水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法-資料下載頁

　　

【正文】 寫頁號，雙面書寫的文字材料正面在右上角，背面在左上角；圖紙按規(guī)定折疊后標(biāo)題欄在右下角，頁號應(yīng)緊靠標(biāo)題欄的外左下角或外右上角；成冊的文件材料可不編已有頁碼頁面的頁號，只編沒有頁碼頁面的頁號；各案卷之間不連續(xù)編頁號，即卷內(nèi)的首頁頁號始終為1；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。（二）卷內(nèi)目錄編制（卷內(nèi)目錄式樣見附件5）卷內(nèi)目錄是登記文件及其排列次序的目錄，實際上是揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與數(shù)量的清單。卷內(nèi)目錄起到便于查閱，便于統(tǒng)計單份文件，利于保護卷內(nèi)文件的作用。序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。責(zé)任者：填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。文件材料題名：填寫文件標(biāo)題全稱，文件標(biāo)題過于簡單或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬文件題名，自擬的文件題名應(yīng) 加“[ ]”。日期：填寫文件材料形成的日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，不能確定時間的用“0”表示，如文件形成時間是2007年1月，則表示為20070100。頁號：填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號，最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號。（三）卷內(nèi)備考表的編制（卷內(nèi)備考表式樣見附件6）說明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題；立卷人、檢查人應(yīng)由責(zé)任立卷人和案卷質(zhì)量審核者分別簽名；互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案的檔號，并注明檔案載體形式，用括號括起；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。（四）案卷封面的編制案卷題名：是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題，標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)一般由三部分構(gòu)成：一是工程項目名稱，工程項目名稱通常由兩部分構(gòu)成：徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程，單項工程名稱（XX或單位工程名稱），名稱太長時可根據(jù)情況略寫。二是工程階段或結(jié)構(gòu)的名稱，如初步設(shè)計（階段特征），鋼閘門（結(jié)構(gòu)特征）等等。三是文件材料的名稱特征，如批復(fù)、圖紙、計算書等。２、立卷單位：填寫編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡 稱。如“徐州市城鄉(xiāng)供水一體化市直工程建設(shè)處”。３、起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。４、保管期限：分為永久、長期、短期三種。５、密級：依據(jù)保密規(guī)定，填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級，如卷內(nèi)文件材料沒有密級就不必填寫。檔號：由檔案分類號和案卷順序號聯(lián)合組成，中間用“”隔開，案卷順序號為1。（五）案卷脊背的編制。案卷脊背采用貼標(biāo)簽的形式編制。“檔號”標(biāo)簽為白紙，分四格，分別填寫全宗號，目錄號，分類號，案卷順序號。標(biāo)簽上格子線條的顏色來區(qū)分案卷的不同保管期限，紅線條代表永久，黃線條代表長期，藍線條代表短期。標(biāo)簽式樣如圖。全宗號和目錄號暫不填寫，分類號是根據(jù)檔案分類方案（見附件4）所給定的類別號。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不同級位的類別之間用間隔符“.”分開，案卷順序號是指項目檔 案按一定順序排列的流水號。“案卷題名”欄的標(biāo)簽形式和格式（見附件7）。五、案卷的裝訂案卷的文字材料可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。無論采用哪種形式，卷內(nèi)文件材料都要折疊成A4幅面，都要將卷內(nèi)文件金屬釘除去。整卷裝訂采用軟卷皮裝訂，案卷裝訂的要求是：結(jié)實、整齊、美觀，裝訂做到下齊、左齊，三點成一線。單份文件裝訂時，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件的首頁右上方加蓋、填寫檔號章（式樣見下圖），檔號章包括檔號和序號，圖紙可采用不裝訂形式組卷，必須按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/）要求統(tǒng)一折疊，在圖紙標(biāo)題欄外的右上方加蓋檔號章。檔號章用不褪色紅印泥加蓋，檔號章內(nèi)的檔號和序號用鉛筆填寫。六、編制案卷目錄案卷目錄是工程建設(shè)項目檔案的總臺帳，它不僅反映項目檔案歸檔情況和統(tǒng)計項目全部檔案的數(shù)量，而且是檔案利 用時的一種檢索工具。（案卷目錄式樣見附件８）七、排架排架是指按照一定的要求和秩序?qū)⒁研纬傻娜繖n案排列到檔案柜里的一項工作。案卷的排序要求與檔案分類方案一致，排架的秩序是：自左向右，自上而下。聲像檔案與紙質(zhì)檔案分開存放。第十六條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案案卷卷皮一般采用軟卷皮裝訂后再裝盒的形式。卷盒的表面尺寸為300mm220mm，厚度尺寸分別為50、60mm五種。軟卷皮的外表面尺寸為297mm210mm，厚度可根據(jù)卷內(nèi)文件材料厚度調(diào)整，但不宜超過40mm。卷盒、軟卷皮要求在江蘇省檔案局統(tǒng)一購買。第十七條 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g白色復(fù)印紙制作，案卷脊背上的標(biāo)簽宜采用150g白色復(fù)印紙制作。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及卷皮、卷脊上的字體、字號、間距等，均按統(tǒng)一規(guī)定的格式設(shè)置。第四章 檔案的匯總、移交與驗收第十八條 豐沛原水工程建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)按檔案的要求，由文件形成單位進行分類、組卷、裝訂、編目等整理工作，各施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在工程完工三個月內(nèi)，將經(jīng)整理完成工程或單項工程完工后向 建設(shè)單位移交（有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時整理、移交）。第十九條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案質(zhì)量是豐沛原水工程建設(shè)質(zhì)量體系的重要組成部分，是衡量工程建設(shè)與管理工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。建設(shè)單位在接收檔案時，應(yīng)組織施工、監(jiān)理、質(zhì)檢部門對文件材料的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并歸檔。第二十條 豐沛原水工程組依據(jù)《徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程檔案分類方案》對項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號，也可責(zé)成施工、監(jiān)理單位用鉛筆臨時填寫檔案號。匯總時對項目檔案進行清點，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。第二十一條 豐沛原水工程組要收集、匯總整理兩套完整的項目檔案。項目檔案驗收合格后，在項目正式通過竣工驗收后一個月內(nèi)，向有關(guān)單位或部門移交。一套向徐州市水利局移交；一套向工程管理單位移交。第二十二條 檔案的移交應(yīng)履行手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，填寫工程檔案交接單（見附件9）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物，清點無誤后由交接人雙方簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。第二十三條 按照《國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)的通知》和江蘇省水 利廳有關(guān)規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。各項目參建單位均應(yīng)高度重視檔案驗收工作，認(rèn)真準(zhǔn)備，積極配合，切實做好豐沛原水工程建設(shè)項目檔案驗收工作。第二十四條 項目檔案驗收之前，各項目建設(shè)單位應(yīng)組織項目施工、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員進行檔案項自檢，形成項目檔案工作自檢報告。省建管局組織各工程參建單位按照《重大建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求》對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。第二十五條 豐沛原水工程組在項目竣工驗收或交工驗收（初步驗收）前3個月向檔案驗收組織單位遞交檔案驗收申請，并附《重大建設(shè)項目檔案驗收申請表》（一式兩份，表式見附件10）和項目檔案工作自檢報告。第二十六條 項目檔案驗收組織單位組織召開項目檔案驗收會議，建設(shè)處、設(shè)計、施工、監(jiān)理和工程管理單位有關(guān)人員列席會議。建設(shè)處匯報項目建設(shè)概況、項目檔案工作 情況；項目施工單位代表匯報項目施工文件、竣工圖的編制及管理情況；監(jiān)理單位代表匯報項目監(jiān)理文件的管理情況和對項目施工文件、竣工圖審核情況。第二十七條 項目檔案驗收組在抽查項目檔案及檔案管理情況時，建設(shè)處、施工、監(jiān)理單位的檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場積極配合，抽調(diào)案卷，解答檔案驗收組成員所提出的問題。第二十八條 項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評議，對所提出的存在問題、整改意見與建議，項目建設(shè)單位要認(rèn)真對待，明確相關(guān)責(zé)任人，限期整改，并進行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格，不能通過項目檔案驗收的，建設(shè)處將對該項目建設(shè)單位通報批評，并應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。第二十九條 參建單位應(yīng)在工程決算、審計、驗收以及項目后評估時，要善始善終做好后續(xù)文件材料的收集、整理與歸檔工作，并及時向有關(guān)單位移交。第五章 附 則第三十條 本管理辦法由徐州市城鄉(xiāng)供水一體化市直工程建設(shè)處豐沛原水工程組負(fù)責(zé)解釋。第三十一條 本管理辦法自公布之日起施行。附件1:《徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程檔案資料管理情況登記表》附件2:徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程項目文件歸檔范圍、保管期限與責(zé)任單位表附件3:竣工圖章的內(nèi)容與規(guī)格附件4:徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程檔案分類方案附件5:卷內(nèi)目錄式樣 附件6:卷內(nèi)備考表式樣附件7:案卷脊背上的案卷題名標(biāo)簽格式 附件8:案卷目錄式樣 附件9:工程檔案交接單附件10:《重大建設(shè)項目檔案驗收申請表》