會計檔案管理規(guī)定-資料下載頁

　　

【正文】 會計檔案是記錄和反映學校經濟業(yè)務的重要史料和證據，必須實行集中統(tǒng)一管理原則，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用；財會檔案必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系。嚴格實行部門立卷制度，應明確一名專（兼）人員負責會計檔案工作，并納入職責范圍之中。二、歸檔范圍歸檔主要內容：包括綜合管理、會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資清冊等材料。具體范圍和保管期限見附件。歸檔重點：會計活動中各個階段形成的不同類型具有長期保存價值的文件材料。不歸檔的文件材料：上級有關財務普發(fā)性（非專指高校）、不辦的文件；未定稿的文件；重份文件及校內其他單位發(fā)來的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據；無考查利用價值的一般性、臨時性文件；與校外單位交換來的材料。三、歸檔要求歸檔的財會文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備，一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫，禁止用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水書寫。堅持由部門立卷歸檔原則，由經辦人負責將積累文件材料按歸檔要求組卷成冊，移交給專（兼）職檔案員歸總后移交校檔案館。遵循會計文件材料形成規(guī)律和特點，保持其有機聯(lián)系，按照會計時間進行組卷，不同不能組成一卷；各種記帳憑證按時間順序整理，組成一卷或多卷。案卷封面標題要簡明、確切；卷內目錄表按格式填寫；頁號編排，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應一面編寫一個頁號，頁號位置在非裝訂線一側下角。活頁賬應抽掉空白頁，會計賬簿應抄寫卷內目錄，然后按卷冊加封面裝訂。189會計憑證裝訂前要對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張面積與記賬憑證的紙張面積不可能全部一樣，有時前者大于后者，有時前者小于后者，這就需要會計人員在制作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據要粘在一起；同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便于翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證，厚度以1．5至2．ocm為宜，太厚了不便于翻閱核查，太薄了又不利于戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若干冊。有些單位業(yè)務量小，憑證不多，把若干個月份的憑證合并訂成一冊就可以，只要在憑證封面注明本冊所含的憑證月份即可。卷內材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補；各種材料大小均為16開（憑證除外），圖表按此規(guī)格疊成手風琴式。字跡模糊、擴散的應復制并與原件一并立卷，熱敏紙傳真件不得直接存檔。會計憑證必須包角并在背面粘貼處加蓋裝訂人私章。封面填寫包括憑證種類： XX本月共 冊之第 冊 本冊號數： 自 號起至 號 本冊日期： 自 月 日起至 月 日止單位名稱： 在會計主管： 會計： 裝訂：三項加蓋私章。移交檔案時，交接雙方必須當面檢查驗收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，標題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者，接收人應拒絕接收，并限期改正補交。1移交時填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、歸檔時間財會綜合性文件材料在次年六月底前立卷歸檔；財會業(yè)務性材料實行隔年移交制度：在次年一季度內整理組卷，由管理科保管三年后移交校檔案館。2007年11月6日 190 附件一：高等學校財會類檔案歸檔范圍和保管期限表CK11 綜合序號類目名稱保管期限 CK111 上級有關財務會計工作的文件材料永久 CK112 本校財務管理規(guī)定、計劃、總結、請示、批復等文件長期 CK113 學校基金管理工作文件短期 CK114 有關財務管理方面的其他文件材料短期 CK115 會計移交清冊長期 CK116 財會檔案移交保管清冊永久 CK117 財會檔案銷毀清冊長期CK12 會計報表序號類目名稱保管期限 CK121決算報表（含基建綜合決算）永久 CK122預算會計報表短期 CK123以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表長期 CK124以上各種統(tǒng)計報表（含工資報表）長期 CK125 季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表短期CK13 會計帳簿序號類目名稱保管期限 CK131 涉及外事會計帳簿永久 CK132 總帳長期 CK133預算內帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）短期 CK134預算外帳簿（含明細帳、分戶或登記帳）短期 CK135 學校專項基金帳簿短期 CK136 日記帳短期其中：現金、銀行存款日記帳長期 CK137固定資產明細帳（卡片）短期（固定資產報廢清理后保管五年）191CK14 會計憑證序號類目名稱保管期限 CK141 涉及外事的會計憑證永久 CK142 預算內各種原始憑證、記帳憑證短期 CK143 預算外各種原始憑證、記帳帳單短期 CK144 學校基金各種原始憑證、記帳憑證短期 CK145 銀行存款余額調節(jié)表短期 CK146 會計撥款憑證及其他會計憑證短期 CK147 銀行對外帳單短期 CK148 涉及債權、債務及未清理完畢的憑證長期CK15 工資清冊序號類目名稱保管期限 CK151 工資發(fā)放名冊、卡片永久 CK152 工資轉移、證明、通知存根長期 CK153 各種獎金、獎學金、貸學金、助學金、名冊、卡片等短期192第五篇：會計檔案管理規(guī)定會計檔案管理規(guī)定為了加強我所會計檔案的科學管理，更好地為科研及管理工作服務，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，特制定本辦法。一、我所會計檔案是指研究所經濟活動中的會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計工作專業(yè)材料，是反映我所科研及管理活動中經濟信息的真實記錄和憑證。建立健全會計檔案，保證會計檔案質量，對貫徹執(zhí)行國家財經制度，記錄經濟活動的全部過程，保護國家財產有重要的作用。二、會計檔案管理要執(zhí)行《中國科學院公共事務管理標準》中的會計檔案建檔規(guī)范的規(guī)定，加強會計檔案管理的標準化、制度化建設。三、全所會計檔案工作是全所檔案工作的重要組成部分，全所會計檔案實行集中統(tǒng)一管理。財務管理處必須將應歸檔的會計檔案定期移交到所檔案室。四、會計檔案由財務管理處的專人負責，出納人員不得兼管會計檔案工作。五、歸檔辦法財務管理處將當年形成的會計檔案按歸檔要求整理立卷，編制保管清冊，在財務部門保管一年后，移交所檔案室保管。財務部門向檔案室移交會計檔案時，財會部門必須編造會計檔案移交清冊，檔案部門經辦人員必須認真查點核實；財務部門、檔案部門的負責人和經辦人員，必須在移交清冊上簽字。3．檔案室按會計歸檔范圍進行驗收，要求歸檔材料完整、準確、系統(tǒng)，裝訂規(guī)范。六、保管、利用和銷毀檔案室接收保管的會計檔案應保持原卷冊的封裝，如財務部門須拆封重新整理，應按檔案更改手續(xù)，由雙方經辦人共同進行。檔案室對會計檔案應進行科學管理，做到存放有序，查找方便。同時應嚴格執(zhí)行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。本所其它部門利用會計檔案應征得立卷財務部門的同意。所外單位利用時，應開據介紹信，寫明查閱內容，并經財務管理處負責人批準。會計檔案保管期滿要銷毀時，要嚴格審查，編造銷毀清冊，經主管所長簽批后方可銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應由會計部門抽出另外立卷，再交檔案室保管，直到結清債權債務時為止。會計檔案銷毀時，由檔案室和財務管理處共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名。