倉庫部門收到貨物的時候，一般不會核對貨物的單價。而且，供應商送過來的送貨單上往往也不會附上單價。因為有些企業有權限的控制，倉庫部門是沒有權力看到采購的價格信息的。所以，倉庫管理員就直接根據采購單轉換成進貨單。進貨單上的材料單價則直接來自于采購訂單的價格。 當采購訂單上材料甲的價格錯誤的填寫為10元的時候，倉庫管理員無法知曉，所以，在進貨單上體現的材料單價也就為10元。此時，當進貨單審核的時候，倉庫中增加的甲材料的庫存存貨也就為10元每件。若當月，還發生發料作業的話，就更加復雜了。若采用的是先進先出的話，則按10元每件發出，若采用的是加權平均成本的話，則還需要根據公式進行調整。總之，當進貨成本跟實際成本有誤差的話，則材料庫存金額、發票成本、產品成本等等都會不準確。 第三步。錄入應付憑單。 月底，財務根據采購部門提供的對賬信息生成應付憑單。在采購員提供的發票、進貨單、采購單等單據上，采購員是輕松的指出甲材料的價格有錯誤，采購單上單價為10元，而發票上單價則為11元，應以發票金額為準。采購員處理起來是方便的，只需要簡單的說一聲即可。但是，接下來留給財務人員的，可是一個爛攤子。 應付憑單因為是根據進貨單逐筆結轉過來，因為某筆進貨單上價格有錯誤，所以，這也必然導致應付憑單上金額有錯誤。為此，財務管理人員首先需要調整應付憑單的金額，根據發票上的金額來進行調整。 在有些erp系統中，也可以在進貨單中先作調整，然后，在根據進貨單生成應付憑單的時候，根據調整后的金額來生成應付憑單的，這也未嘗不可。不過這里需要注意一點，一般庫存存貨成本調整是整合在進貨單的審核流程中。而進貨單審核后，對于進貨單的調整一般不會影響到存貨成本。所以，對于在進貨單上調整的情況，仍然需要按接下來的步驟，調整庫存成本。 第四步。應付憑單審核。 當應付憑單審核后，甲材料就產生應付賬款11000元，但是，在進貨單上顯示的進貨成本仍然為10000元。也就是說，應付憑單審核后，仍然不會對庫存成本進行調整。想想也是，若把進貨成本的調整功能集成到應付憑單的審核作業中，那么每次應付憑單審核后都需要去觸發“庫存成本調整”作業，顯然不合理，會大大增加應付憑單審核時的工作量。所以，在erp系統中，往往在應付憑單審核中，不會集成進貨成本調整的功能。而是通過后續的獨立的作業，來完成這個動作。所以，在實際中這里需要注意，若存在價差的情況，當應付憑單審核后、成本調整之前，財務模塊中的甲材料的金額與庫存管理模塊中的甲材料的庫存成本就存在著一個價格差。而這個價格差正是我們后續作業需要調整的。若這中間發生財務稽核等事件時，就需要注意這方面的情形。 第五步。生成進貨單價差成本調整表。 在月底進行成本調整作業之前，我們需要先生成一份“進貨單價價差成本調整表”。在這份資料中，以報表的形式顯示當月發生的所有價格差異的事件，并給出了參考的調整結果。如在這份資料中，會顯示原先的進貨成本是多少，調整后的進貨成本又為多少，調增了多少。如果這批材料當月還發過料的話，在還會顯示對當月發料成本的影響，以及對最終產品成本的影響情況。 一般來說，最好在月底成本調整以前，先生成這一份報表。因為這份報表給管理人員，特別是產品成本會計，以一個全局的印象。這對于其后續調整、計算成本具有非常大的參考價值。而且，這份報表也可以讓采購員看到其后續調整的工作量，讓其直觀的感受到由于其工作的失誤會造成什么樣的連鎖反應。這也有助于督促采購員更好的作好工作，最大限度的減少采購訂單價格錯誤發生的機率。 第六步。生成進貨單價價差成本調整單。 這里我們需要了解一個概念，就是在erp系統中表與單的差異。在系統中，報表只是一種查詢或者簡單的統計作用，不會對erp系統中的賬產生實質性的影響。而對系統數據有實質性影響的都是單據。這主要是因為財務部門在作賬時，都需要按照憑證在作賬。所以，在省城進貨單價差成本調整報表之后，還需要在erp系統中生成進貨單價價差成本調整單。這張單據才是財務做賬的依據。在erp系統中，最終對于成本的影響，也是按照這張單據的金額來的。 生成這張成本調整單，并由專門人員審核后，則工作就完成一半了。為什么說只完成一般呢。這是因為當這張“進貨單價價差成本調整單”審核之后，系統只調整了甲材料的庫存金額。但是，若這個材料在當月還發料生產了，甚至產品生產完成已經入庫或者出貨了，則還需要調整發料成本、產品的完工成本等等。這就是一些非常復雜的作業了。所以，在erp設計的時候，把它獨立出來，放在月底成本計價中進行處理。 不過，有些企業也就做到這一步為止。也就是說，不管當月是否存在發料的情況，只調整現有庫存的材料成本，而不調整發料成本。當增加出來的庫存，就在現有的庫存數量上分攤。若在金額誤差小的情況下，這種也不虧為一種合理的處理方式。不過，這很容易造成一種意外的情況，即當某個材料已經沒有庫存，而又發生庫存調整作業的話，則就會造成庫存數量為0，但是卻有庫存金額的情況。此時，就需要用戶進行手工調整。所以，一般情況下，筆者還是建議用戶發料成本也進行調整。 若需要對發料成本也進行調整的話，則在建立“進貨單價價差成本調整單”單據的時候，要把它的單據性質中的成本更新碼設置為“y”。只有如此，在月底成本計價作業中，才會對發料成本等后續的成本作業進行調整。 第七步。月底成本計價。 無論是否有價差的需求，在月底，都需要運行“月底成本計價”作業。當用戶把進貨單價價差成本調整單單據設置成為需要調整成本的時候，在這個作業運行的時候，則系統會考慮進貨單價價差成本調整單對當月成本的影響，并重新調整當月的相關成本金額。 不過要注意，月底成本計價只對當月發生的成本調整負責。若遇到一些跨越結賬的需求時，則不能夠使用這個流程。具體如何來處理跨越結賬的問題，我在下篇文章中會做詳細的闡述。 第34頁 共34