對于做好辦公室主任工作的幾點思考-資料下載頁

　　

【正文】 等等。待領(lǐng)導(dǎo)指示后，辦公室主任即可將領(lǐng)導(dǎo)指示意見轉(zhuǎn)告各職能部門和基層單位具體貫徹執(zhí)行。參謀職責(zé)參謀職責(zé)指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。決策是指導(dǎo)者的基本職能，隨著供電企業(yè)的不斷發(fā)展和變革，工作事務(wù)較原來要繁重、復(fù)雜的多，因此辦公室主任應(yīng)在做好日常事務(wù)的同時，還要積極主動地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，這是新的供電企業(yè)發(fā)展形勢下賦予辦公室主任新的重要任務(wù)。辦公室主任履行其“參謀”職責(zé)，有其獨特的便利和優(yōu)勢。 辦公室主任工作與領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性特點，領(lǐng)導(dǎo)層確定要抓的工作，也多是辦公室主任著力要辦的事情，正是由于這種“思維共振”，使得辦公室主任的工作能力與領(lǐng)導(dǎo)的工作合拍，從而為辦公室主任輔助領(lǐng)導(dǎo)決策提供了便利。 辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件，可以隨時找機會向領(lǐng)導(dǎo)陳述自己的見解和主張。 辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢服務(wù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”提供了便利條件。在供電企業(yè)管理上來看，為領(lǐng)導(dǎo)層起到參謀作用，是新形勢下辦公室主任工作的深入和新嘗試，從對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型：一是“順向”參謀，即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進行的“輔助性參謀”；二是“逆向參謀”，即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的“勸阻性參謀”；三是“側(cè)向”參謀，即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進行的“提示性參謀”。管理職責(zé)管理職責(zé)是指辦公室主任在對行政事務(wù)進行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。根據(jù)河北省電力公司文件《關(guān)于印發(fā)規(guī)范縣供電企業(yè)人力資源管理相關(guān)意見的通知》規(guī)定，辦公室主任的管理職責(zé)主要有兩個方面。 秘書與文書管理 秘書工作是實現(xiàn)供電企業(yè)日常行政事務(wù)管理的重要組成部分。即指供電企業(yè)重要會議的組織、企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)、公共關(guān)系、信訪、接待及企業(yè)形象推廣工作、負責(zé)會議、公務(wù)接待審批和管理工作等。需要建立會務(wù)工作管理、公務(wù)接待管理等一系列的標(biāo)準(zhǔn)、制度和相應(yīng)的工作流程，實現(xiàn)公司日常行政事務(wù)的高速、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。 文書工作是機關(guān)日常工作的組成部分，是實現(xiàn)行政職能的重要手段之一。供電公司的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個運轉(zhuǎn)流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構(gòu)的樞紐機構(gòu)，承擔(dān)文書工作是其主要任務(wù)之一。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現(xiàn)在參照各級制定的機關(guān)公文處理辦法，結(jié)合本單位的具體情況，建立、健全各項有關(guān)制度；指導(dǎo)、督促各文書處理工作，確保公文擬制的適用、準(zhǔn)確、周密，確保文書處理的及時、準(zhǔn)確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。 法律與行政事務(wù)管理 《通知》中規(guī)定，縣級供電企業(yè)辦公室具有負責(zé)維護穩(wěn)定、法律事務(wù)以及合同的歸口管理職責(zé)。在供電企業(yè)不斷發(fā)展和變革中，維護穩(wěn)定工作顯得尤為重要，特別是在經(jīng)濟高速發(fā)展和建設(shè)和諧社會大環(huán)境之下，穩(wěn)定是壓倒一切的。作為辦公室主任，必須做好全面加強縣級供電企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境整體維穩(wěn)的歸口管理工作。認(rèn)真研究上級機關(guān)關(guān)于維穩(wěn)的工作要求，制定并出臺公司相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和制度，嚴(yán)格執(zhí)行重大事項報告制度。組織各職能部門和供電所等基層部門認(rèn)真觀察職工思想動態(tài)和訴求，及時發(fā)現(xiàn)不穩(wěn)定因素并在第一時間上報至公司領(lǐng)導(dǎo)層決策，確保新形勢下和特殊時期穩(wěn)定工作。在外部環(huán)境發(fā)展中，電力客戶對供電企業(yè)服務(wù)質(zhì)量要求越來越高，廣大人民群眾的維權(quán)意識也越來越強，因此在電力服務(wù)或其他涉電事務(wù)中，例如施工占地、樹障處理等方面，都可能引起人民群眾對供電企業(yè)的不滿并到公司信訪。作為辦公室主任必須認(rèn)真處理好此類事務(wù)，耐心引導(dǎo)群眾向相關(guān)部門尋求合理解釋和答復(fù)，化解存在的矛盾點，防止出現(xiàn)客戶投訴等不良事件。 在日常行政事務(wù)的管理當(dāng)中，后勤保障是供電企業(yè)運轉(zhuǎn)中不可或缺的組成部分。作為辦公室主任，必須對后勤保障工作做好相應(yīng)的管理。主要體現(xiàn)在參照上級部門的要求，結(jié)合本公司的實際情況，對公務(wù)車輛、職工餐廳、辦公用品、房屋修繕等各方面制定運轉(zhuǎn)高效的制度措施和流程，從資金使用上加強控制，從保障質(zhì)量上下大力度，才能真正實現(xiàn)“三節(jié)約”具體要求，不斷提升服務(wù)水準(zhǔn)。協(xié)調(diào)職責(zé)協(xié)調(diào)職責(zé)指辦公室主任在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。辦公室是行政管理工作過程中信息溝通的中樞部門。領(lǐng)導(dǎo)層的決策、指令、指示要通過辦公室向各職能部門、基層單位傳遞。各單位和其他方面反饋回來的信息經(jīng)過綜合匯集到辦公室，辦公室對反饋回來的信息經(jīng)過綜合、分析、篩選，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。作為縣級供電企業(yè)辦公室主任，在承上啟下、協(xié)調(diào)各方面的工作中起著重要的作用。辦公室主任要全面履行其協(xié)調(diào)職責(zé)，要著力做好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)等多方面的工作。 縱向協(xié)調(diào)即致力于上下級之間關(guān)系溝通，上令下行，下情上達，上下緊密配合，步調(diào)一致的協(xié)調(diào)工作。辦公室主任在這方面的職責(zé)主要體現(xiàn)在：當(dāng)上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行；當(dāng)下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解時，要以認(rèn)真負責(zé)的精神去做解釋說服工作；當(dāng)下級對上級的指示、決定、命令有不同意見時，要及時、準(zhǔn)確地予以反映，使下情得以上達，以利于上下溝通，步調(diào)一致。 橫向協(xié)調(diào)即致力于相關(guān)同級單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。一些性文件、規(guī)定，一般均須先報送辦公室主任審閱，進行協(xié)調(diào)，以免對同一事項的規(guī)定不盡吻合。當(dāng)因認(rèn)識和處理問題的角度不同引起矛盾時，辦公室主任更應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)職責(zé)，對過去已有明文規(guī)定的事項，要維護政策的嚴(yán)肅性，督促有關(guān)方面或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促有關(guān)方面加以認(rèn)真貫徹落實；對過去尚無明文規(guī)定的，要在認(rèn)真 聽取各方意見的基礎(chǔ)上，處理好各有關(guān)政策精神的銜接，并向領(lǐng)導(dǎo)提出解決的意見和建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出裁決，把各方的意見統(tǒng)一到總政策上來。 內(nèi)部協(xié)調(diào)即以辦公室內(nèi)部的人員、工作為對象，使其和諧、協(xié)調(diào)地開展工作。辦公室主任要著力于室領(lǐng)導(dǎo)成員和室內(nèi)各單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。結(jié)論供電企業(yè)的發(fā)展日新月異，隨著國網(wǎng)公司、省、市公司對縣級供電企業(yè)的不斷強化管理，同時我國電力發(fā)展“十二五”規(guī)劃中明確提出，要在“十二五”期間全面消除電力企業(yè)代管模式，特別是縣級供電企業(yè)理順農(nóng)電管理關(guān)系后統(tǒng)一劃轉(zhuǎn)至省公司為縣級供電企業(yè)的綜合管理提出的更高的要求，辦公室做為縣級供電企業(yè)的辦文、辦事、辦會和協(xié)調(diào)溝通的中樞部門，辦公室主任的工作在新形勢下也會發(fā)生不斷的變化，工作事務(wù)不僅僅局限與傳統(tǒng)的上傳下達和簡單的管理上，而是要求辦公室主任在嚴(yán)格遵循上級部門的規(guī)定基礎(chǔ)上，不斷開拓進取、改革創(chuàng)新，在工作的多個方面取得新的突破。