商務會議流程范文合集-資料下載頁

　　

【正文】 不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。六、小型會議小型會議，一般指參加者較少、規模不大的會議。它的主要特征，是全體與會者均應排座，不設立專用的主席臺。小型會議的排座，目前主要有以下三種具體形式。自由擇座它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會者完全自由地選擇座位就座。選好位置，按照層次來選擇。面門設座它一般以面對會議室正門之位為會議主席之座。其他的與會者可在其兩側自左而右地依次就座。依景設座所謂依景設座，是指會議主席的具體位置，不必面對會議室正門，而是應當背依會議室之內的主要景致之所在，如字畫、講臺等。其他與會者的排座，則略同于前者。七、會議發言技巧發言內容注意要點：開門見山，切忌啰嗦禮儀要求：首先報告內容必須簡短有力，條理井然。羅嗦而無頭緒的發言不僅讓聽眾失去耐心，甚至會讓他們懷疑你的專業水準。直接有力的開場白，清晰的觀點陳述，必要情況下的加以強調，這樣的發言會使你驕人的業績、優秀的職業素質立刻給聽眾留下深刻印象。肢體語言注意要點：自信由內而發禮儀要求：走上主席臺應該步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定。一般說，對快、熱烈的會議步頻應較慢。入席后，如果是站立發言，應雙腿并攏，腰背挺直。坐姿發言時，應身體挺直，雙臂前伸，兩手輕按于桌沿。如果是書面發言，要時常抬頭掃視一下會議場地，不能低頭讀稿，旁若無人。發言完畢，應該對聽眾的傾聽表示謝意。詳情解析：，要讓你的一只手自然地放在一邊，或采用手心向上的動作，這樣顯得坦白而真誠。發言中說教式的動作并不能獲得信任，只會引起別人的反感，就是那些可笑的指指點點表示強調、坐在臺前交叉握雙手、手指撐出一個高塔形狀的動作。，偶爾的微笑，而不是咧嘴大笑，總能幫助你贏得更多的支持。用眼睛不時有意地環視會議場地上的每個人，就好像你在對某個人發表演說一樣。即使這種環視只不過是飛瞥一兩次。你不要回避或鄙視那些詆毀者的眼光，讓他們也抬著頭看你，可以顯示你的自信和坦然，甚至可化干戈為玉帛。千萬不要擺出雙手緊握或雙臂交叉胸前的防衛姿勢，這些動作只能說明你比較保守。發言語調注意要點：低沉有力、給人以穩重禮儀要求：女性一般聲線較細，聲頻偏高，這樣的聲調顯得纖細、敏感、不夠持重，所以，在整個發言過程中，盡量采用低沉而有節奏的語調，這樣的聲音才有說服力。會議禮儀常識【2】修飾男職工胡須應修剪整潔，頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。著裝所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌。舉止規范接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。會議接待人員分工確定要確保會議的順利進行，必須要對會議接待人員進行明確分工，具體內容如下：確定惟一的聯絡人要確定惟一的聯絡人員，而且要自始至終由這個人來聯系，千萬不要今天這個人負責聯系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會。確定主席要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。確定會議記錄者好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統地陳述意見及遵照議程進行討論。會場布置禮儀規范會場選擇選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺。會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為上次會議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認為這回也會同樣順利。否則，可能會造成損失。第四：要有停車場。現代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。會場的布置在布置會場的時候可根據人員的不同布置會場第一：圓桌型。這種形式適于1020人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。第二：口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。會場資料準備會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發言準備。