電子文件管理講稿修改版-資料下載頁

　　

【正文】 子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲位置無關(guān)。信息分類角度有多個(gè)，包括職能活動、時(shí)間、形成部門、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項(xiàng)目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。n ，提供給中間服務(wù)商該種方式可以增加電子文件信息資源傳播的途徑，擴(kuò)大大影響力。n 合作對象包括Web站點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)者，圖書、音像出版社 n三、電子文件開發(fā)的原則 n（一）系統(tǒng)合法原則n（二）創(chuàng)造性原則n（三）存真原則n（四）實(shí)用效益原則 n四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序n確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型n對開發(fā)產(chǎn)品的素材進(jìn)行選擇與核實(shí) n對電子文件進(jìn)行形式加工n編制電子文件產(chǎn)品n對電子文件產(chǎn)品進(jìn)行校核與審定n推廣交流電子文件產(chǎn)品 n五、電子文件開發(fā)的類型n 、性質(zhì)與范圍分類n 簡介型：簡略報(bào)道和簡要介紹某項(xiàng)活動的基本情況和某項(xiàng)事務(wù)的扼要概況的信息產(chǎn)品。如產(chǎn)品介紹、科研成果簡介。n 資料型：以電子文件的原始信息為基礎(chǔ)，滿足利用者直接進(jìn)行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產(chǎn)品。如醫(yī)療事故處置匯集。n 綜合型：較全面反映某一學(xué)科領(lǐng)域，某個(gè)專業(yè)或某一單位活動面貌的信息產(chǎn)品。如勞動保障制度匯編。n 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產(chǎn)活動的信息產(chǎn)品。如ⅹⅹ述評n 系列型：由若干具有內(nèi)在聯(lián)系的獨(dú)立的信息產(chǎn)品，組成的共同反映更廣泛主題或?qū)ο笮畔a(chǎn)品。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊、設(shè)備使用手冊 n 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。n 電子文件編研的特點(diǎn)：n n n 第五節(jié)n 電子文件用戶教育n 電子文件用戶教育：或稱電子文件用戶培訓(xùn)，指檔案機(jī)構(gòu)開展的培養(yǎng)用戶（包括現(xiàn)實(shí)用戶與潛在用戶）的檔案信息意識，提高用戶利用電子文件能力的教育。n 具體指檔案機(jī)構(gòu)有計(jì)劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進(jìn)用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動。n一、電子文件用戶教育的意義 n從電子文件信息資源角度看 n從電子文件用戶角度看 n從檔案機(jī)構(gòu)角度看n二、電子文件用戶教育的原則n系統(tǒng)性原則n普及性原則 n針對性原則n靈活性原則 n三、電子文件用戶教育的內(nèi)容 n用戶意識的培養(yǎng)n 1）培養(yǎng)電子文件用戶的信息意識 n 2）培養(yǎng)電子文件用戶的法律意識n 3）培養(yǎng)電子文件用戶知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識 n用戶能力的提高n 1）提高電子文件用戶認(rèn)識電子文件信息資源分布的能力 n 2）提高電子文件用戶檢索電子文件的能力n 3）提高電子文件用戶識別與選擇電子文件的能力思考與練習(xí)題名詞：電子文件的利用電子文件的編研電子文件的開發(fā)電子文件的利用統(tǒng)計(jì)電子文件用戶教育 。？ 。第八章數(shù)字檔案館第一節(jié)數(shù)字檔案館概述一、數(shù)字檔案館的概念（一）數(shù)字檔案館概念的起源（二）數(shù)字檔案館的定義關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，目前還存在多種不同的看法，歸納起來主要有兩種：一是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種實(shí)體概念、機(jī)構(gòu)概念，是一種新的檔案館形態(tài)。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進(jìn)行數(shù)字化，并對這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠(yuǎn)程用戶存取的一種新型檔案館。二是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種技術(shù)模式，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務(wù)。?（三）數(shù)字檔案館的特征 ?二、數(shù)字檔案館的主要功能三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?（一）區(qū)別? ? ? “擁有”為中心到以“存取”為中心 ?（二）數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的影響?? ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務(wù)活動比較：◆館藏與管理◆編目◆標(biāo)引◆目錄◆利用服務(wù)◆統(tǒng)計(jì)◆鑒定由此可見主要變化有：館藏內(nèi)涵的變化技術(shù)服務(wù)的變化員工角色的變化數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術(shù)層面上的。四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點(diǎn)（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的不同點(diǎn) 第二節(jié)數(shù)字檔案館的建設(shè)一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運(yùn)作（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運(yùn)作的相關(guān)要素?cái)?shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類人才構(gòu)成：◆管理人才◆檔案館工作人員◆技術(shù)人才◆法律人才相關(guān)技術(shù)可歸為五類：◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取◆存儲和管理◆檢索◆內(nèi)容發(fā)布◆安全控制◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。◆數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。◆信息輸出格式標(biāo)準(zhǔn)。◆數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。包含：國家的宏觀調(diào)控檔案管理規(guī)范法律保障（二）數(shù)字檔案館建設(shè)遇到的問題第一，基礎(chǔ)理論研究方面。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。第三，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面。第四，法律法規(guī)方面。第五，人才建設(shè)方面第六，與外界協(xié)作方面（三）數(shù)字檔案館館藏建設(shè)第一，通過“介質(zhì)接收”（物理接收）和“在線接收”（邏輯接收）將分散在各機(jī)構(gòu)的電子文件集中起來。第二，通過網(wǎng)絡(luò)將不同機(jī)構(gòu)的文件信息系統(tǒng)連接起來。第三，通過網(wǎng)絡(luò)連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。? ；?； ? 、科技、文化價(jià)值的檔案數(shù)字化；? ； ? 、需求大的檔案數(shù)字化；?。第三節(jié)我國數(shù)字檔案館簡介 ?一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀 ?二、數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)例? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系。思考與練習(xí)題名詞：數(shù)字檔案館。？。？ ？ ？ 第九章電子郵件管理 n 第一節(jié)n 電子郵件概述 n一、電子郵件的概念n 指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息。n二、電子郵件的應(yīng)用特性n n 電子郵件與普通郵件、電話的性能比較： n三、電子郵件的種類n（一）根據(jù)郵件生成領(lǐng)域劃分n ：在公務(wù)活動中制發(fā)或收到的電子郵件。包括政務(wù)郵件和商務(wù)郵件等。n ：在私人活動中形成或收到的電子郵件。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時(shí)，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時(shí)，電子郵件實(shí)際上是指電子郵件系統(tǒng)。n 第二節(jié)n 電子郵件在公務(wù)活動中的應(yīng)用 n一、應(yīng)用范疇n nn包括起草編輯文件；發(fā)送文件；收文顯示；讀取、檢索文件信息；恢復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件信息；退文說明；對文件實(shí)施有效管理 n二、工作原理n電子郵件的工作過程遵循客戶服務(wù)器模式。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構(gòu)成客戶端，而接收方構(gòu)成服務(wù)器。n三、電子郵件的使用方法 n（一）設(shè)置電子郵件賬號： n（二）發(fā)送郵件電子郵件的結(jié)構(gòu)主要包括：頁眉、信體、附件三部分。⑴ 打開新郵件窗口⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式⑷ 對郵件進(jìn)行檢查⑸ 進(jìn)行數(shù)字簽名 n（三）接收郵件n在默認(rèn)情況下，啟動0utlook Express時(shí)會自動和郵件服務(wù)器連接并檢查服務(wù)器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。如果有新郵件，會自動接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會顯示用戶有幾封新郵件。n（四）安全電子郵件使用Outlook Express中的安全電子郵件，需要數(shù)字標(biāo)識。數(shù)字標(biāo)識(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗(yàn)證身份的方式。這里所說的數(shù)字標(biāo)識即公開密鑰PK和秘密密鑰SK。數(shù)字標(biāo)識允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會提示錯(cuò)誤。數(shù)字標(biāo)識的另一個(gè)作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書持有者加密郵件。n（五）郵件規(guī)則n 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件等。n 第三節(jié)n 電子公務(wù)郵件的性質(zhì)和特點(diǎn) n一、電子公務(wù)郵件的性質(zhì)n ，具有行政有效性n ，具有傳遞性 n ，具有流動性 n二、電子公務(wù)郵件的特點(diǎn) n n 第四節(jié)n 電子公務(wù)郵件的管理 n一、電子公務(wù)郵件管理的難點(diǎn)，文件管理面臨“電子郵件文山”“身份” n二、電子公務(wù)郵件管理要?jiǎng)t n（一）社會環(huán)境中的管理準(zhǔn)則n n（二）機(jī)構(gòu)環(huán)境中的管理規(guī)則n n n（三）電子公務(wù)郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境管理原則n 、捕獲過程控制n n 、設(shè)計(jì)過程控制 n 雙語教學(xué)詞匯n 數(shù)字簽名digital signaturen 公用密鑰 public key n 私密密鑰privacy key 思考與練習(xí)題。第十章 電子文件管理實(shí)踐 n 第一節(jié)n 電子文件管理理論與方法探索 n一、國外電子文件管理理論與方法的探索 n @1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會議 n @1968年，第六屆馬德里國際檔案大會 n @1971年，第十三次國際檔案圓桌會議 n @1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會n @1992年，國際檔案理事會成立電子文件委員會 n二、國內(nèi)電子文件管理理論與方法的探索 n @20世紀(jì)80年代初 n @1989年，《檔案管理學(xué)》增設(shè)“機(jī)讀檔案”一章n @1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組 n @1996年，第十三屆北京國際檔案大會 n 第二節(jié)n 國內(nèi)電子文件管理實(shí)踐n我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。20多年來我國電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究雖然一直成為檔案學(xué)界的熱點(diǎn)，且高潮迭起，成果豐碩，然而電子文件管理始終難題相伴，困境煩擾。n 我國20多年來電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究大致可分為四個(gè)階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個(gè)國家級網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實(shí)施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。n 1996年9月在北京召開第十三屆國際檔案大會。n 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組。從此拉開了中國電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究序幕。n 這一時(shí)期在理論上對電子文件的研究剛剛處于起步階段，關(guān)于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關(guān)論文。對電子文件認(rèn)識還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實(shí)際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行探索，主要借鑒美國和新加坡等國的經(jīng)驗(yàn)。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域的人員。n 因此，對電子文件管理的探討主要來源于實(shí)際工作所面臨的問題與困惑。雖然起步很晚，但檔案界已經(jīng)意識到我們在電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究方面和發(fā)達(dá)國家的差距，有了奮起直追的決心。n二、1997～2005年——電子文件管理的發(fā)展階段n 從1999年起，國家檔案局開始將電子文件的歸檔管理作為工作重點(diǎn)。n 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局組織有關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)開展研究，提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。n 2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。n 2005年4月1日實(shí)施的《中華人民共和國電子簽名法》 n 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會” n 這一時(shí)期關(guān)于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。通過對中國期刊網(wǎng)上的搜索，發(fā)現(xiàn)從1997~2005年發(fā)表有關(guān)電子文件的文章1384篇，其中2002~2005年處于爆發(fā)期，有917篇，可見這一時(shí)期中國檔案研究者對電子文件的理論研究開始重視。n 這一時(shí)期雖然對電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實(shí)踐上和理論上都暴露出了不少問題。同時(shí)也說明我國電子文件管理的理論研究還不夠成熟和深入，滯后于實(shí)體管理，有待進(jìn)一步發(fā)展 n三、2006年以來——電子文件管理的日趨理性化階段n “十一五”期間，我國組織或參與的國際檔案前沿學(xué)術(shù)交流活動頻繁，涉及檔案信息化方面的內(nèi)容日趨廣泛和深入。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會。n 2004年以來安徽、江蘇、廣西等地已經(jīng)開展了電子文件中心的建設(shè)，開始了中觀層次統(tǒng)一管理的步伐。n 2007年中共中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對新形勢新任務(wù)，國家檔案局要求有關(guān)部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動電子文件管理規(guī)范化、法制化進(jìn)程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標(biāo)志著我國電子文件管理研究將開始由機(jī)構(gòu)層