杭州市西湖區檔案局數字檔案館項目-資料下載頁

【導讀】市西湖區檔案局數字檔案館項目”進行公開招標。行數字化加工處理。詳見招標文件第三部分項目技術規范和服務要求。承諾履行本招標文件各項規定，所提供的貨物和服務須在我國境內合法銷售的。內同類項目成功實施經驗，能夠獨立承擔本項目，并有良好的工作業績和履約記錄。后現場服務響應，并保證到現場服務響應時間小于2小時。30-12：00，下午14：30-17：00，節假日除外）。必須到西湖區政府采購中心登記備案后免費獲取本項目招標文件（采購機構將拒。樓業務受理室）。杭州市西湖區檔案局：毛惠蘭，聯系電話：87935007、87935006，軟件產品是原廠產品或原廠家提供許可證協議的正版軟件。3投標有效期：自投標截止日起30天。如采購機構認為必要，可延長至總計最長。投標文件遞交至單位：杭州市西湖區政府采購中心。開標地點：杭州市競舟路228號。

　　

【正文】 進行索引的更新；對于百萬記錄級（文字）復雜聯合條件檢索時，系統響 應 速度不高于1秒。 當用戶進行檔案網上查閱及全文檢索結果信息在 其權限范圍外的數據時，必須提出借閱申請。根據定制的電子利用審批過程，對 投 的領導或者管理員可以對各種申請進行審批。當同意批復時，用戶才能查看該檔案數據，系統將在 指定天數以后自動回收其查閱權限。 （ 3） 網上 借閱 /查閱管理 對查閱和借閱情況進行登記、查看和統計管理，對超期未還的情況進行通知催還。 網上申請：網上利用用戶對文件、案卷進行借閱，當權限不夠時提出授權申請，普通文件檔案員直接進行審批，如果權限比較高的文件需走審批流程， 待辦事宜上顯示杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 27 頁 共 60 頁 需審批信息 （建議 系統保留待 辦事宜 投 用接口 ） ，對借閱利用進行批復或對申請進行賦權，以及借閱信息反饋。 歸還管理：對檔案借閱后的歸還登記，還原檔案的借閱狀態，統計檔案的利用率等。 （ 4）實物利用管理 實物利用功能用來解決檔案檢索前 后的文案工作。如：登記、打印檔案借閱、借出單；登記、打印包括利用內容、效果、費用等的利用登記單和利用效果登記單；對每份借出的檔案，打印檔案代理卡；對到期未還的借出檔案，打印催還通知單。檔案利用分借閱和借出兩種方式，可以靈活地實現各種信息的檢索、統計和打印等功能。主要模塊有：利用登記、利用管理、利用統計等三個模塊。 利用登記：詳細記錄對檔案進行利用的組織和個人的證件、借閱時間、歸還日期、所借檔案等信息。 利用管理：是對檔案利用工作的管理。通過該功能能夠完成檢索、歸還、催還和利用人管理。另外，此功能僅僅對可以被 利用的檔案類別才允許操作。使用主細表的方式，方便管理員對利用信息進行瀏覽、快速定位。除了瀏覽以外，還具有簡單查詢、組合查詢、排序以及打印催還單等功能。 利用統計：通過利用統計功能，能夠自動實現一定時間范圍內各種檔案類型的借閱卷次、借閱人數、借出卷次、借出人次、復印卷次、復印人次、卷次總計、人次總計等統計信息，為檔案管理人員更好的檔案管理以及檔案利用提供數據依據。 （ 5） 借閱歷史記錄及 各類統計報表輸出 用于存放用戶的申請借閱的歷史記錄，對于已經得到管理員同意查閱并且尚未過期的記錄，用戶可以直接點擊查看其原文信 息。 檔案利用的統計報表包括三方面：用戶清單、查檔管理報表和借閱管理報表。每個報表都具有打印、自由顯示和數據導出功能。 光盤打包系統 系統通過電子文件歸檔所用 CDR/DVD?R 光盤的主要技術指標 完成：光盤標簽，光盤封面打印、加密 、數據刻錄及備份要求，性能檢測、保存及使用要求，三級預警線設置及數據遷移策略。 本 系統 適用于我國檔案部門電子文件的光盤歸檔和管理。 系統把指定庫的索引信息、對 投 的原文、數據檢索系統及原文瀏覽器刻錄到光盤中，制作電子文件格式是桌面數據庫、光盤自動運行、無需安裝。為數據庫的目錄列表提供檢索功能，自動判斷存儲容量、進行刻錄載體數量選擇，以復合檢索為條件進行數據過濾刻錄光盤，杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 28 頁 共 60 頁 用戶可以通過設置復合條件，達到只將選定檔案庫中某一類數據刻錄到光盤。在此模塊中，系統將檔案掃描的原件及其對 投 的錄入信息從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案 。 登記備份 實現對各立檔單位提交的數字檔案備份數據包進行接收登記以及數據包的備份管理功能 ，基本包括 登記表管理、載體包管理、報送備份、接收檢驗 等主要功能 。 基礎數據管理 （ 1） 全宗管理 實現了 全宗（立檔單位、進館單位名冊） 數據的增、刪、改、查功能。 （ 2） 分類類目管理 支持無限層次的分類類目管理，實現了分類類目的增、刪、改、查功能。 （ 3） 保管期限管理 實現了保管期限的增、刪、改、查功能。 （ 4） 密級信息管理 實現了密級信息的增、刪、改、查功能。 （ 5） 載體類型管理 實現了載體類型的增、刪、改、查功能。 專題、編研組織 提供方便靈活的專題、編研組織功能。可以打破檔案原有的分 類體系，按用戶需要根據內容自定義各種專題，支持任意多級專題的建立、組織和設置，并與檔案原有分類體系建立緊密的數據關聯、數據同步機制。 （ 1）編研管理 要求可以進行編研信息的發布，包括重要文件匯編、組織沿革、人事任免、全宗指南、大事記等。 可以通過對已有檔案目錄和檔案多媒體信息資料的整理，將文字、照片、圖形圖像、語音、視頻、虛擬現實場景等信息作為某一專題進行匯總，如大事記、人物專題等，并形成專題信息，提供查詢檢索。要求選取的檔案信息可根據實際需求截取部分字段或完整字段，可自定義截取的檔案信息字段。 （ 2）專題 數據管理 可以對形成專題的數據進行管理，提供數據增、刪、改操作，提供數據批量修改功能，提供專題數據報表打印功能，可根據實際情況對專題數據進行權限設定，用于開放杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 29 頁 共 60 頁 發布。 （ 3）光盤發布 可以將專題數據打包到光盤進行發布，提供光盤數據自動瀏覽、查詢等功能。 系統維護模塊 應 具備 全宗管理、組織機構管理、 用戶管理、 角色管理、群組管理、元數據管理、實體分類管理、模塊管理、流程管理、數據字典管理 日志管理、數據的 自動 備份與恢復等基本功能。 在檔案數據庫中可分別設置管理員（超級用戶）、檔案員（ 投 用管理 員）、兼職檔案員（對檔案的前期處理有操作的權限）、閱讀者（能閱讀檔案條目和內容）和瀏覽者（只能瀏覽檔案條目）等不同權限。同時 對所有上機操作人員自動判斷分類，拒絕、警示非法操作并加以記錄。 系統日志管理 應 提供獨立于操作系統的電子文件、檔案查詢日志記錄功能，包括上機人姓名、訪問時間（年月日時分）、所用微機編號、查詢內容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打印），并提供詳情查詢功能。日志文件保存時間 投 不少于兩個月，需長期保存的日志文件 應 可自動轉存備份。 系統維護模塊在提供數據備份與恢復處理功能的同時，還 應 能對檔案數據某 些代碼表提供方便的維護。 要求系統具有用戶權限管理、檔案類別、資料類別、檔案索引、檔案字段等系統數據設置管理功能。為了滿足系統需求的可變性，系統必須具有的靈活性和定制性，實現檔案類別和條目數據項的自定義功能。用戶可以自行創建或更改檔案類別，并設置條目字段，以適 應 檔案業務管理的靈活性。 民生檔案數字化加工 掃描數量和工期要求 民生 檔案數字化加工數量： 民生檔案（ 19521997 年 婚姻 、五八城遷等檔案 ） ， 約 10 萬頁 （ A A3 規格） 。目前有條目數據待校對， 報價 以每頁（ A4 規格 ）為單位， 10 萬頁為數量 計算 價 格 。 結算方式 以實際 掃描數量 為準。 工期要求： 自數字檔案館系統建設和培訓交付起 3個月內 完成以上紙質歷史檔案的掃描工作。 加工方式要求 (1)由該項目具體實施的技術公司根據實際情況，提供高速掃描儀、計算機等相關杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 30 頁 共 60 頁 設備和掃描軟件系統等，提供技術人員和具體的協助人員，對紙質圖文檔案進行數字化處理及建庫技術服務。 (2)根據 西湖區檔案局 需求及工程要求，提供完整的紙質檔案數字化加工的流程方案。并且進行業務流程策劃，質量進度控制方案策劃，安全保密方案策劃，確保每 一個流程、每一個環節都是嚴謹規范的。 (3)要求建立質量進度控制機制，從項目管理、現場實施、技術保障措施等多個方面建立科學的質量和進度控制體系，對項目建設的質量和進度計劃管理，控制到每個環節、節點、人員。確保項目保質保量的按期完工。 (4)西湖區檔案局 安排 1位協助工作人員，分別負責檔案的出庫和入庫的檢查工作，在檔案出庫時，由負責檔案出庫的人員在檔案出庫登記表上記錄檔案的檔號、標題及頁數，然后交于掃描工作人員；檔案掃描完成并裝訂好以后，交至負責檔案入庫的人員，由他們根據出庫登記表對入庫的檔案進行核對，確保出入 庫的檔案的檔號、標題及頁數一致。 紙質檔案數字化加工各環節要求 檔案整理環節要求 (1)目錄數據準備 按照《檔案著錄規則》 (DA/T18)的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，需要修改的。 應 征得 西湖區檔案局 檔案管理人員許可并記錄，方可修改。 (2)拆除裝訂 在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作的檔案， 應 拆除裝訂物。拆除裝訂物時 應 注意保護檔案不受損害。 拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時 原則上不允許裁切檔案紙張，裝訂時 應 按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌；裝訂后由 西湖區檔案局 負責檢查，不符合要求的退回重新裝訂，要求一次性完成裝訂。并認真做好檔案頁碼、頁數的登記。 將每份檔案內的文件挨個校對，校對內容包括：文件對 應 情況、文件總數、紙張的潔凈情況等。 按順序排列檔案。各份文件按順序正面朝上、依次排列，互相不可混排。 對原件破損的檔案，根據 西湖區檔案局 的處理要求小心修補或粘貼。 杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 31 頁 共 60 頁 特殊紙張（如：已破碎的文件）將根據 西湖區檔案局 要求進行必要的處理，如加薄膜等。文件整理完成， 送交下一流程作掃描處理。 (3)頁面修整 破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案， 應 先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件 應 先進行相 應 處理 (壓平或熨平等 )后再進行掃描，不能使用高速掃描儀的，要用平板掃描儀來掃描。 (4)檔案整理登記 制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。 (5)裝訂 掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案 應 按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應 注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。 檔案掃描環節要求 (1)掃描方式 根據檔案幅面的大小選擇相 應 規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。 紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案， 應 采用平板掃描方式。 (2)掃描色彩模式 采用 300dpi 真彩色掃描； 處理后的圖像以 300dpi 的 JPEG 或者 TIFF格式保存 。 圖 像 處理后必須保證圖像信息與原文內容完全一致，不得刪除頁面任何有用信息，包括正文內容、頁眉、頁腳、手寫注釋和印鑒等。 頁面要進行傾斜校正。 (3)掃描登記 認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理 時填寫的文件頁數是否一致，不一致時 應 注明具體原因和處理方法。 圖像處理環節要求 (1)圖像數據質量檢查 對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時， 應 重新進行圖像的處理。 由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時， 應 重新掃描。 杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 32 頁 共 60 頁 發現文件漏掃時， 應 及時補掃并正確插入圖像。 發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時， 應 及時進行調整。 認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。 (2)糾偏 對出現偏斜的圖像 應 進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正 確的圖像 應 進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。 (3)去污 對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等 應 進行去污處理。處理過程中 應 遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。 (4)圖像拼接 對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像， 應 進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。 (5)裁邊處理 采用彩色模式掃描的圖像 應 進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。 OCR 文字識別處理 對掃描的圖像進行 檢查和校正后， 對采用 印刷體的紙質檔案 部分 能 進行 OCR 處理（建議在 清華文通、漢王、尚書等 OCR 產品中選擇一種 ） ，并 自動 生成相 應 的電子文檔，對采用印刷體的紙質檔案 的 文字識別準確率 ≥ 80%， 與掃描形成的圖像文件共同組成數字化檔案的主體 ，并提供給檔案全文 文字信息 檢索使用 。 目錄建庫 (1) 數據格式選擇 目錄建庫 應 選擇通用的數據格式。所選定的數據格式 應 能直接或間接通過 XML文檔進行數據交換。 (2)檔案著錄 按照《檔案著錄規則》（ DA／ T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。 需要建立檔案目錄數據庫的質量檢查機制，核 對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據進行修改或重錄。 (3)目錄數據質量檢查 采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據 應 要求進行修改或重錄。 杭州市西湖區政府采購公開 招標文件 第 33 頁 共 60 頁 數據