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公司采購部管理制度與工作流程-資料下載頁

2025-10-04 12:43本頁面

　　

【正文】助用品、檢驗用品的采購工作及外委加工工作。依據生產管理部下達的生產物料采購計劃、各部門提交的物品使用計劃及庫存報表，供應部計劃員分解采購計劃，報生產管理部負責人、部門負責人、主管經理審批確認后，分解下達采購計劃給各相關采購員。采購員依據質量管理部下發的物料質量標準及采購計劃進行比價后，確定供應商進行采購。物料到貨時業務員填寫到貨通知，到貨通知隨貨物一同送到倉庫，由倉庫保管員進行初檢，確認數量，核實無誤后，在到貨通知上簽字確認，將到貨通知第三聯由倉庫保管員保存，第二聯送交財務，第一聯返回供應部，物料入庫待驗。月底結帳時如發票未到，由采購員辦理暫入庫手續，發票到達后辦理正式入庫沖回暫入庫，業務員填寫入庫單，供應部負責人審核簽字，倉庫保管員填寫本批物料批號、代碼、檢驗報告單號并簽字確認，財務部依據入庫單及合格報告單辦理入庫及結算業務。為保證供貨質量，企業應建立供應商評估小組，由質量管理部、財務部、供應部等有關部門參與，并定期對供應商進行評估。主要物資的采購應確定兩個以上的定點單位，以保證物資渠道的暢通。供應部管理制度直接上級：總經理；部門性質：負責采購、供應材料、備品配件其他物資；管理權限：受辦公室委托，行使對采購、供應的管理權限，并承擔執行公司規章制度、管理規程及工作指令的義務；管理職能：合理地組織采購，并及時供應生產所需的物資；供應部職責：從辦公室的統一指揮，嚴格執行工作指令，一切管理行為向辦公室負責；2．負責編制原、輔材料及備品配件的供應計劃。認真組織原輔材料、包裝材料的供應與采購，做好原輔材料、包裝材料等備品配件的進、出、存庫統計核算工作；3．制訂本部的工作計劃和目標；4．了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況； 5．調查研究本行業采購物資、備品的規律；6．采購方式設定；7．對主要供應商進行等級、品質、交貨期、價格、服務、信用等能力的評估； 8．采購前要詢價、比價、議價；9．合理編制采購計劃、實施采購；10．處理與協調和供應商之間的關系；11．組織對物資市場信息的搜集和分析；12．檢查、考核、評比采購人員的業務水平和工作能力； 13．完成臨時交辦的其他事項； 1 供應部在職人員行為規范：本職位人員所必須作的許多重要的決定，都是以良好的普通常識及邏輯判斷做依據。本職務說明不可能涵蓋所有的事項，本職位人員應執行由采購經理在任何時間所指派之任何公務。，是本職位成功的必要條件。采購人員成功的要素有下列七項，本職位人員應確實做好：（1）操守廉潔（2）掌握市場（3）積極認真（4）適應性強（5）精打細算（6）精打細算 2 采購程序：采購工作以“采購計劃”和“認證結果”為依據。采購安全性關鍵器件必須是其獲得了安規認可。在可行時，可以委托物料加工者或采購代理方進行進貨檢驗，但應與之形成質量保證協議。采購人員必須具備采購活動需要的專業知識，能熟練運用電腦在信息網上進行數據處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。根據生產計劃，采購部下達經批準的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動中“采購什么？采購多少？何時到貨？”的基本依據。采購部根據器件的分類，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責任人。采購責任人員在收到采購計劃后，應認真核對計劃的可執行性，如有不可執行的項目，應以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調整計劃。采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應商相關信息，擬制采購訂單，采購訂單應清楚列明采購物料對應的本公司編碼、生產廠家、相應的廠家規格/型號、采購數量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，需注明新的定約時間。采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進行規范化和審批，采購人員將經采購經理或其授權人批準的訂單發給供應商，并要求供應商在規定時間內簽返以示確認。采購訂單簽返后即生效，其復印件應由采購部存檔并妥善保管。簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，采購人員應重新評議。采購計劃中，未列入評定合格供應商的物料，則屬風險采購；風險采購必須在申請單獲得準許后，方可實施采購。此物料的使用應由相關技術人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應在受控狀態下進行。訂單下達后，采購人員負責跟單，不斷提醒供應商按期交貨。貨到暫存庫，采購員應告知暫存庫收貨人員物料的緊急程度，以便及時送檢。采購安全關鍵器件必須是其獲得了安規認可，未獲認可不得采購；因技術改進或其他特殊要求需作物料替換時，必須履行規定的認可審批手續。當顧客特別要求時，可在本公司或供應商處對采購物料進行符合性驗證。外協加工控制a)外協加工采購小組負責及時、正確地申請、傳送外協加工所需技術文件、專用工裝和儀器；b)對重點物料，由外協采購人員組織對外協供應商相關人員進行技術培訓、生產現場技術指導和并進行首次加工評審。外協物料可以由質檢部檢驗員或授權人在供應商現場檢驗，也可以送回檢驗，具體檢驗方式由技術工程部提出、實施； c)由采購部負責保持和外協加工供應商的日常溝通和聯絡，協調解決外協加工過程中的品質、工藝等問題。d)由技術工程部組織對外協供應商實施定期考評，組織工藝輔導和品質稽查，監督供應商落實糾正、預防措施。e)外協供應商必須按公司的要求提供產品生產過程中的有關品質數據，該數據由質量工程部管理并納入公司質量月報中。3 驗貨控制程序供應商將物料送到暫存庫，暫存庫管理人員在接收送來的物料時，應對其品種、數量和包裝進行核對和登記。暫存庫管理人員填寫送檢單并送到質檢部，由質檢人員實施驗證，對于風險采購物料質檢部應按加嚴方式驗證或檢驗方可入庫。對于已經在外協廠或其他場所檢驗的物料，暫存庫根據質檢部開具的合格單據進行“直接接收”操作

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