會務工作注意事項-資料下載頁

　　

【正文】 。小李的方案還有一些需要改進的地方： 1．會議名稱不能使用口語，應該用正規(guī)的書面語。“時裝秀”應改為“時裝展示會”。2．展示會的目的是打響品牌、開拓市場，應請新聞媒體記者到會報道，以擴大影響。3．會議地點不應設在x x服裝集團內(nèi)部，這既不方便來賓，也起不到擴大影響的效果。應該改設在來賓住宿的花園酒店大會議廳。4．會議用品中沒提及應該準備的用于展示的新款時裝樣品。會見與會談一、會見、會談的含義會見又稱接見、拜會。凡身份較高的人士接見身份較低者，或是主人接見客人，一般稱為會見。凡身份較低的人會見較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。會見分為禮節(jié)性、事務性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務性會見。政治性會見一般涉及雙邊關系及重大國際事務等。會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強，在企業(yè)中主要指商務談判和業(yè)務會商。二、會見、會談的區(qū)別內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務性較強，會談的內(nèi)容經(jīng)濟性、利益性較強；另外，爭議的內(nèi)容涉及面要比會見、會談寬泛得多。功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。會議是為了達到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的。三、秘書安排會見工作的具體操作了解意圖準備資料確定參加人員確定時間和地點會見座次安排場所布置迎送工作四、秘書安排會談工作的具體操作了解意圖 2．準備資料3．確定參加人員 4．確定時間和地點 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理會談文件技能訓練【訓練目標】通過訓練，學生應熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領。一、案例分析 案例：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結(jié)教訓呢?二、問題討論1．怎樣做好會見的準備工作? 2．會見與會談準備工作的基本要求是什么? 3．什么是會見?什么是會談?秘書人員為什么要做好會見與會談的準備工作?附件：會議通知例文各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局：經(jīng)市局研究決定，于2008年12月14日召開全市xxx工作會議。傳達總局、省局xxx工作會議精神，總結(jié)我市xxx工作情況及布置2008年xxx工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：一、參會人員：各區(qū)、市、縣國家稅務局，市局直屬分局、稽查局分管領導、法制征管科科長、從事流xxx工作的人員及各區(qū)、市、縣局重點分局局長，市局征管科、法制科、計財科、信息中心、流轉(zhuǎn)稅科、所得稅科負責人。二、報到時間及地點：14日上午8：30分前在xxx市國家稅務局報到。三、會議日程及時間：14日上午8：30—10：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流，10：30—12：00在xxx國家稅務局進行經(jīng)驗交流；14日下午在市局直屬分局進行經(jīng)驗交流；15日上午在xxx會議室討論，下午領導和科室負責人講話。二○○四年十二月二日第五篇：會務組織流程和注意事項會務組織與參會各方聯(lián)絡人溝通確定好參會人員數(shù)量、名稱、職務（可以側(cè)面了解）、到達時間、到達車次（航班）、住宿標準、是否需要幫預定賓館等信息；根據(jù)會議性質(zhì)準備會議匯報資料，最好做成PPT形式介紹l 項目啟動會（開工會）一般準備資料內(nèi)容如下：項目概況、項目目前執(zhí)行情況、組建的項目組織機構/人員介紹、項目執(zhí)行計劃、質(zhì)量保證措施等，介紹內(nèi)容中穿插一些項目相關照片或類似項目實施照片。l 項目制造開工會一般準備資料內(nèi)容如下：項目概況、項目目前執(zhí)行情況、項目后續(xù)執(zhí)行計劃、質(zhì)量保證措施等，介紹內(nèi)容中穿插一些項目相關照片或類似項目實施照片。專題資料如：批準的質(zhì)量計劃、制造程序文件、設備制造圖、主要設備原材料及質(zhì)量資料等資料、材料（可根據(jù)業(yè)主相關要求進行準備）。l 設計聯(lián)絡會一般討論設計存在問題，確定設計過程中存在分歧，主要是設計人員準備資料，開會前提前組織召開內(nèi)部專題會，商討設計聯(lián)絡會上商討的設計問題交流原則及交流目標，邀請公司領導參加。l 專題會一般準備資料內(nèi)容如下：專題會召開背景/項目概況、項目目前執(zhí)行情況、討論問題等會議內(nèi)部準備會召開。會議召開前35天組織召開相關會議準備會，邀請各實施部門部長、相關人員（市場部、設計部、系控部、質(zhì)量部、設備集成中心）及分管領導參加，內(nèi)部準備會議召開主要內(nèi)容如下：l 通報會議召開時間、參加人員（如會議召開時間和參會人員不能準確確定可以會后再通知）； l 我公司各實施部門和公司領導參會人員確定、各部門會議準備工作分工：工程管理部準備項目匯報資料、接待工作（與市場部配合）如進行酒店、賓館預定，客人接站、會議室布置；市場部準備禮品、配合工程管理部進行酒店、賓館預定，客人接站、會議室布置； 設計部、系控部和質(zhì)量部準備設計、質(zhì)保方面交流資料（如有）。l 會議注意事項提醒。根據(jù)了解參會人員到站信息，住宿要求，申請車輛，預定賓館和酒店。l 車輛申請注意事項：根據(jù)參會人數(shù)及我公司陪同人員人數(shù)，合理申請車輛；車輛申請時間要涵蓋整個會議期間包括接站、送站時間；用車與辦公室溝通好，記住司機聯(lián)系方式。l 賓館預定注意事項：根據(jù)參會客人級別安排賓館（可與市場部商量），如無特殊要求盡量一人一標間，參會人員盡量安排一家賓館，住宿標準按照客人標準上限安排，盡量不要超客人住宿標準，如參會人員住宿標準不一樣部分客人住宿超標準，超出部分可以代為支付（與賓館前臺交代好，并私下與超標參會人員說明）。l 酒店預定注意事項：酒店預定盡量在公司協(xié)議酒店內(nèi)選擇；根據(jù)就餐人數(shù)提前12天與酒店預定好包間。一般中午安排在公司接待，需提前12天與辦公室做好預定并點好餐單；晚餐酒店安排盡量不要重復。點菜根據(jù)就餐人員數(shù)量合理點菜，冷盤、素菜、葷菜合理搭配。公司就餐陪同人員要提前通知，一般公司陪同人員12人（根據(jù)客人數(shù)量而定）。會議室安排。提前與辦公室預定會議室，根據(jù)會議情況制作水牌（將水牌內(nèi)容提交辦公室由辦公室負責公司大廳播放）、橫幅（可以將內(nèi)容做成幻燈片，開會時打在幻燈片上）、座牌、鮮花（根據(jù)會議重要程度確定）、水果（23種水果）、記錄本、筆、公司介紹樣本、礦泉水。禮品、酒水準備。根據(jù)參會人員情況與市場部商定提前準備贈送的禮品；根據(jù)會議召開天數(shù)，合理申請酒水（紅酒、白酒）、煙。其它。如參會人員有游玩意向，提前安排游玩景點及陪同人員。以上會議接待準備工作可以按照“會務組織要覽表”格式要求提前編制，編制完成發(fā)給市場部及相關領導審核，后續(xù)按照“會務組織要覽表”進行會務組織。